A Gestão de Contratações

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Atividade individual        

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de aquisições em projetos	Módulo:  MBA Gestão de Projetos
Aluno: AFNeto	Turma: 2° Sem 21
Tarefa: Atividade Individual de verificação de aprendizagem
Contextualização do caso
Visando attender as necessidades de negócio da empresa existe a necessidade de aquisição de um equipamento de impressão cujo critério principal é a velocidade e rapidez com que imprime as páginas, assim permitindo suprir internamente a demanda por produção de documentos impressos. O critérios levantados com a área são os abaixo descritos: O equipamento deve ser instalado dentro da empresa Apresentar performance de impressão de 100 páginas por minute Ser conectado à rede da empresa para facilitar o processo de impressão, permitindo aos colaboradores imprimirem de suas estações de trabalho A impressão em cores não é um requisite, mas pode ser considerado um diferencial frente a equipamentos que somente imprimem em preto e branco. Com base nesses requisitos apresentados acima segue-se a elaboração do Plano de Aquisições, considerando-se que foi feita uma avaliação prévia e foi descartada a opção de locação do equipamento.
Escopo da compra e critérios de aceitação
A compra da impressora deverá atender ao seguinte Escopo: Velocidade de impressão de 100 PPM (páginas por minuto) – alta performance Conexão à rede intranet da Empresa via cabos e/ou wireless Impressão em P&B (Preto e Branco) ou P&B/Colorida Capacidade de imprimir em ambos as faces da folha (cada face é uma página) Capacidade de imprimir em papéis tamanho Carta, A4 e Ofício Bandeja de alimentação com capacidade mínima de 1 resma (500 folhas) Equipamento Bivolt (127-220 V) e com padrão 3 pinos (2 F+T ou F/N+T) Suporte de manutenção de no mínimo 9 meses de garantia estendida além dos 3 meses legais Inclusão de instalação e teste de funcionamento local e via rede Prazo de entrega de até 15 dias após confirmação do pedido e pagamento do sinal Serão aplicados os seguintes critérios de aceitação: O equipamento deverá ser novo, entregue lacrado em caixa que o proteja de eventuais choques durante o transporte, com manuais, cabos e demais equipamentos necessários ao seu bom uso Junto com a entrega deverá ser enviado o respectivo DANFE que corresponda ao XML emitido antes da saída da mercadoria do local de armazenagem do Fornecedor No recebimento será feita a inspeção da documentação fiscal, especificações e conteúdo da embalagem A equipe de montagem poderá ou não acompanhar a entrega, mas no caso de não acompanhar a equipe de entrega do equipamento, os responsáveis pela montagem deverão comparecer no mesmo dia para sua execução, ou no mais tardar no dia seguinte, caso a entrega aconteça depois das 16:30. Neste caso, a comunicação da entrega e agendamento da montagem deverá ficar a cargo da Contratada devendo comunicar imediatamente por telefone e e-mail quaisquer alterações de agendamento Após a instalação, deverão ser feitos testes para garantir o funcionamento de acordo com o escopo e as especificações, e esses testes precisam ser acompanhados e conferidos por alguém definido pela Contratante A aprovação dos testes iniciais, contudo, não é aceitação definitiva que só se dará após 30 dias em que a Contratante não manifeste qualquer incorfomidade durante a operação neste período. Se durante este período de 30 dias houver manifestação de inconformidade o equipamento deverá ser trocado por outro, passando a contar novo prazo Ainda que a aceitação tenha ocorrido, ressalva-se a possibilidade de utilizar a garantia em caso de defeito ou vício oculto verificado após o prazo acordado
Tipo de contrato
Para o processo de aquisição do equipamento será utilizado o Contrato de Preço Fixo Garantido (PFG) que é aquele em que o preço contratual independe dos custos do fornecedor gerando uma maior previsibilidade para as partes dos valores monetários a serem envolvidos na negociação. Este é o tipo de contrato mais comum para as compras pontuais (spot) de equipamentos, ainda que tenham cláusulas de instalação e/ou manutenção corretiva.
Critérios obrigatórios e facultativos
Haverá uma seleção composta de etapas, sendo a primeira eliminatória e as seguintes classificatórias a fim de confirmar os critérios definidos no escopo e nas especificações técnicas. As empresas participantes deverão manifestar interesse no prazo de 5 dias apresentando suas propostas em envelopes lacrados, endereçados ao Departamento de Compras da Contratante. 1ª. Etapa – Análise Cadastral Todas as empresas que se qualificarem na primeira etapa seguirão para a etapa seguinte. Os critérios da primeira etapa são os seguintes: - Empresa inscrita e regular no Ministério da Fazenda, com CNPJ ativo e sem restrições - Apresentar proposta no prazo definido contendo todas as informações necessárias e solicitadas, bem como caracterização cadastral completa para ser verificada nos órgãos competentes se for necessário - Cópia dos documentos cadastrais: Cartão CNPJ, Comprovante de Endereço, Número de Inscrição Estadual e RG/CPF do(s) sócio(s) administrador(es) - Comprovação de capacitação técnica que pode ser 2 cartas de recomendação de Clientes atendidos a menos de 12 meses e/ou laudo emitido por perito contratado pela empresa para atestar seus equipamentos e serviços OBS: Cada empresa pode participar com mais de uma proposta desde que para equipamentos de modelos diferentes, mas ainda assim que devem atender aos critérios estipulados. 2ª. Etapa – Análise Técnica Todas as empresas qualificadas na etapa anterior terão suas propostas analisadas e comparadas nesta etapa, seguindo para a próxima somente as que se qualificarem nas três primeiras posições. Para essa etapa as empresas deverão fornecer uma amostra de no mínimo 10 e no máximo 25 folhas impressas frente e verso, branca, tamanho A4 e gramatura 75 g/m², com equipamento similar ao que se propõe fornecer, e que contenha este arquivo, que será fornecido por e-mail em formato PDF, o qual não deverá passar por nenhum processo de melhoramento digital. É facultado ainda que a Empresa apresente folhas adicionais com amostras de impressão que julgue relevantes para a avaliação de seus equipamentos, desde que o limite dessas quando somadas às do arquivo PDF padrão, não ultrapasse o limite máximo estipulado de 25 folhas. Para as 15 folhas adicionais além das 10 mínimas obrigatórias, é aceito que seja impresso em somente uma das faces da folha, contenha gráficos, figuras ou padrões de linhas sem a necessidade de haver texto escrito, em tipo e tamanho de papel de acordo com o que a empresa julgar adequados. Critérios obrigatórios a serem observados nestas propostas: - Atendimento aos critérios técnicos definidos no escopo (velocidade de impressão, conexão, capacidade de imprimir em ambos os lados, vários tamanhos de papel, capacidade da bandeja, tensão de alimentação e garantia estendida). - Cada um desses critérios deve ser atendido sendo que a falta ou inadequação de qualquer um desclassifica a oferta apresentada As amostras de impressão das empresas classificadas acima serão analisadas e comparadas pelo time técnico de avaliadores segundo os seguintes critérios: 1 - Qualidade (brilho, capacidade de cobertura e interferências da impressão em um dos lados no outro) 2 - Definição das bordas e contornos, quando olhado com lente de aumento 10x 3 - Capacidade de fixação do elemento impressor no substrato (folha de papel) Para cada uma dessas características as impressões serão classificadas partindo da melhor que será a primeira colocada no quesito, recebendo o número 1, a segunda colocada número 2 e assim sucessivamente, sendo que essa definição ficará a cargo único e exclusivo da comissão julgadora, não cabendo direito a contestação por parte das empresas participantes. Ao final dessa classificação por quesitos, serão somados os números de todas elas e a que obtiver a MENOR pontuação será a primeira colocada, sendo seguida então pelas demais em ordem crescente da soma de suas notas dos quesitos. Se houver empate o critério de desempate é observar a classificação entre as empresas empatadas no quesito 1 – Qualidade. 3a. Etapa – Análise Econômica Nesta etapa serão analisadas as três primeiras colocadas na etapa anterior, segundo critérios a seguir: Primeira colocada – 50 pontos Segunda colocada – 40 pontos Terceira colocada – 30 pontos Impressão P&B – sem pontuação Impressão P&B e/ou colorida – 10 pontos Impressão somente colorida (a cor preta é obtida pela adição das demais cores) – perde 10 pontos Corpo do equipamento em metal resistente – 5 pontos Ciclos de operação/impressão sem apresentar falhas (> 50.000 folhas) – 5 pontos Pronta entrega ou menor do que o prazo estipulado máximo (15 dias) – 5 pontos Dentro do prazo estipulado – sem pontuação Empresa com mais tempo de mercado – 5 pontos Cartas de recomendação de Clientes – 1 ponto por carta, limite máximo 5 pontos Laudo de capacitação emitido por perito – 5 pontos Maior velocidade de impressão (bônus para equipamento com mais de 100 PPM, imprimindo em frente e verso, 60% de cobertura mínima de impressão, somente texto P&B) – 5 pontos Menor preço – 20 pontos Melhor condição de pagamento – 10 pontos Serão somadas as pontuações de todas as 3 participantes e a que obtiver a maior pontuação será a escolhida, se houver empate, o critério de preço prevalecerá. As demais empresas, contudo, não estão desclassificadas, podendo ser chamadas na ordem, caso a vencedora não consiga cumprir com o compromisso ou se verifique que omitiu ou falseou algum dado.
Cronograma e desembolso de pagamento
Para realizar o desembolso financeiro do contrato serão feitas as seguintes etapas 1ª. – Entrada: na assinatura do contrato (20%) 2ª. – Entrega/Instalação: quando o equipamento for entregue e instalado nas dependências da Contratante (50%) – OBS: se a entrega for em um dia e a instalação em outro, é este segundo evento que disparará o pagamento. Cabe ressaltar que a instalação somente será considerada executada se os testes de impressão após a instalação forem validados pelo time técnico 3ª. – Aceitação: após o prazo de 30 dias, caso o equipamento em uso rotineiro continue apresentando os comportamentos contratados a aceitação será tácita e o pagamento final realizado (30%)
Riscos do processo
Em todo processo de aquisição existem riscos que precisam ser mapeados e ter suas mitigações propostas. Risco 1: Atraso na entrega do equipamento Mitigação A: Cláusula contratual de multa em caso de atraso por motivo não justificado, Mitigação B: Acordo comercial com a segunda e terceira colocadas para atender ao contrato na impossibilidade da primeira colocada o fazer Risco 2: Equipamento com operação muito cara (gasto de energia, insumos caros ou de difícil obtenção, perdas elevadas) Mitigação A: Teste técnico e operacional intenso durante o período de aceitação Mitigação B: Cláusula contratual de substituição ou devolução do equipamento com restituição parcial do valor pago após o período de aceitação Risco 3: Perda de qualidade nos documentos impressos Mitigação A: Teste técnico e operacional intenso durante o período de aceitação Mitigação B: Cláusula contratual de substituição ou devolução do equipamento com restituição parcial do valor pago após o período de aceitação Risco 4: Falta de suporte de manutenção por parte da Fornecedora Mitigação A: Cláusula contratual de multa Mitigação B: Contrato guarda-chuva com empresa idônea que possa suprir a falta da titular
Itens fora do escopo
Devem ser desconsiderados do escopo os itens abaixo: Garantias adicionais à já especificada Fornecimento de insumos consumíveis (papel, tinta, toner, etc.) Fornecimento de manutenção preventiva sob forma de contrato de manutenção Instalações elétricas e/ou de redes Atualizações de drivers de impressão via remota Service Desk telefônico para solucionar dúvidas Suporte 24x7 Capacidade fotográfica de impressão (não requerida) Suporte multilingue Manual de operação impresso Acessórios elétricos ou de limpeza
Responsabilidade das partes
Responsabilidades da Contratante Acompanhar o andamento do Contrato desde suas fases iniciais provendo informações e equipes para a avaliação, confirmação do recebimento e testes e esclarecimento de dúvidas por parte das participantes na proposta e a vencedora Elaborar o contrato e zelar pelo seu cumprimento Assinar e manter a cópia assinada por ambas as partes sob sua guarda Franquear à contratada o acesso para o cumprimento da entrega e instalação Prover os meios necessários para o acesso à rede de informática onde será instalado o equipamento Realizar os pagamentos conforme o acordado e nos eventos previstos Comunicar adequadamente sobre falhas e necessidades de manutenção Prover carta de recomendação em caso de cumprimento integral do contrato de acordo com o especificado Responsabilidade da Contratada Prover informações corretas e dentro dos prazos solicitados para a fase de proposta Zelar pelo cumprimento do contrato junto com a Contratante Assinar e manter a cópia assinada por ambas as partes sob sua guarda Atender aos prazos, condições e especificações contratadas Disponibilizar equipe capacitada para executar os trabalhos contratados Realizar os testes de instalação provendo os insumos necessários Dar quitação das parcelas e prover os respectivos documentos fiscais e legais Comunicar com antencedência qualquer dificuldade de cumprimento de cláusulas ou alteração de datas previstas Atender as solicitações de manutenção dentro dos prazos especificados Prover alternativa de atendimento para a Contratante caso o equipamento falhe e não possa ser substituído de imediato (equipamento reserva, que pode ser semi novo ou usado, desde que atenda aos requisitos mínimos especificados na proposta)
Forma de gestão do contrato
O contrato será gerido através de acompanhamento constante e diário via troca de mensagens por e-mail contendo o resumo do status até aquele momento, e reuniões semanais com 30 min de duração, realizadas de forma online para acompanhamento e feedback das ações efetuadas, podendo ser substituídas por envio de relatório de andamento (one page status) para todos os envolvidos, desde que combinado com 1 dia de antecedência ao da reunião planejada.

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