Os Impactos da tecnologia empresarial das pequenas empresas

Impactos da tecnologia empresarial das pequenas empresas

Pela primeira vez na história empresarial, as empresas de menor porte podem competir com ferramentas ou estratégias tão potentes quanto às das grandes corporações. A informação, que marcará a competição daqui para a frente, é um recurso disponível e democrático4 . Mas, para que as ferramentas, estratégias e informações sejam bem utilizadas, é preciso definir previamente os rumos da empresa. Segundo uma pesquisa realizada pela Mcon Consultoria Empresarial4 , abrangendo 150 empresas de pequeno porte, cerca de 90% das empresas pesquisadas contam com computadores. Entretanto, a maioria dessas empresas não sente efeitos positivos na informatização (quadro 1, a seguir). Tais resultados demonstram que uma ferramenta tão poderosa como a tecnologia de informação ainda não está a serviço das pequenas empresas. Segundo o autor da pesquisa, isso pode ser atribuído a uma questão de desvio de foco, pois muitas dessas empresas não definem para que serão usados os equipamentos e sistemas antes de comprá-los; máquinas e softwares, em si, nada resolvem, se não forem absolutamente adequados para uma finalidade específica 3, 4. APLICAÇÃO DA TECNOLOGIA DE INFORMAÇÃO NA PEQUENA EMPRESA As pequenas empresas no geral não possuem sistemas informatizados, ou seja, seus controles são feitos quase que exclusivamente por meio de papeladas intermináveis. Contudo, o custo cada vez menor dos computadores e a onda de gestão integrada por software parecem incentivar cada vez mais o pequeno empresário a investir pesado nesse setor em busca de melhor desempenho da empresa com relação aos concorrentes. Esse tipo de investimento pode ser muito desastroso para a empresa, caso ela e os funcionários não estejam totalmente capacitados a lidar com essa nova tecnologia. Impacto da tecnologia de informação na gestão de pequenas empresas Lairce Castanhera Beraldi Vice-coordenadora do Núcleo de Pesquisa em Pequenas Empresa NúPPe/UNIRP. Doutoranda da Escola de Engenharia da USP - São Carlos. e-mail: [e-mail] Edmundo Escrivão Filho Professor doutor da Escola de Engenharia da USP-São Carlos Departamento de Engenharia de Produção. e-mail: [e-mail] Resumo Dentro do novo contexto empresarial criado pela globalização, a tecnologia de informação fornece possibilidades de permanente atualização e integração do negócio, visto que potencializa os processos de tratamento, disseminação e transferência de informações. Essa tecnologia tão importante parece ainda não ter alcançado plenamente as pequenas empresas que, no geral, não possuem sistemas informatizados. Para verificar a situação atual do emprego da tecnologia de informação em pequenas empresas, foi realizado um estudo em dez empresas com número de funcionários entre 20 e 99. Verificou-se que a pequena empresa não percebe mudanças significativas em suas atividades após a informatização. Palavras-chave Tecnologia de informação; Gestão de pequena empresa; Competitividade. Information technology impact in the small company management Abstract Within the new managerial context created by globalization, information technology offers many possibilities for continuous business modernization and integration as it reinforces the process of the treatment, dissemination and transfer of information. This highly important technology, however, is apparently not yet widely employed by small companies, which generally do not have computerized systems. In view of this fact, a survey of ten companies that employ from 20 to 99 people was recently made to examine the current situation of the use of information technology in small companies. This survey brought to light the fact that small companies have not significantly modified their activities as a result of informatization. Keywords Information technology; Small company management; Competitiveness. Artigo aceito para publicação em 17/01/2000 Ci. Inf., Brasília, v. 29, n. 1, p. 46-50, jan./abr. 2000 47 É aconselhável uma avaliação antes de investir nesses equipamentos, levando-se em conta alguns aspectos, como a quantidade de clientes e fornecedores, as encomendas, o orçamento, o estoque, as análises financeiras, a quantidade de empregados, a quantidade de registros e documentos etc. Levantada a necessidade de implantação de um sistema de informação, a empresa deverá avaliar o que realmente precisa, para assim comparar todos os pacotes oferecidos no mercado (custo/benefício) e, então, escolher um sistema mais eficaz para sua gestão. Para que o processo de informatização seja bemsucedido, deve-se seguir uma abordagem dividida em etapas ordenadas1, 2, 5. Uma abordagem que pode ser utilizada é apresentada a seguir: Etapa 1: Aprenda sobre informatização visitando empresas similares que já tenham sofrido o processo de informatização de suas atividades. Etapa 2: Contrate pessoas especializadas, se necessário, pois, quanto melhor for a avaliação inicial, maiores os benefícios que poderão ser alcançados. Etapa 3: Analise o sistema manual utilizado atualmente pela empresa, envolvendo as pessoas responsáveis por cada processo. Etapa 4: Identifique os processos que devem ser informatizados, as possíveis melhorias e necessidades informacionais desses processos. Etapa 5: Analise a adoção de rede interna (talvez uma intranet), a criação de uma rede que possibilite a comunicação com clientes, fornecedores e outros (extranet) e a conexão para comunicação externa (internet). Etapa 6: Defina claramente as expectativas para a informatização (grau, prazos, custos, benefícios esperados etc.). Etapa 7: Compare os custos e os benefícios lembre-se de levar em consideração os custos e benefícios indiretos. Etapa 8: Estabeleça um cronograma para a informatização. Etapa 9: Prepare seus funcionários para a informatização. Promova a conscientização da necessidade de informatização, mostre os benefícios que podem ser alcançados, treine as pessoas envolvidas, discuta as Questões Percentual Não houve aumento nos lucros 31% Se houve lucro, foi pequeno 22% Nada mudou no patamar de vendas 48% Pouca melhoria 23% O uso do computador não influencia na competitividade 21% Proporciona ligeira melhora na competitividade 25% QUADRO 1 Opinião de algumas empresas sobre questões de informatização4 necessidades de mudanças e a melhor maneira de fazê-las com todos os envolvidos etc. Etapa 10: Defina e obtenha primeiramente os softwares necessários e depois o hardware apropriado para executá- los. Etapa 11: Inicie o processo de informatização o mais rápido possível e respeite, se possível, os prazos estabelecidos no cronograma. Outro ponto importante para um processo de informatização bem-sucedido é a manutenção dos softwares que irão tratar as informações, pois alguns problemas

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