A Gestão da Comunicação em Projetos

UNIVERSIDADE METODISTA DE PIRACICABA

MBA EM GESTÃO DE PROJETOS

 

GESTÃO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS – ESTUDO DE CASO NA ÁREA DE PSO EM UMA EMPRESA DO SETOR FARMACÊUTICO

ANDRÉ BIZETTO

ELINE AZEVEDO

JULIANA F. BARROS

KAREN M. CALDEIRA

Orientador: Prof. José Maria Cesário Junior

PIRACICABA, SP, Setembro de 2014.

UNIVERSIDADE METODISTA DE PIRACICABA

MBA EM GESTÃO DE PROJETOS

 

GESTÃO DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS – ESTUDO DE CASO NA ÁREA DE PSO EM UMA EMPRESA DO SETOR FARMACÊUTICO

ANDRÉ BIZETTO

ELINE AZEVEDO

JULIANA F. BARROS

KAREN M. CALDEIRA

Trabalho final de conclusão de curso,

desenvolvido em cumprimento à exigência curricular

do curso Lato Sensu de MBA em Gestão de Projetos,

sob orientação do Prof. José Maria Cesário Junior

PIRACICABA, SP, Setembro de 2014.

SUMÁRIO

LISTA DE FIGURAS        5

LISTA DE GRÁFICOS        6

RESUMO        7

ABSTRACT        8

1. INTRODUÇÃO E JUSTIFICATIVA        9

2. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA        11

2.1. COMUNICAÇÃO        11

2.2. COMUNICAÇÃO EM GERENCIAMENTO DE PROJETOS        11

2.3. A INLFUÊNCIA DA COMUNICAÇÃO NA GESTÃO DE PROJETOS        13

2.3.1. Influência dos elementos da comunicação        15

2.3.2. Influências físicas e psicológicas        15

2.3.3. Influências tecnológicas        15

2.3.4. Influências na empresa        16

2.4. OS QUATRO ELEMENTOS BÁSICOS DA COMUNICAÇÃO        16

2.5. OS PRINCÍPIOS PARA UMA COMUNICAÇÃO EFICIENTE        17

2.5.1. Coerência        17

2.5.2. Adequação        17

2.5.3. Oportunidade e Atualidade        18

2.5.4. Distribuição        18

2.5.5. Adaptação e Uniformidade        18

2.5.6. Interesse e aceitação        18

2.6. BARREIRAS À COMUNICAÇÃO        19

2.6.1. Resistência à mudança        19

2.6.2. Desvios de atenção        19

2.6.3. Expectativas injustificadas        20

2.6.4. A desconfiança        20

2.6.5. Escutando mal        20

2.7. PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICE)        20

2.8. TIPOS DE PMO        21

2.8.1. Equipe de Projetos Autônoma (APT)        21

2.8.2. Escritório de suporte de projetos (PSO)        22

2.8.3. Centro de excelência de gestão de projetos (PMCOE)        24

3. METODOLOGIA        26

3.1. DEFINIÇÃO E ABORDAGEM DE PESQUISA        26

3.2. ELEMENTOS ANALISADOS        26

3.3. INSTRUMENTO DE COLETA DE DADOS        27

3.4. LIMITAÇÕES DO TRABALHO        27

4. ESTUDO DE CASO        28

4.1 DESCRIÇÃO DA EMPRESA FARMACÊUTICA        28

4.2 A INDÚSTRIA FARMACÊUTICA E SEU FUNCIONAMENTO        31

4.3 AS PRINCIPAIS FALHAS DA COMUNICAÇÃO EM PROJETOS        33

5. RESULTADOS        39

6. CONSIDERAÇÕES FINAIS        46

7. CONCLUSÃO        48

8. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS        49

LISTA DE FIGURAS

FIGURA 1: Exemplo de problemas em projetos

FIGURA 2: Fluxo da comunicação em projetos

FIGURA 3: PSO de Abrangência Departamental

FIGURA 4: PSO de Abrangência Corporativa

LISTA DE GRÁFICOS

GRÁFICO 1: Meios de distribuição das Informações

GRÁFICO 2: Fatores que dificultaram a distribuição da informação

GRÁFICO 3: Status dos Projetos antes da Implantação do Sistema de Gerenciamento de Projetos

GRÁFICO 4: Status dos Projetos após a implantação do Sistema de Gerenciamento de Projetos

GRÁFICO 5: Tempo médio de coleta de documentos

GRÁFICO 6: Variação da carga horária dos treinamentos

RESUMO

Conforme o estudo de benchmarking do PMI de 2008, a falha na comunicação é o terceiro maior responsável por desvios em projetos e ainda esse tema continua sendo tratado, por alguns gestores sem a devida importância merecida.

Esse estudo de caso busca avaliar as práticas de comunicação em uma indústria farmacêutica dentro do escritório de suporte de projetos e também demonstrar a importância da utilização das práticas de gerenciamento de projetos contidas no PMBOK voltadas para a comunicação.

ABSTRACT

One of the growing concerns in the project management are the issues related to the information and the side effects that is caused when it’s not properly managed. With bigger teams and team-members located across the world, the communication needs to be effective to not impair the projects.

This article in the first part bring to us a little of the theory, the necessary knowledge for well understanding on the specific parts of the communication management in projects. In the following chapters, is shown a real case study related to the communication management in a pharmaceutical company.

Finally, some important points are raised as well as some reflections about the process developed to avoid these kind of issues.

Keywords: Project Communication, information issues, project management