O Controle, Gestão, Contábil, Administrativo

Resumo:

O presente artigo tem como objetivo a análise dos controles internos de uma empresa. Foi desenvolvido na modalidade de estudo de casos de natureza exploratória, e para sustentar as análises elaborou-se uma cuidadosa revisão da literatura abordando a importância, objetivos, responsabilidade, custo x beneficio e limitação do controle interno. A coleta de dados foi elaborada por meio de entrevistas estruturadas abordando três grandes áreas da empresa, sendo elas: financeira, administrativa e de recursos humanos. A análise dos resultados indicou uma proximidade entre as áreas financeira e de recursos humanos e a revisão da literatura. Por outro lado observou-se um enorme distanciamento entre as recomendações de controle apresentadas pelos diversos autores e os controles da área administrativa implantados na empresa. Face às considerações apresentadas pode-se concluir que a empresa está vulnerável em relação à proteção de seus ativos; não possui instrumentos eficientes para validação dos dados; nem politicas definidas para as áreas estudadas; e, procedimentos de avaliação de desempenho.

Palavras-chave:

Controle, Gestão, Contábil, Administrativo.

1. Introdução

1. Justificativa

Com o crescimento das empresas e consequente aumento da complexidade das operações, percebe-se que o controle interno se torna uma ferramenta essencial para o controle e apoio ao processo de gerenciamento das mesmas.

O controle interno tem como objetivo, no âmbito contábil, a proteção dos ativos e a confiabilidade nas informações, e no âmbito administrativo a avaliação de desempenho e a aderência às políticas organizacionais. Com isso, caracteriza-se como uma ferramenta indispensável em qualquer organização.

 O que se tem observado ao longo dos anos é que muitos empresários desconhecem os benefícios que podem trazer para suas empresas um bom sistema de controle. Essas atitudes refletem diretamente na qualidade das informações e no inadequado controle das operações e do patrimônio, repercutindo em decisões pouco assertivas ou até desconexas em decorrência da ausência dos padrões mínimos de controle necessários para a gestão empresarial.

Com base nas considerações apresentadas percebe-se que o desenvolvimento de um trabalho na área de controle interno poderá gerar grandes benefícios para uma empresa, tanto pela análise no sistema quanto pelas recomendações que poderão ser apontadas pelo pesquisador.

Desta forma, esse artigo visa analisar o sistema de controle interno da instituição de ensino com vistas a verificar a sua aderência aos pressupostos da literatura sobre o assunto. Para o alcance do objetivo proposto trabalhou-se com 3 variáveis: a) levantamento dos controles existentes nas áreas administrativa, financeira e de recursos humanos; b) análise dos resultados encontrados frente à revisão da literatura; e c) apresentação de sugestões de controle conforme previsto na literatura para cada uma das áreas analisadas

A pesquisa foi de natureza exploratória, na modalidade de estudo de casos, tendo como delimitação os setores já indicados de uma instituição de ensino superior do Estado do Paraná.

1. Revisão da literatura

1. Introdução ao controle interno

O controle interno é uma importante ferramenta de gestão empresarial. Quanto maior for a empresa, mais complexo será o controle e apesar de sua relevância, nem sempre esse controle é levado em conta nas empresas desde o início de suas atividades, a verdade é que muitos gestores desconhecem sua utilidade. É através do controle interno que se protege os ativos, geram dados contábeis confiáveis, permitindo com isso análise e acompanhamento do processo de gestão empresarial.

No pensamento de Gomes e Salas (1999, p. 13):

O tema controle de gestão tem experimentado considerável expansão conceptual a partida da década de 50. Ao longo de todo esse período, e principalmente durante a década de 70, surgem novos enfoques que incorporam novos conceitos, muitos emprestados de outras áreas (economia, psicologia, sociologia, antropologia etc.). É, porém, durante os anos 80 que diversos trabalhos passam a chamar a atenção para a crise existente na área de contabilidade de gestão, devido a diversos fatores que têm dificultado sua utilização como efetivo instrumento que facilite e potencialize a tomada de decisão, por parte dos mais variados usuários, internos e externos das organizações.

A expansão das formas de denominação e utilização do controle trouxe inegável contribuição especialmente para as áreas contábil e administrativa, constituindo-se num instrumento de gestão vital para as organizações.

Conforme ensina Attie (2011, p. 188):

Às vezes imagina-se ser o controle interno sinônimo de auditoria interna. É uma ideia totalmente equivocada, pois a auditoria interna equivale a um trabalho de revisão e apreciação dos controles internos se refere a procedimentos de organização adotados como planos permanentes da empresa.

No processo de gestão das empresas, às vezes chega-se a confundir controle interno e auditoria interna. O controle interno é o conjunto de políticas que tem por finalidade a validez dos dados, proteção aos ativos, avaliação da eficácia e aceitação da aderência as politicas, enquanto que a auditoria interna utiliza-se do controle interno para avaliar a qualidade daqueles direcionados à área contábil e administrativa.

Segundo Cook e Winkle (1983, p.132) o controle interno é de suma importância para a empresa, ou seja, “pode-se comparar o controle interno de uma empresa ao sistema nervoso de uma pessoa”. Já nas palavras de Franco e Marra (2001, p. 267): “controles internos entendemos como todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitam prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzam reflexos em seu patrimônio”.

Com isso, percebe-se a real importância do controle interno para qualquer organização. Pode-se até fazer uma analogia afirmando que uma empresa sem um controle interno é como uma viagem sem definição anterior da rota. Se gasta muito mais tempo buscando informações, tornando o resultado muito menos eficiente por não ter em mãos simples controles que poderiam indicar o caminho certo a seguir.

 O controle interno pode ser estruturado em duas categorias: o controle contábil e o controle administrativo. O controle contábil segundo Cook e Winkle (1983, p. 133) “(...) consiste em métodos, procedimentos e plano de organização pertinente, principalmente, à salvaguarda do ativo da empresa e garantia de que as contas e os relatórios financeiros são merecedores de confiança”. Para Attie (2011, p.192) “Controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os métodos e procedimentos diretamente relacionados, principalmente com a salvaguarda do patrimônio e a fidedignidade dos registros contábeis”. Com base nas definições de Cook e Winkler (1983) e Attie (2011), pode-se resumir o controle interno contábil como conjunto de procedimentos direcionados para a proteção do patrimônio e validez dos dados.