Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos
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Tarefa: Análise de caso sob a ótica da Gestão de Projetos
Características do projeto
Segundo o guia PMBOK, projeto pode ser definido como um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo.
As características de um projeto são a SINGULARIDADE, todos os projetos são únicos, cada um tem suas próprias características; TEMPORARIEDADE, os projetos possuem um início e um fim definidos; e PROGRESSIVIDADE, um projeto passa por diversas etapas de entrega até tornar-se completo, é algo planejado, organizado e controlado por pessoas, com recursos escassos.
Analisando o evento promovido pela CCC em Porto Alegre, conseguimos visualizar essas três características, tornando o evento um projeto.
No texto é mencionado que existem várias fases para a execução do evento musical, evidenciando que há uma cadeia de atividades, desde o planejamento do evento musical, até a organização e controle do evento como a convocação de bandas de rock, convite às empresas do ramo de fast-food para apoiar o evento e escolha do local para a realização do evento. Todos esses elementos caracterizam o atributo da progressividade, onde existem diversas fases de entregas, até que o projeto se torna completo.
O evento organizado pela CCC inicia com a fase de planejamento do evento e conclui-se com a realização do evento em si, caracterizando o atributo da temporariedade, onde tão logo ocorre a realização do evento, o projeto é concluído. O evento tem um começo, um meio e um fim definido, ou seja, é temporário.
Além disso, o evento musical organizado pela CCC é único, pois embora haja outros eventos da mesma natureza, um não será igual ao outro, tornando-o singular, outro atributo do projeto.
Portanto, podemos considerar o evento musical organizado pela CCC em Porto Alegre, como um projeto, pois, possui todas as características de um projeto devidamente planejado e controlado.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
A divisão do projeto em fases pode ser vista como uma forma de facilitar o gerenciamento do projeto e de proporcionar uma melhor visão de onde deve estar o foco do gestor do projeto.
Esse conjunto de fases que um projeto passa, do início ao seu término, é chamado de Ciclo de Vida do Projeto. Os nomes das fases e a quantidade são determinados pelo tipo de projeto, seu tamanho e complexidade.
Normalmente essas fases do projeto são sequenciais, mas podem se sobrepor umas às outras também. As transições de uma fase para outra são realizadas através de entregas.
Com base nessas informações sobre o Ciclo de Vida do Projeto, podemos listar as possíveis fases do projeto do caso apresentado (evento musical) com as possíveis entregas:
CRIAÇÃO DO EVENTO: Surgimento da ideia de criação do evento musical e elaboração do plano do projeto;
DESENVOLVIMENTO DO EVENTO: Formalizar a locação do espaço para a realização do evento junto com a FIERGS; Escolha e contratação das bandas de rock dos anos 80 e outros fornecedores necessários para a realização do evento musical; Realização de parcerias com empresas de fast-food etc.;
MONTAGEM E EXECUÇÃO DO EVENTO:Preparação da infraestrutura do evento musical; Coordenar a ordem de apresentação das bandas de rock; Realização do evento musical em si;
CONTROLE DO EVENTO: Fiscalizar toda a execução, montagem e planejamento do evento musical para evitar possíveis ameaças;
FINALIZAÇÃO DO EVENTO: Encerramento do evento musical com a desmontagem da infraestrutura e elaboração de relatório de erros e acertos.
Para cada uma dessas fases, alguns processos são desenvolvidos para gerar um produto, serviço ou resultado desejado. O guia PMBOK apresenta 49 processos de gerenciamento de projetos, que são uma série de atividades direcionadas para atingir um resultado final.
Conforme o guia PMBOK, esses processos de gerenciamento de projetos são agrupados em 5 grupos de processos. A seguir apresentaremos esses 5 grupos de processos com alguns processos de gerenciamento de projetos que são importantes para o desenvolvimento do evento musical:
I - INICIAÇÃO: Nesta etapa é feita a identificação do objetivo ou necessidade do projeto. Um estudo de viabilidade do projeto deve ser realizado e após sua aprovação, deve ser feita a formalização do projeto, a identificação das partes interessadas e a nomeação de um gerente de projeto.
No caso apresentado, esta etapa surge com o objetivo da empresa CCC de realizar um evento musical em Porto Alegre. Podemos citar nesta etapa os seguintes processos de gerenciamento importantes para a iniciação do projeto:
Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP): Documento elaborado pela empresa CCC, sponsor (patrocinadora) do projeto. Nele deve constar informações detalhadas sobre o evento musical, como: descrição do evento (evento musical com bandas de rock dos anos 80); tempo de duração, custos, entregas importantes a serem realizadas e nomeação do gerente do projeto;
Identificar as Partes Interessadas: Identificação das partes interessadas no evento musical (a empresa CCC, a DT Produções, as bandas de rock, os patrocinadores, funcionários etc.).
II – PLANEJAMENTO: Com o projeto aprovado, nesta etapa de planejamento será desenvolvido todo o plano de ação do projeto, que abrange a definição do escopo, estimativa de custos, entregas a serem feitas, cronograma do projeto, orçamento disponível, análise de riscos etc.
No presente caso, a etapa se inicia com a realização do planejamento de como será o evento musical, como por exemplo a escolha das bandas de rock que serão contratadas para se apresentarem no evento; A escolha do local para a realização do evento musical (Centro de Eventos FIERGS); Definir como serão posicionadas as coisas no evento, como por exemplo a praça de alimentação que ficará próxima ao palco; Realização de convites para as empresas patrocinarem o evento (principalmente as do ramo de fast-food) etc.
Podemos citar nesta etapa os seguintes processos de gerenciamento, importantes para o planejamento do projeto:
Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Projeto: Documentação, feita pelo gestor de projeto do evento musical, contendo todas as informações necessárias para executar, controlar, monitorar e encerrar o projeto. Como por exemplo, documentar todas as atividades necessárias para a realização do evento musical (contratação de bandas, contratação de fornecedores, realização de parcerias);
Definir o Escopo: Detalhar como será o projeto. Como por exemplo, definir que será um evento musical com bandas de rock dos anos 80; que terá uma praça de alimentação etc;
Desenvolver o Cronograma: Elaborar o cronograma do projeto do evento musical envolve estabelecer a ordem de realização das atividades, além de estabelecer o tempo estimado de execução para cada atividade, recursos necessários e data de início e término de cada atividade. Como por exemplo definir a ordem de montagem das infraestruturas do evento musical e estimar o tempo de duração dessas montagens (realizar primeiro a montagem do palco e depois a montagem da praça de alimentação);
Definir Atividades: Definir o que deverá ser feito para produzir as entregas do projeto, como por exemplo, contratação das bandas, montagem da estrutura do palco, montagem da praça de alimentação etc.
Determinar Orçamento: O gestor do projeto deve determinar os custos estimados de cada atividade que será realizada no evento para ter uma linha de base, como por exemplo, determinar os custos de montagem do evento, custos com a contratação das bandas, custos com funcionários etc.;
Identificar Riscos: O gestor do projeto deve analisar e identificar possíveis ameaças ao projeto do evento musical, como por exemplo a possibilidade de atrasar a realização das atividades do cronograma; Alguma banda contratada não comparecer ao evento; Problemas com a transmissão de som durante a execução do evento musical etc.
Planejar o Gerenciamento das Comunicações: O gestor deve manter todas as partes interessadas alinhadas ao projeto, para isso deve estabelecer meios de comunicações para que todos estejam sempre informados sobre o andamento do projeto e eventuais mudanças. Estabelecer reuniões periódicas entre a empresa CCC, DT produções, possíveis patrocinadores, funcionários etc., para manter o alinhamento de todos.
III – EXECUÇÃO: Nesta etapa é realizada a execução do plano do projeto com o intuito de entregar o trabalho, serviço ou produto. Durante a etapa de execução, pode acontecer mudanças no escopo e surgir a necessidade de realizar ações corretivas em eventuais ameaças ao projeto.
No caso apresentado, esta etapa se inicia com a realização de tudo o que foi planejado para a execução do evento. Cada tarefa que foi planejada é executada, como a montagem das infraestruturas do evento, organização das bandas para apresentação, montagem da praça de alimentação, contratações de fornecedores e realização do evento musical em si.
Podemos citar nesta etapa os seguintes processos de gerenciamento, importantes para a realização do projeto:
Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto: O gerente de projeto irá orientar todas as partes envolvidas na produção do evento musical para executar as atividades que foram planejadas na etapa anterior de maneira coordenada;
Adquirir Recursos: O gerente de projeto deve realizar a aquisição de mão de obra para a realização do evento, desde a montagem da infraestrutura, até a contratação de seguranças, equipe de limpeza, técnicos de som etc. Além disso, o gerente de projetos deve realizar as aquisições de materiais que serão utilizados na execução das entregas do projeto;
Gerenciar a Equipe: Acompanhamento do desempenho das equipes de montagem de palco, área da praça de alimentação, montagem de som e luz e resolver eventuais problemas que possam surgir. Além de fornecer feedback às partes envolvidas no evento musical;
Gerenciar as Comunicações: Manter os funcionários, eventuais patrocinadores do evento, equipes das bandas etc., bem informados sobre o plano do projeto e garantir que todos estejam motivados na realização do evento musical;
Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas: Manter todas as partes envolvidas alinhadas com relação ao trabalho que cada uma está desenvolvendo. O gerente deve sempre estar dialogando com as partes interessadas para atender suas expectativas e solucionar eventuais problemas;
IV – CONTROLE/MONITORAMENTO: Na etapa de controle, o gerente de projeto deverá monitorar se o trabalho está ocorrendo conforme o cronograma e plano de gerenciamento do projeto, bem como identificar possíveis falhas de execução. Essa etapa pode ocorrer paralelamente às outras etapas do projeto.
A etapa de controle/monitoramento se faz necessária em todas as outras etapas do projeto do evento musical. Esse controle é realizado para verificar se os funcionários estão realizando a montagem da infraestrutura do evento conforme o descrito no plano do projeto; Se a execução das atividades estão respeitando o cronograma e orçamento estabelecidos no plano do projeto; Verificar possíveis ameaças ao desenvolvimento do projeto como condições meteorológicas, falta de energia no local do evento etc.
Podemos citar nesta etapa os seguintes processos de gerenciamento importantes para realizar o controle/monitoramento do projeto:
Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto: O gerente de projeto deve acompanhar todo o progresso do evento musical, desde a etapa de planejamento até a etapa de encerramento. Como por exemplo acompanhar a execução da montagem da infraestrutura do evento musical para garantir que essa entrega atenda aos objetivos definidos no plano do projeto;
Controlar o Cronograma: Acompanhar os prazos de entrega dos trabalhos desenvolvidos pelos fornecedores do evento musical para não atrasar o cronograma estabelecido para a realização do show. Como por exemplo acompanhar o prazo de montagem do palco para não atrasar o início do trabalho da equipe de áudio e luz;
Controlar os Custos: Acompanhar ao longo do projeto se os trabalhos desenvolvidos estão dentro do orçamento previsto no plano de gerenciamento do projeto. Como por exemplo controlar os gastos com a contração de fornecedores para não ultrapassar o orçamento estabelecido para o evento musical;
Monitorar os Riscos: O gerente deve monitorar todas as execuções e entregas do projeto e estar atento a eventuais ameaças ao evento musical para, quando necessário, agir de maneira rápida para não prejudicar o andamento do show. Como por exemplo algum fornecedor não conseguir entregar algum serviço dentro do prazo, problemas com o áudio no local do evento, algum fornecedor não comparecer no dia do evento musical etc.;
Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas: O gerente deve estar atento a todas as partes envolvidas no projeto do evento musical para garantir o engajamento de todos no projeto.
V- ENCERRAMENTO: Nesta etapa é feita a formalização do término do projeto junto com as partes interessadas com a elaboração do Termo de Encerramento do Projeto. Um relatório de avaliação de erros e acertos do projeto pode ser feito pelo gerente de projetos para aperfeiçoar seu trabalho nos próximos projetos.
No caso analisado, esta etapa consolida-se com a desmobilização dos recursos e de toda a equipe envolvida no projeto do evento musical. Um Termo de Encerramento de Projeto deve ser elaborado pelo gerente de projeto para formalizar o término do evento musical junto com as partes interessadas.
Podemos citar nesta etapa os seguintes processos de gerenciamento, importantes para o encerramento do projeto:
Encerrar o Projeto ou Fase: Formalização do encerramento do evento musical com a elaboração do Termo de Encerramento do Projeto junto com as partes envolvidas no evento. O gerente de projeto também poderá elaborar um relatório apontando os pontos de sucesso e de erros ocorridos no evento musical para aperfeiçoar os próximos projetos.
De forma resumida, apresentamos uma tabela com as fases e os processos de gerenciamento de projetos presentes no projeto do evento musical:
Fase do Processo
Grupo de Processo
Processos de Gerenciamento que podem ser utilizados
Observações
Criação do Evento
Iniciação
1- Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP);
2- Identificar as Partes Interessadas.
Nesta etapa, contém os processos de elaboração do Termo de Abertura do Projeto com a coleta de informações detalhadas sobre o evento musical e a identificação das partes interessadas.
Desenvolvimento do Evento
Planejamento
1- Desenvolver o Plano de Gerenciamento de Projeto;
2- Definir o Escopo; 3- Desenvolver o Cronograma;
4- Definir Atividades; 5- Determinar Orçamento;
6- Identificar Riscos; 7- Planejar o Gerenciamento das Comunicações.
Na etapa de planejamento, os processos são de desenvolvimento do plano de gerenciamento do evento musical, com a definição do escopo, elaboração do cronograma, definição do orçamento e das atividades a serem realizadas e identificação de possíveis ameaças ao show.
Montagem e Execução do Evento
Execução
1- Orientar e Gerenciar o Trabalho do Projeto; 2- Adquirir Recursos; 3- Gerenciar a Equipe; 4- Gerenciar Comunicações;
5- Gerenciar o Engajamento das Partes Interessadas.
Nesta etapa temos a execução de todas as atividades listadas no plano de gerenciamento do evento musical, além da aquisição de todos os recursos necessários para a realização show. Também está presente o processo de gerenciar as pessoas envolvidas no projeto para mantê-las engajadas e informadas sobre o plano de gerenciamento.
Controle do Evento
Controle
1- Monitorar e Controlar o Trabalho do Projeto; 2- Controlar o Cronograma;
3- Controlar os Custos; 4- Monitorar os Riscos;
5- Monitorar o Engajamento das Partes Interessadas.
Nesta etapa, os processos são de monitoramento e controle de todas as execuções e entregas do projeto. Além disso é feito o controle do cronograma e orçamento do evento musical, monitoramento de eventuais ameaças ao evento musical etc.
Finalização do Evento
Encerramento
1- Encerrar o Projeto ou Fase.
Nesta etapa ocorre o processo de formalização do término do projeto com a elaboração do Termo de Encerramento do Projeto e desmobilização da equipe envolvida no show.
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