Diferença entre arquivo e documento

• Qual a diferença entre arquivo e documento?

Documento é uma unidade de informação constituído por dados ou elementos de referência, feito através do cumprimento de uma atividade e mantido para servir como pesquisa ou até mesmo prova. Exemplo: relatório, ofício, memorando, processos, etc.

Arquivo é a junção destes documentos, normalmente armazenados em fichários, pastas ou até mesmo caixas, de forma organizada.

• Quais as responsabilidades do técnico que exerce a função de arquivar documentos?

Primeiro, se não estiver em um local adequado, encontrar um ambiente seco e de preferência frio, pois com umidade e calor os documentos podem se deteriorar rapidamente. Classificar os documentos com o melhor método encontrado, podendo ser por data, número, tempo, localização geográfica, ordem alfabética, etc. Fazer uma planilha ou algo que dê para controla-los. Quando houver a retirada de algum documento, anotar quem retirou, quando, para garantir sua entrega.

• Quais são os ciclos do arquivo?

Os ciclos são classificados por idades:

Ativo (3ª idade) – Arquivos consultados com frequência;

Temporário (2ª idade) – Uso não muito frequente e que aguardam um destino final – ser eliminado ou arquivado permanentemente.

Inativo (1ª idade) – Documentos que perderam seu valor administrativo, mas são conservados devido ao seu valor histórico, legal, etc.

• Qual a função do arquivo?

É guardar documentos de importância para que, se necessário, mais para frente, fornecer informações decisivas e tomada de decisões. Para que isso ocorra, o arquivo deve estar corretamente guardado e classificado, até mesmo para evitar perdas de tempo.

• O que são sistema de arquivo direto e indireto?

Sistema direto: onde a busca de um determinado documento é feita no próprio local onde se guarda.

Sistema indireto: é aquele em que, para encontrar um documento, é preciso antes consultar um código, planilha ou índice.

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