MBA Gestão FGV - Trabalho Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Gestão de Projetos	Módulo:
Aluno: Eduardo Bergier Rogienfisz	Turma: Gestão de Projetos-0519-9_5
Tarefa: Atividade Individual CCC e DT Eventos
Características do projeto
Nós dias atuais, se tornou imprencidivel para empresas, de qualquer tamanho, realizarem o planejamento estratégico. Definido por Valle (2007, p.47) como sendo “um processo pelo qual a organização se mobiliza para atingir o sucesso e construir o seu futuro, por meio de um comportamento proativo, consi derando o ambiente que a cerca, tanto o atual quanto o ambiente futuro”, o conhecimento e aplicação do planejamento estratégico é primordial para qualquer profissional do século XXI. Além disso, mesmo com atuação local, a concorrência é global, o que leva o tema gestão estratégica se tornar tão relevante para a sobrevivência das empresas. Desse modo, a fim de implementar o seu planejamento estratégico, surge a necessidade cada vez maior de compreensão, implantação e gestão das boas praticas de gerenciamento de projetos. Isso se torna necessário, pois é através dos projetos e seu consequente sucesso que serão alcançadas as metas traçadas no plano estratégico. Dessa forma, podemos partir para a definição clássica do que é um projeto, segundo o PMI:  um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. Importante destacar também que Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de cumprir os seus requisitos. Além disso, ”o gerenciamento de projetos é realizado através da aplicação e integração apropriadas dos processos de gerenciamento de projetos identificados para o projeto”.   Dessa forma, analisando a luz da definição de projeto, podemos claramente afirmar que o evento promovido pela CCC é um projeto. O show será um esforço temporário, onde serão necessários a mobilização de materiais e pessoas para a sua realização, onde o resultado será único (ou seja, nunca houve nem haverá nenhum outro show/evento igual a este). Além disso, parte-se do principio que a DT Produções, por ser uma renomada empresa em realização de eventos, utilizasse das melhores praticas em gestão de projetos preconizada pelo PMBOK. Ou seja, serão aplicados os conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas para que o objetivo seja alcançado com sucesso. Para que tudo isso ocorra da melhor forma, é necessário também que a DT, como gerenciadora desse projeto, realize a integração entre todas as áreas e stakeholders envolvidos.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Iniciação, fase na qual se começa o projeto. Caracteriza-se principalmente pela formalização e aceite do sponsor em seguir adiante com aquele projeto, além da nomeação do Gerente de Projetos (GP). - Desenvolver o TAP (Termo de Abertura de Projeto): no TAP deverá constar, dentre outras coisas, o escopo do projeto e o nome do gerente do projeto. Além disso, deverá ser formalmente assinado pelo sponsor. A DT deverá indicar o GP, e este deverá redigir o TAP, a ser assinado pelo responsável na CCC. - Identificar as partes interessadas: todos as partes devem ser identificadas, como por exemplo as entidades publicas (órgãos, bombeiros, policia, etc.), o publico, fornecedores, patrocinadores, parceiros, moradores do entorno, etc. Após serem identificadas deverão listadas e serão monitoradas em outra fase do projeto. Planejamento, fase na qual se realiza todo o planejamento necessário para a realização do projeto. Caracteriza-se principalmente pela formalização e estruturação de todos os planos acessórios que formam o Plano de Gerenciamento de Projetos (PGP). - Desenvolver o plano de gerenciamento de projetos: todos os planos devem ser construídos para que haja enfim o PGP. No caso do evento em questão, seria interessante ter um plano de aquisições, contingenciamentos (riscos), cronograma e custos. - Criar a EAP:  a estrutura analítica do projeto, é essencial para poder ter uma visualização dos pacotes de entregáveis. - Desenvolver o cronograma – após a quebra da EAP (Estrutura Analitica do Projeto) em tarefas menores, é possível estimar a duração das mesmas e em seguida montar o cronograma do evento. - Determinar o orçamento – com o cronograma pronto, agora é possível informar ao sponsor o valor exato do orçamento. Caso o orçamento já tenha sido dado, é necessário negociar escopo ou valor com o sponsor de modo que um caiba dentro do outro. Execução, fase na qual se realiza tudo o que foi planejado. Nesse momento a DT irá executar tudo que foi pensado e acordado para a realização do evento. - Adquirir recursos – com o plano em pratica é hora de adquirir todos os recursos necessários. Estes não se resumem somente a itens materiais, mas também a pessoas e serviços que serão necessários para a realização do evento. - Gerenciar a equipe – processo primordial é o gerenciamento da equipe. Neste momento, verifa-se se todos estão executando conforme planejado. - Gerenciar as comunicações – é de extrema importância que nessa fase critica do projeto, todos estejam recebendo as informações necessárias, no momento certo e da forma correta, de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações. - Gerenciar o engajamento das partes intessadas – é importante verificar se todas as partes interessadas estão participando e engajadas com o projeto, principalmente a CCC. Um bom termômetro é a participação nas reuniões, tempo de resposta dos e-mails e ligações. Monitoramente e Controle, fase que transpassa todas as outras, é de extrema importância para saber se o escopo acordado esta sendo entregue, no prazo determinado, ao custo previsto e com a qualidade necessária. - Monitorar a controlar o trabalho do projeto – enquanto as ações do evento são executadas é importante monitorar para que se verifique que esta sendo feito de acordo com o planejado. - Controlar os custos – verificar se os custos do evento estão dentro do planejado, informando caso não esteja para que as ações corretivas sejam tomadas. - Controlar o cronograma – assim como os custos, devem ser observados constantemente para que não haja desvio e principalmente algo que cause atrasos no evento. Encerramento, fase em que se conclui o projeto, angariando o aceite final junto ao patrocinador, junto com o registro das lições aprendidas. - Encerrar o projeto – com o evento concuido e entregue, é hora de verificar todos os erros e acertos e registra-los. Além disso, o patrocinador precisa formalmente aceitar a entrega e assim encerrar o projeto. Finalmente, é importante também atualizar todos os documentos do projeto para que se tenha o histórico correto do mesmo
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Em relação as estruturas organizacionais, primeiramente é importante citar que não existe uma melhor ou mais adequada. Segundo Nicholas e Steyn (2012), as estruturas se desenvolvem através de uma combinação de respostas planejadas e evolutivas aos problemas que surgem diariamente. Apesar de não termos os organogramas das empresas para analisarmos, podemo dizer que a CCC atua em um formato matricial, dado sua atuação nacional e seu programa de incentivo e patrocínio a cultura de modo a reforçar sua marca. Já em relação a DT, podemos supor que ela atua com o modelo projetizado, bem típico de empresa de eventos. Como cada evento é único e singular, esse modelo se adequa melhor a este tipo de negocio.
Referências bibliográficas
DO VALLE, André Bittencourt. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos - 3.ed.- Rio de Janeiro: FGV, 2014. NICHOLAS,J.M.;STEYN,H. Project Management for Business, Engineering and Technology. 4 ed. Nova York: Routledge, 2012. PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK). 5. Ed. Newton Square, PA: PMI, 2013.

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