A MATRIZ GUT

MATRIZ GUT

É uma ferramenta de auxílio na priorização de resolução de problemas. A matriz serve para classificar cada problema que você julga pertinente na empresa pela ótica da gravidade (dos problemas), da urgência (de resolução) e pela tendência (de piorar com mais ou menos rapidez).

Com a matriz GUT você pode ter auxílio em estratégias, planejamento estratégico ou mesmo na aplicação em conjunto com ferramentas como análise SWOT, Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa ou ciclo PDCA.

Conceitos essenciais:

Gravidade – é analisada pela consideração da intensidade ou impacto que o problema pode causar se não for solucionado. Tais danos podem ser avaliados quantitativa ou qualitativamente. Um problema grave pode ocasionar a falência da empresa, na perda de clientes importantes ou mesmo em danificação da imagem pública da organização.

A pontuação da gravidade varia de 1 a 5 seguindo o seguinte critério:

1- Sem gravidade

2- Pouco grave

3- Grave

4- Muito grave

5- Extremamente grave

Urgência – é analisada pela pressão do tempo que existe para resolver cada problema (situação). Basicamente leva-se em consideração o prazo para se resolver um determinado problema. Pode se considerar como problemas urgentes prazos definidos por lei ou tempo de resposta para os clientes. A pontuação da urgência varia de 1 a 5, as saber:

1- Pode esperar

2- Pouco urgente

3- Urgente, merece atenção no curto prazo

4- Muito urgente

5- Necessidade de ação imediata

Tendência – É analisada pelo padrão ou tendência na evolução da situação. Você pode analisar problemas, considerando o desenvolvimento que ele terá na ausência de uma ação efetiva para solucioná-lo. Representa o potencial do crescimento do problema, a probabilidade de se tornar maior com o passar do tempo.

1- Não irá mudar

2- Irá piorar a longo prazo

3- Irá piorar a médio prazo

4- Irá piorara a curto prazo

5- Irá piorar rapidamente

Como montar a matriz GUT

1) Liste os problemas;

2) Classifique os problemas para cada uma das variáveis (gravidade, urgência e tendência);

3) Faça o ranking dos principais problemas (multiplicando as 3 notas);

4) Analise onde estão os pontos fracos (ranking principais problemas);

5) Elabora planos de ação com prazos e responsáveis para solucionar ou diminuir os problemas.

EXEMPLO:

Traduzindo a matriz num caso prático, poderemos observar o impacto de cada um dos problemas que precisam ser resolvidos. A visualização em forma de número, atribuído por grau geral crítico, permite observar a sequência adequada de resolução.

Problema

Gravidade

Urgência

Tendência

GxUxT

(grau crítico)

Sequência de atividades

Ação

Atraso na entrega de matéria prima

4

4

3

48

3º

Verificar outro fornecedor

Capacidade da equipe de vendas na parte técnica

2

2

1

4

4º

Treinar/capacitar a equipe

Clientes não refazem compras

5

4

4

80

2º

Fazer um levantamento das compras/ quantidades/ necessidades do cliente e propor facilidades para novas compras

Consumo excessivo de papel A4 pela equipe

2

1

1

2

5º

Promover ações de sustentabilidade.

Aumento da reclamação para Assistência Técnica

5

5

5

125

1ª

Efetuar rigoroso controle de qualidade na produção

Analisando a sequência de atividades (o que resolver primeiro), propomos ações para resolver/minimizar os problemas.

EXERCÍCIOS:

1) Você é consultor interno de uma grande organização e está desenvolvendo um trabalho a partir de uma análise feita de determinado problema:

PROBLEMA: Queda nas vendas do principal produto da organização.

a) Analise as possíveis causas do problema montando o diagrama de Ishikawa:

b) Elabore a matriz GUT para as causas encontradas.

Problema

G

U

T

GxUxT

(grau crítico)

Sequência de atividades

Ação