OS PROCESSOS ORGANIZACIONAIS

Uma organização constitui-se de um grupo de pessoas, que de forma organizada visa atingir objetivos comuns. Pode ser feita por departamentos onde as pessoas são agrupadas por semelhanças de funções, como por exemplo: compras com compradores, vendas com vendedores e assim forma um departamento. As pessoas de cada departamento entendem suas tarefas como independentes e que basta fazer a sua parte para que tudo esteja certo.

As organizações também podem ser agrupadas por processos, onde se entende que cada tarefa afeta o resultado final e que uma tarefa depende da outra ou afeta a outra.

Sistema mecanicista - caracterizado por processos bem definidos, pessoal especializado, sistema fechado e estrutura burocrática.

Sistema orgânico - caracterizado pela transformação constante, decisões fazendo parte de todos os níveis, sistema aberto, desburocratizado.

Processo é um conjunto de atividades com começo e fim, com objetivo de produzir um bem, ou um serviço com valor agregado, para atender à necessidade e expectativa de um cliente.

Segundo Harrington ''Processo e qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno e externo. Os processos fazem uso dos recursos humanos da organização para gerar resultados concretos''.

Concluímos que um conjunto de atividades estruturadas se denomina processo, e com isso pode unir valores aos inputs do processo, resultando em um bem ou serviço, os outputs, direcionado a um cliente interno ou externo.

Tipos de Processos segundo Harrington

Existem três processos organizacionais:

Processos de negócio (ou de cliente ou produtivo), são aqueles que atuam na organização e que são suportados por outros processos internos, resultando no produto ou serviço que é recebido por um cliente externo;

Processos Organizacionais são responsáveis e realizar por organizar o funcionamento coordenado dos vários subsistemas da organização em busca de seu desemprego geral, garantindo o suporte adequado aos processos de negócio;

Processos Gerenciais são responsáveis pelos gerentes e nas suas relações e incluem as ações de medição e ajuste do desemprenho da organização.

A organização estará trabalhando de forma integral, introduzido, tendo em conta as dimensões do seu negócio e poderá usar, não mais de forma isolada, todos os seus esforços para adquirir diferenciais e/ou vantagens competitivas.

As principais vantagens são:

- A organização passa a ser direcionada aos clientes;

- As atividades passam a ser melhor coordenadas e integradas;

- Possibilita tempos de respostas menores;

- Auxilia a organização a gerenciar integradamente seus inter-relacionamentos;

- Possibilita uma visão sistêmica das atividades da organização;

- Possibilita a prevenção de erros;

- Permite o desenvolvimento de um sistema integrado de avaliação considerando o negócio como um todo.

- Possibilita uma maior satisfação com o trabalho por parte dos colaboradores, pela maior interação e participação no dia a dia da organização.

Para existe um bom processo, a definição dos 5W e 1H se aplica perfeitamente:

- Why (Porque do processo ser necessário?)

- What (O que deve ser feito?)

- Who (Quem participa do processo, com que autoridade e/ou responsabilidade?)

- Where (Onde o processo e realizado?)

- When (Quando o processo e realizado?)

- How (Como o processo acontece?)

Ao se definir um processo, busca-se:

A eficácia: consiste nas necessidades dos clientes para serem atendidas. Ser eficaz e fazer o que o cliente solicitou. Obter os resultados desejados.

A eficiência: consiste para obter os recursos desejados. Ser eficiente e fazer o que o cliente quer da melhor forma para a organização (racionalizando os processos). Ter um método para executar os processos.

A flexibilidade: grau de adaptabilidade dos processos para atender as solicitações especiais / personalizadas de seus clientes.

Desdobramento de processo

Macro-processo: é um conjunto de processos, e cuja operação tem impacto significativo na organização.

Processo:são divisões do macro-processo com foco específico, organizado seguindo linhas funcionais. Os processos recebem entradas e geram suas saídas, que se iniciam e termina com o cliente externo.

Sub-processo: grupos de atividades da organização que envolvem um ou mais departamentos.

Atividades e Tarefas: trabalho realizado por um departamento ou pessoa.

O Mapeamento de Processo é um utensilio gerencial e de comunicação que tem a função de fazer a descoberta das informações, partes interessadas, capacidades, recursos que são necessários para entender os processos de negócio.

As Técnicas mais comuns que são utilizadas no Mapeamento de Processos

- Entrevistas

- Reuniões

- Questionário de observação de campo

- Coleta de documentos

Braisntorming

Elementos fundamentais

- Mapas e detalhamentos

- Automatizar, simplificar, eliminar e incrementar

- Indicadores de desempenho

- Treinar e cuidar

Fluxogramas: é um diagrama que tem como finalidade representar processos com compreensão e avaliação de como ele é executado, indicando a sua sequência e os responsáveis por sua execução, também pode-se conceber a sequência de execução e a que interpretar a melhor forma de sua execução, considerando a eficiência, eficácia e flexibilidade; se as pessoas (em suas funções) que participam do processo são as mais apropriadas; e notar se existem duplicidades na sua execução ou tarefas dispensáveis.

Principais vantagens do uso do fluxograma para representar um processo:

- Discernir fácil de duplicidade de tarefas, de tarefas desnecessárias e/ou que podem ser fundidas;

- Concepção da melhor sequência das tarefas a serem executadas;

- Simplicidade de compreensão do processo, principalmente em condições de treinamento;

- Permite a visão abrangente (sistêmica) dos processos, exibido pelo fluxograma do macro-processo;

Para que os fluxogramas apresentem um processo e necessário:

- A definição do que será executado (processo de compras, processo de escovar os dentes, processo de estudar, processo de armazenamento, etc.);