A Etiquetagem, Codificação E Rastreabilidade

[pic 1]	PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO
MANUAL DE SOLUÇÕES PARA SERVIÇOS LOGÍSTICOS Etiquetagem, codificação e rastreabilidade .

1. OBJETIVO (Para que funciona?)

Padronizar a codificação da etiquetagem de materiais e medicamentos no âmbito hospitalar, gerando fluxo de atendimento dinâmico e efetivo aos médicos, enfermeiros e técnico de enfermagem, pois com etiquetagem e a codificação correta estará evitando possíveis enganos nas distribuições de materiais e medicamentos e facilitando a rastreabilidade.

Visando a qualidade do atendimento aos pacientes, acompanhantes e familiares.

2. APLICAÇÃO (Quem são os envolvidos – setores e pessoas?)

Conforme ocorre a distribuição dos materiais e medicamentos aos pacientes pelos setores de Suprimentos e a Farmácia, foi criado um setor especifico (Etiquetagem), para a melhoria na qualidade das etiquetas dos materiais e medicamentos, pois ocorre alguns problemas na etiquetagem pois os materiais possuem grupos e subgrupos e possuem códigos de referencias e os medicamentos possuem nomes parecidos, pronuncias e princípios ativos que podem ocasionar dificuldades na entregas aos colaboradores assistências no hospital para dispensar aos pacientes.

Exemplo foi enviado uma pinça de biopsia para o paciente mas por engano de referencia foi enviado um grampeador cirúrgico no lugar da pinça, sendo assim gerando atraso na cirurgia e dificuldade no processo da identificação dos materiais.

Portanto na hora da execução da etiquetagem será elaborado um checklist contendo o passo a passo para a identificação correta dos materiais e medicamentos, pois com o material etiquetado facilita a sua rastreabilidade pelo sistema e controle do lote e validade.

3. DEFINIÇÕES (O que não pode faltar?)

Elabore aqui uma checklist com os itens essenciais para a processo observado.

 Checklist para identificação correta do material e medicamentos.

Verificar o grupo ou subgrupo do material

Verificar a referencia do material

Verificar a validade e lote do material

Verificar o local para a saída do material

Verificar o nome do paciente

Verificar o principio ativo do medicamento

Verificar se possuem semelhança nos nomes

Verificar a referencia do medicamento

Verificar lote e validade do medicamento

Verificar o local para a saída do medicamento

Verificar o nome do paciente

Esse checklist foi elaborado para facilitar a execução do etiquetador para a correta identificação dos materiais e medicamentos, com isso terá uma rastreabilidade mais rápida e a codificação padronizada a cada material e medicamento, facilitando a dispensação dos mesmos aos colaboradores do hospital e dos pacientes.

Grupo de materiais.

Os grupos de materiais servem para auxiliar na identificação dos procedimentos hospitalares, pois tem materiais que são para cirurgias, procedimentos como coleta de sangue, limpeza de paciente, cirurgias com materiais em consignação ( materiais com alto custo).

Subgrupos.

Seriam os materiais de uso, sendo classificado como materiais apos cirurgia exemplo curativos.

Referencia.

A referencia serve para identificar o nome do material para agilizar o processo, pois o nomes que vem na identificação dos produtos são extensos e pode demorar no processo de transferências para outros setores do hospital e a referencia auxilia nos processos de transferência.  

Medicamentos.

Medicamentos que contenha nome parecidos e pronuncias semelhantes  são conhecidos como sound-alike ou look-alike podem ocasionar confusão na entrega aos pacientes.

Etapa 2 e 3

Detalhes dos procedimentos de compras no Hospital, quando ocorrem cirurgias são feitos agendamentos com antecedência, os planos de saúde entram em contato com o Hospital e o setor de Agendamento verifica a disponibilidade para a cirurgia e logo em seguida aciona o setor do Suprimentos para efetivar as compras dos itens para a cirurgia como pinça para biopsia, kit de anestesia, curativos e etc…

Apos o contato, o setor de Suprimentos verifica a disponibilidade dos produtos no estoque, confirmado que possuem os produtos para a cirurgia, logo em seguida entra em contato com o setor de Agendamento para confirmar que os produtos para a cirurgia está separado para o paciente.

O setor de Suprimentos elabora um planejamento de controle de estoque mantendo uma quantidade mínima e máxima dos produtos com alto custo ou de cirurgias e produtos para cuidados do paciente mantendo um estoque de quinze dias para atender aos pacientes que dão entrada no Hospital, alguns itens são essenciais para o cuidado tais como gaze, álcool, avental, mascara e etc..

O planejador cria uma ordem de compra através do sistema e encaminha ao fornecedor por e-mail para sinalizar que o estoque está quase na quantidade mínima, o fornecedor verifica a consolidação dos fretes para a entrega e encaminha os produtos  para efetivar a entrega no prazo determinado para o recebimento das mercadorias, logo após o recebimento o setor aciona o planejador que os produtos está no estoque.

O setor de recebimento com os seus colaboradores verificam as ordens de compra e pedido, fazem a conferencia e encaminham os produtos para as áreas estabelecidas, assim facilitando o fluxo e a circulação dos materiais.

Segue o check list das etapas de protocolo:

Conferir no ato da entrega a ordem de compra e a nota fiscal no sistema:

Protocolar as informações de acordo com a ordem de compra e nota fiscal:

Anotar o número da nota fiscal:

Anotar o número da ordem de compra:

Avaliar as mercadorias superficialmente no momento do descarregamento: