A TOMADA DE DECISAO

1. Capítulo 4 A tomada de decisão em administração - Resumo do livro de Sobral e Peci (2008).

Os administradores precisam tomar decisões diariamente e a qualidade dessas decisões vai determinar o desempenho da empresa. Ambientes complexos e ambíguos, mudanças constantes nas variáveis envolvidas, a experiência do administrador, entre outras variáveis dificultam o processo, mas, um administrador deve estar ciente das dificuldades e assumir que tomar decisões é sua principal função na organização.

1. 4.1 Fundamentos da tomada de decisão

Uma decisão é uma escolha entre duas ou mais alternativas ou possibilidades de ação para resolver problemas ou aproveitar oportunidades.

O conceito de tomada de decisão foi introduzido no campo da administração por Chester Barnard, em seu livro As funções do executivo, substituindo expressões como “alocação de recursos” ou “definição de políticas”. A partir desse momento, o administrador passou a ser visto como alguém que não só delibera, como também põe em prática as soluções para os problemas.

• Tomar decisões é a essência do trabalho de um administrador.
• A qualidade das decisões tomadas é uma medida da eficácia da gestão.
• Pior do que uma má decisão é a indecisão.

Alguns exemplos de decisões por área funcional da organização:

Finanças:

- Quais são os objetivos financeiros da organização?

- Que investimentos devem ser priorizados?

- Como devemos financiar a atividade da organização?

- Qual é a política de distribuição de dividendos?

Recursos Humanos:

- Que política salarial deve ser instituída na organização?

- Devemos ter um processo de recrutamento interno ou externo?

- Qual é o estilo de liderança mais eficaz?

- Que ações de treinamento são necessárias para aumentar a produtividade?

Marketing:

- Qual é a estratégia de distribuição mais adequada aos objetivos da organização?

- Que tipo de incentivos devemos usar com a equipe de vendedores?

- Que tipo de campanha publicitária é mais adequada para esse produto?

- Como podemos avaliar e controlar o desempenho da equipe de vendedores?

Produção:

- Que fornecedores devemos utilizar?

- Qual volume de produção devemos planejar para o próximo mês?

- Como podemos organizar o layout de produção para otimizar o processo?

- Qual é o sistema de controle do processo produtivo mais adequado para garantir a qualidade dos produtos?

O ambiente da tomada de decisão

Uma decisão implica escolher uma alternativa em detrimento de outras. Por essa razão, os administradores devem avaliar essas alternativas, o que, muitas vezes, envolve a necessidade de estimar suas conseqüências e seus impactos na organização. Entretanto, a imprevisibilidade está presente no processo decisório, independentemente da sofisticação das ferramentas de apoio à tomada de decisão que sejam utilizadas pelos gestores. Entretanto, cada decisão pode ser organizada em uma escala que vai da completa certeza à completa incerteza de acordo com a disponibilidade de informação sobre cada alternativa e seus resultados. Veja a figura abaixo.

[pic 1]

Os tipos de decisões que os executivos podem tomar, então, são decisões programadas e não programadas. O quadro abaixo apresenta uma comparação entre as duas.

[pic 2]

Assim como existem poucas situações de completa certeza ou incerteza, também poucas decisões gerenciais podem ser classificadas como totalmente programadas ou não programadas. Por um lado, as decisões programadas dificilmente eliminam totalmente o julgamento individual. Por outro, as decisões não programadas podem ser melhoradas com a utilização de alguns procedimentos e rotinas programadas. Ou seja, muitas situações situam-se entre esses dois extremos.

Evidentemente, do ponto de vista organizacional, quanto mais programas forem as decisões, melhor. As decisões programadas promovem a eficiência organizacional, enquanto as decisões não programadas, por dependerem do julgamento do tomador de decisão, são mais arriscadas e nem sempre produzem os melhores resultados. Portanto, existem argumentos para que os administradores de topo criem regras, procedimentos e políticas para orientar os outros administradores na tomada de decisão.

2. 4.2 O processo decisório

O processo de tomada de decisão pode ser dividido em seis etapas, como ilustra a figura abaixo.

[pic 3]

A identificação da situação é o momento onde uma oportunidade ou um problema é detectado, ou seja, uma disparidade entre um estado desejado pela empresa e o seu estado atual. Ela pode não ser óbvia, o que dificulta o processo mas é essencial a correta identificação da oportunidade ou do problema à qual se pretende responder.

O diagnóstico da situação consiste na identificação dos objetivos que se pretende alcançar com a decisão e na análise das causas que estão na origem da situação.

O desenvolvimento de alternativas consiste na geração de cursos alternativos de ação que permitem responder às necessidades da situação e solucionar as causas subjacentes.

• Duas técnicas utilizadas no desenvolvimento de alternativas:

• Brainstorming;
• Conflito construtivo.

• As boas alternativas devem apresentar as seguintes características:

• Devem ser abrangentes;
• Devem ser genuínas;
• Devem ser exeqüíveis;
• Devem ser numerosas.

Uma vez gerado um conjunto de cursos alternativos de ação, a etapa seguinte consiste na avaliação e comparação dessas alternativas, a fim de permitir a seleção da melhor. Os impactos de cada alternativa na organização devem ser analisados e, entre eles, destacam-se:

- Impacto financeiro

- Benefícios

- Ativos intangíveis

- Tempo

- Recursos

- Risco

Para avaliar as alternativas desenvolvidas podem ser utilizadas diversas técnicas de apoio à decisão, tais como:

• Análise de prós e contras;
• Matriz de prioridades;
• Árvores de decisão (veja exemplo na figura abaixo);
• Matriz de resultados;
• Sistemas especialistas.

[pic 4]

A seleção e implementação da melhor alternativa significa que o administrador deve escolher aquela que melhor se adapte aos objetivos e valores da organização e que permita resolver o problema ou aproveitar a oportunidade que estiver na origem da decisão. Na maioria das decisões organizacionais, o sucesso depende da capacidade do administrador comunicar de maneira eficaz a decisão aos envolvidos. Nessa comunicação, ele deve motivar e persuadir os demais, informando-lhes sobre os méritos e vantagens de sua escolha.