A Comunicação formal e informal

Comunicação

A comunicação formal ocorre de forma correta. É repassada de forma clara do diretor à cada funcionário responsável por setor. Existem quadros de avisos onde os próprios funcionários criaram o habito de acompanhar diariamente e, quando há uma notificação de mudanças em procedimentos, mudanças de processos ou qualquer que seja, há notificações por e-mail aos responsáveis por cada setor antes de reuniões periódicas. A comunicação entre os setores ocorre através do sistema integrado ERP Lifesys que permite um controle único de todos os setores da empresa.

Já a comunicação informal auxilia a comunicação entre os funcionários para garantir maior credibilidade na informação. Por se tratar de uma empresa de médio porte, é importante que cada funcionário conheça os processos para realizar bem sua tarefa. Por esse motivo, podemos dizer que a comunicação informal auxilia de forma satisfatória preenchendo as lacunas da comunicação formal. Não existem informações informais prejudiciais quando se trata de vidas. Os funcionários não podem trabalhar com insegurança no que fazem e, por isso, os “ruídos informais” não atrapalham a comunicação da clínica.

Recomendações básicas:

Recomendamos a CTDR a criação de uma central de email para os funcionários executores das tarefas, pois esperar do responsável pelo setor a informação que chega dos superiores, na maioria das vezes, demora desnecessariamente atrasando o processo e causando um pouco de impaciência nos pacientes.

Manutenção.

De modo a manter o padrão de qualidade de atendimento aos pacientes, o CTDR tem contratos vigentes com várias empresas que prestam serviços de manutenção de seus equipamentos como as máquinas de hemodiálise, camas, cadeiras, aparelhos de pressão, computadores, software, redes e aparelhos de ar condicionando onde cada equipamento e cada detalhe tem que estar em perfeito estado de funcionamento para que o atendimento não se desvie do padrão. Existe um colaborador para trabalhar exclusivamente com pequenos reparos de rede elétrica, hidráulica e alvenaria onde, na ocorrência de algum imprevisto, o mesmo realiza as manutenções necessárias.

Chamada pelos médicos de alma da clínica, a osmose reversa é responsável por tratar a água que passa palas máquinas de diálise além de ser responsável pela lavagem dos capilares. Observamos ainda outro equipamento de fundamental importância: a máquina reprocessadora de capilares, que lava os “rins artificiais” a fim de reutilizá-los diminuindo assim os custos para a organização. Estes são, sem sombra de dúvida, os equipamentos mais caros da empresa, tanto por serem importados, quanto por sofrerem manutenções quase diárias a fim de se extrair o máximo rendimento sem perder a qualidade.

Para o monitoramento durante a sessão, observamos vinte e seis aparelhos de pressão, além de um carrinho de emergência para sanar eventualidades urgentes.

Não há recomendações a se fazer para CTDR em quesito a manutenção de seus equipamentos. O Funcionário responsável por esse setor cuida exclusivamente de casos que não necessita de especialização. Já nos casos dos equipamentos mais caros, há contratos vigentes para esse tipo de serviço. A CTDR é muito séria quando se trata de vidas e qualidade para seus clientes.

Logísitica

O sistema logístico do CTDR preocupa-se em realizar um correto gerenciamento das atividades envolvidas nos processos de sua rede de suprimentos. Através do planejamento e controle do fluxo de recursos usados em sua atividade-fim, a empresa é capaz de reconhecer e eliminar possíveis gargalos encontrados dentro dos processos de compras, armazenagem, produção de serviço e destinação final dos resíduos de produtos utilizados.

Sinal de demanda: é recebido através de pacientes que procuram ou são encaminhados ao CTDR. O setor de compras proporciona mensalmente os insumos necessários que dão suporte a realização da atividade da empresa através da seleção de fornecedores. Com auxílio do planejamento de estoque, é realizado um levantamento de dados de compras do ano anterior como referência para a aquisição dos insumos em níveis suficientes que atendam ao giro do estoque do período. Esse levantamento mostra-se eficaz devido a média de atendimento mensal e a quantidade de equipamentos disponíveis, não tendo mudanças expressivas na demanda de material.

Transporte: concluída a fase de compras os materiais são transportados e recebidos na CTDR através do modal rodoviário.

Recebimento e armazenamento: os materiais são conferidos e armazenados em alocações preestabelecidas com identificação por códigos alfanuméricos. O lançamento desses produtos no sistema ERP permite a total integração entre o setor de estoque e o setor financeiro, no qual depois de concluído torna-se disponível para visualização como título a pagar.

Requisição: a fase requisição interna de materiais é feita pelas unidades de negócio através do sistema ERP e são denominadas como centros de custo. Os medicamentos são solicitados pelo nome de cada paciente, interconectando os setores de faturamento, estoque e recepção (responsável pela adição de pacientes ao programa hemodialítico).

Utilização: a baixa e a dispensação dos materiais são feitas pelo setor de suprimentos e são encaminhados para uso com o paciente em tratamento.

Reciclagem de Materiais: os resíduos provenientes dos materiais operacionais possuem destino predefinido. Atualmente, a clínica possui contrato com uma empresa que faz o gerenciamento de todos os resíduos gerados, apresentando relatórios semestrais à vigilância sanitária. No caso de materiais recicláveis, é realizada a pesagem e envio para empresas especializadas no processo de reciclagem. Quanto aos resíduos de saúde, realiza-se a segregação de acordo com sua classificação para serem encaminhados aos responsáveis pela coleta.

Reutilização: é observada a aplicação da logística reversa através da reutilização dos dialisadores, que são responsáveis pela “filtragem” do sangue. Ao fim de cada sessão de hemodiálise, o processo é composto por um sistema de reprocessamento através da desinfecção com ácido Peracético, permitindo a reutilização por até 13 sessões. Isso faz com que apenas um capilar possa ser utilizado durante todo o mês, reduzindo consideravelmente o custo de cada sessão para o CTDR. Além