PROJETO DE MELHORIA - IMPLANTAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA EM UMA MICRO EMPRESA

PROJETO DE MELHORIA

IMPLANTAÇÃO DO FLUXO DE CAIXA EM UMA  MICRO EMPRESA

RESUMO EXECUTIVO

Planejar e registrar com antecedência seus recebimentos e pagamentos no decorrer de um período, bem como manter controle constante sobre eles permite à empresa ser pró-ativa e livrar-se de dias “apertados”, nos quais a contas a pagar são superiores às contas a receber.         O projeto de melhoria deste trabalho tem como objetivo a implantação do fluxo de caixa em uma pequena empresa. O fluxo de caixa como ferramenta básica e essencial da administração financeira, tem como função fundamental registrar as entradas e saídas de dinheiro da empresa. Dessa forma ele é um retrato fiel da composição financeira da empresa, e é ao mesmo tempo uma radiografia permanente das entradas e saídas de seus recursos financeiros. Portanto, permite projetar o dia a dia, a evolução do que ela tem disponível, de forma que se possa tomar com a devida antecedência, medidas cabíveis para enfrentar a escassez ou o excesso de recursos. Justifica-se, portanto, a sua implantação na empresa a qual é alvo deste estágio, uma vez que a mesma não adotava nenhum procedimento ou instrumento para que possibilitasse ter um controle financeiro eficiente. Dessa forma o objetivo é de proporcionar à empresa bases para implantação de uma administração financeira eficiente e obtenção de controle e ajustes necessários entre prazos e valores das contas a pagar e contas a receber. Assim, é possível resolver o problema financeiro principal da empresa que é o descompasso entre as contas a pagar e as contas a receber, que leva a mesma às situações constantes de insolvência, ou seja, a empresa quase sempre não tem recursos suficientes para efetuar seus pagamentos no prazo.

        A implantação do fluxo de caixa na empresa está tendo seu desenvolvimento ancorado em um cronograma. Bastante simples, mas de grande funcionalidade e confiabilidade, ele consiste no lançamento diário de todas as entradas e saídas de recursos que ocorre na empresa, com a atualização automática do saldo disponível. Dessa forma o Gerente tem sempre às mãos, informações que lhe permitem tomar decisões nas questões que envolvam recursos financeiros.        

        Quando de compara os custos com os benefícios, constata-se que os benefícios são bastantes superiores aos custos. Nos meses subseqüentes à implantação do fluxo de caixa observa-se que a empresa a utilizar-se de seus dados, passa a se programar de forma a ter sempre recursos disponíveis para quitar suas obrigações. Assim, ela deixa de contrair empréstimos e pagar altas taxas de juros.                         

        Um cronograma pré-definido estabelece seqüencialmente os passos a serem seguidos para a concretização do projeto. Inicia-se com a seleção e contratação do colaborador, passando pelo seu treinamento, concretizando a efetivação dos lançamentos, análises de dados e melhoria contínua do projeto.

        Observou-se que o resultado inicialmente esperado que era proporcionar à empresa, uma situação de solvência, foi superado, pois resultados adicionais foram conseguidos. A empresa não só conseguiu fazer caixa suficiente para saldar seus compromissos, como também passou a ter lucros, resultado este que até então a mesma ainda não havia vislumbrado.

II. JUSTIFICATIVA

        De acordo com o que foi realizado durante o estágio na empresa MÁRCIO BUENO DE CASTRO, foram identificadas diversas causas dos problemas na área financeira da mesma. Verificgou-se que a empresa encontrava-se numa situação de insolvência permanente, devido a sua total falta de administração financeira. Ou seja, a empresa não adotava nenhum procedimento ou instrumento que possibilitasse obter um controle financeiro eficiente.

Sendo assim, para dar início à implantação de uma administração financeira na empresa, optou-se por implementar o fluxo de caixa, que é uma ferramenta básica de planejamento financeiro.

O fluxo de caixa basicamente registra as entradas e saídas de dinheiro, dessa forma, a sua adoção seguida de análises pontuais, permite à empresa se autoprogramar, evitando situações difíceis, como a de não ter recursos para quitar obrigações no dia do vencimento das mesmas.

III. OBJETIVOS

        O objetivo principal da implantação do fluxo de caixa na empresa Márcio Bueno de Castro ME, é de proporcionar à empresa a construção de uma base sólida para que a mesma venha a ter controles financeiros eficientes. Implantado o fluxo de caixa, conseqüentemente outros objetivos serão alcançados, mas destacamos em especial um objetivo que julgamos ser primordial para a sobrevivência da empresa nesse momento que é o de se obter o controle e o ajuste necessário entre prazos e valores das contas a pagar e a receber, resolvendo o descompasso existente entre as mesmas, para evitar situações de insolvência pela qual a empresa passa constantemente. A confecção do fluxo de caixa aliada às análises pontuais das entradas e saídas de dinheiro, bem como do saldo de caixa projetado e/ou realizado, permitirá à empresa ser pró-ativa, antecipando os prazos e valores da contas a receber aos prazos e valores das contas a pagar. Entre os demais objetivos a serem alcançados destacamos: a efetivação de sistemas de cobranças eficientes, programação nas compras, controle dos custos e das despesas, cumprimento das metas estabelecidas e dos prazos de entrega e diminuição das contas a receber.

IV. DESENVOLVIMENTO

        Inicialmente apresentou-se o projeto ao Gerente, mostrando a viabilidade de sua implantação, bem com projetando os benefícios que o fluxo de caixa proporcionaria à empresa.

Após a empresa decidir pela implantação do projeto, deu-se início ao recrutamento e seleção de pessoal.         

Selecionado um candidato, efetuou-se a sua contratação, e passamos a lhe ministrar treinamento direcionado especificamente para os registros de fluxo de caixa, bem como explicando-lhe sobre a importância de tal atividade, que merece toda a atenção, para se evitar lançamentos indevidos ou a omissão dos mesmos.

 Em 04 de julho de 2005, deu-se início à implantação do fluxo de caixa, quando adotamos uma planilha, na qual os lançamentos eram feitos de forma manual. O objetivo nesse início era somente de se registrar as entradas e saídas de dinheiro projetadas e realizadas e também de ter uma noção do que e do quanto a empresa estava produzindo. Constatou-se que os registros efetuados de forma manual não eram confiáveis, devido às muitas correções exigidas e à demora na execução da atividade. Então, a empresa adquiriu um micro-computador e passamos a elaborar o fluxo de caixa, utilizando uma planilha do excel.