FUNDAMENTOS EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS - CASE CCC

ATIVIDADE INDIVIDUAL

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 1 a 6
Aluno: Girlene Almeida	Turma: _04
Tarefa: Atividade Individual _ Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
Características do projeto
Conforme a literatura, projeto é um esforço temporário que tem como objetivo criar um produto, serviço ou resultado exclusivo e são direcionados por estratégias organizacionais que a empresa pretende obter (PMBOK, 2017), que tanto pode ser para aumentar capacidade produtiva, quanto para ganhar mercado, ou mesmo para atender necessidades percebidas ao longo do tempo e que apontam para o aumento da competitividade e agregar valor ao cliente. No texto fica claro, que a estratégia da CCC com a realização deste evento é a obtenção de vantagem competitiva no mercado, fortalecimento da marca e apoio a eventos culturais para agregar valor ao cliente. Assim considerando o que caracteriza um projeto, o evento é único, pois não acontece rotineiramente na empresa é um empreendimento temporário, será realizado por pessoas de diferentes organizações e se dará de maneira progressiva, quando realizado o evento, se dará o fim projeto (início e fim definidos) e terá como produto final o show. Além das características acima citadas, cabe ressaltar que para executar um projeto de maneira eficaz, é extremamente importante adotar práticas de gestão de projetos e ao adquirir a DT Produções, podemos observar uma destas práticas adotadas, uma vez que a especialidade da DT Produções é eventos e vai de encontro ao produto a ser entregue pela CCC, o que minimiza possíveis riscos à qualidade da entrega (o show).
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
De acordo com o PMBOK, ”O ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início à conclusão. As fases podem ser seqüenciais, iterativas ou sobrepostas”(PMBOK,2017:19). Ainda conforme o PMBOK, “A fase de um projeto é um conjunto de atividades relacionadas de maneira lógica que culmina na conclusão de uma ou mais entregas” (PMBOK,2017:20). Considerando os conceitos do PMBOK, cada projeto pode variar de acordo com a sua complexidade e tamanho, podendo ser mapeado através da estrutura genérica do ciclo de vida de projetos composta por Quatro fases: Início do projeto, Organização e preparação, Execução do trabalho e Encerramento do projeto. Observando os processos envolvidos neste projeto, podemos destacar as seguintes fases e processos: Fase 1 - Início do Projeto/Grupo de Processos de Iniciação Como próprio nome diz, é uma fase inicial, nela damos clareza real do objetivo do projeto, apresentamos a sua justificativa, previsão de custos, identificamos os stakeholders (CCC, DT produções, empresas de fast food, centro de eventos FIERGS, etc). Aqui acontece a formalização do projeto que é promover um grande evento musical em Porto Alegre, quando a CCC desenvolverá o TAP (Termo de Abertura do Projeto), para apresentar a finalidade do projeto e obter aprovação dos seus patrocinadores. Fase 2 - Organização e preparação/Grupo de Processos de Planejamento Nesta fase, refinamos os objetivos do projeto, é hora de pactuar as regras do jogo. Definindo escopo: realizar um evento musical com astros do rock dos anos 80 na FIERGS; Estimando custos e definindo recursos sejam humano ou financeiro: em parte serão arcados pela CCC e estrutura necessária que será já garantido pela FIERGS como a internet, iluminação, telefonia digital,solicitar cotações de valores do show,empresas de limpeza para higienizar o ambiente, estipular preço dos ingressos, cotar valor de material de marketing, etc; Definimos e sequenciamos atividades e equipes que integrarão ao projeto: a exemplo da praça de alimentação que será servida pelas empresas de fast food e a execução do evento que será feita pela DT Produções, elencar equipe de marketing responsável pela divulgação do evento e dicas de deslocamento e hospedagem; Identificamos e planejamos respostas aos riscos: cabe mencionar um risco percebido no texto que é ter a praça de alimentação próxima ao palco, em caso de emergência ou tumulto, é importante ter o acesso livre para deslocamento das pessoas e esvaziar o local de forma segura e tranqüila, há aqui uma oportunidade para avaliar este risco. Outro risco a ser avaliado seria pensar no público máximo que o ambiente proposto comportaria ou ainda, por se tratar de banda de rock dos anos 80, pode não ter muita adesão, a FIERGS tem a estrutura necessária para o show, mas fica localizado longe do centro urbano, como será o acesso? O estacionamento vai comportar? Fase 3 - Execução do trabalho/Grupo de Processos de Execução, monitoramento e controle Nesta fase podemos citar  2 Grupo de  processos  de gerenciamento, é hora de por em prática tudo o que foi planejado e monitorar para garantir que tudo seja executado conforme previsto e definido nas linhas de base do projeto, conforme requisitos e especificações para garantir e satisfazer as necessidades das partes interessadas. Nesta fase mobilizamos todos os recursos do projeto sejam eles pessoas ou custos. Aqui acontecem as contratações, aquisições, desenvolvimento e gerência de pessoas e gerenciamento das comunicações. Por haver  maior envolvimento do fator humano,  extremamente importante monitorar e controlar mudanças que possam surgir, controlar custos, tempo, qualidade e a comunicação entre todas as partes envolvidas; este é o momento de identificar possíveis problemas e tomar ações corretivas quando necessário com vistas a não comprometer a qualidade de tudo que está sendo entregue garantindo o sucesso do evento a ser realizado. É hora de a DT Produções fechar contrato com as bandas de rock, com as empresas de fast food, com a FIERGS, divulgar o show e fazer reuniões de alinhamento para que cada equipe tenha ciência do seu papel, cabem também reuniões de alinhamento semanais para avaliar se os custos e prazos estão dentro do esperado e monitorar as expectativas das partes interessadas. Fase 4 - Encerramento do projeto/Grupo de Processos de Encerramento Nesta fase, encerramos formalmente o projeto ou uma fase dele. Encerramos pendências contratuais, entregamos o produto final para aprovação do cliente, desmobilizamos os recursos, arquivamos todos os documentos importantes e registramos tudo o que foi importante para a execução do projeto bem como, o que não foi tão bom e podem ser usadas como experiência futura, as lições aprendidas do projeto. É hora de fechar a conta! Nesta fase a CCC vai avaliar se investir na DT Produções deu certo, se o público curtiu o show, o que achou do preço dos ingressos, da comida ofertada, da higienização do local, se houve banheiros suficientes, como cada grupo de trabalho se integrou, se a estrutura para as bandas estavam como esperavam se as parcerias voltariam a acontecer em eventos futuros e principalmente o quanto o evento evidenciou a marca CCC, a visão do cliente mudou? Agregou valor ao negócio?Como a marca está posicionada no mercado com esta estratégia?
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Considerando as poucas informações contidas no texto, podemos supor que com base no ramo de atividade de cada uma, as empresas apresentam as seguintes estruturas: DT Produções: considerando ser uma empresa que atua na realização de eventos, tendencia ter uma estrutura projetizada, com alta autonomia do gerente de projetos, recursos e equipe dedicada aos projetos. Ao finalizar um projeto, a equipe fica na dependência de um novo; CCC: considerando ser uma empresa que tem vários representantes no país e além de atuar no ramo de atacado de roupas, investir fortemente em marketing e criar um programa de patrocínio a eventos culturais, adquirindo a DT Produções para produção dos seus eventos, percebemos ai uma diversificação de mercado em termos geográficos e também de produto e com isso a estrutura da CCC caracteriza-se como multidivisional, é pouco centralizada. Conclusão: Este trabalho foi realizado de acordo com os temas discutidos na disciplina Fundamentos de Gerenciamento de Projetos tendo como base todo o material didático disponibilizado por meio de vídeo aulas, apostila e livros; A análise mostra que é cada vez mais evidente que o gestor precisa ter conhecimento em gestão de projetos, principalmente considerando o seu papel no que diz respeito às estratégias organizacionais. Diante de um mercado cada vez mais competitivo e dinâmico, é fato que as empresas precisam se reinventar a cada momento, não só para ganhar mercado, mas também para se manter viva nele, garantindo a perenidade do nome. Junto a tantos desafios nascem ideias que são materializadas por meio de projetos, e para que estes tenham sucesso e atendam as expectativas, é muito importante adotar boas práticas de gestão de projetos, aplicando metodologias com vistas a garantir a eficiência da equipe e da empresa; Mas é importante lembrar que não basta somente adotar práticas, é preciso considerar todo o ambiente onde a empresa está inserida e os fatores que a influenciam, conhecer suas limitações e as limitações da equipe para minimizar riscos futuros e alcançar o sucesso almejado agregando valor ao negócio.
Referências bibliográficas
Apostila da disciplina Gestão de Projetos, Carlos Augusto Freitas PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE. PMBOK® Guide: guia do Conhecimento em gerenciamento de projetos. 6. ed. Pensylvannia, USA: Project Management Institute, 2017 FREITAS, Carlos Augusto. Gestão de Projetos. 1. ed. São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2015

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