Aplicação do Ciclo PDCA

Introdução

 Com 70 anos de existência, o PDCA é uma ferramenta onde, acima de tudo, seu usuário consegue organizar suas idéias a ponto de visualizar a resolução de seus problemas. Mal comparando, funciona como um GPS, que nos dá a possibilidade de traçar um caminho em busca da melhoria contínua de nossos produtos ou sistemas de gestão. É claro que, como todo bom motorista, aquele que se utiliza do PDCA depende de um bom uso da ferramenta, já que uma análise superficial ou feita sem se considerar todas as alternativas possíveis pode fazer com que tomemos uma ação corretiva sem resultados ou com um raio de ação reduzido, o que não trará o retorno esperado.

 Neste trabalho será abordada a técnica do PDCA, seus quatro passos e sua eficácia, quando o mesmo é aplicado para correção de problemas de vários setores de uma empresa.

O Ciclo PDCA é uma metodologia de gestão de quatro passos para implantar melhorias em processos ou produtos. Devido seu modelo intuitivo, fácil de aplicar e reais ganhos para as organizações, o ciclo PDCA é usado largamente por empresas de todo o mundo e é uma ferramenta comum em projetos de qualidade da gestão, como o Modelo de Excelência da Gestão da Fundação Nacional da Qualidade e consultorias de planejamento estratégico e gestão da qualidade em geral.

O conceito de PDCA fica fácil de entender quando olhamos para o significado da sua sigla em inglês: P (plan, planejar) D (do, fazer) C (check, acompanhar) A (act, corrigir). O que o ciclo PDCA sugere é que, qualquer atividade de gestão ou planejamento estratégico que seja executada na empresa, seja conduzida seguindo essas quatro fases. Uma curiosidade sobre o ciclo PDCA é que também pode ser conhecido como ciclo de Deming ou ciclo de Shewthat. Isso ocorre porque em 1930, Walter Shawthat  apresentou um ciclo aplicável sobre administração de qualidade, e este era o PDCA. Entretanto foi somente  ao longo dos anos 50, através  de William Edwards Deming  e suas paletras  no Japão,que o ciclo PDCA  se tornou amplamente conhecido ao redor do mundo.

As Etapas do Ciclo PDCA

O ciclo PDCA tem seu inicio pela etapa de planejamento (Plan) objetivo é focar na parte estratégica do ciclo, ou seja, no levantamento e analise das informações. Em seguida ocorre a execução (Do), onde tudo aquilo previamente planejado e  posto em pratica, gerando a necessidade  de avaliar a qualidade do que esta sendo feito e nos levando a próxima etapa  do processo de checagem (Check). Nessa etapa temos a verificação de tudo que foi feito, comparando com o que foi planejado e como resultado final e com conseqüentes problemas e falhas que possam ter ocorrido durante o processo. Por fim toda essa analise implica na necessita de ação (Act) a na correção dos problemas e divergências encontradas. Segue abaixo uma analise de cada etapa do ciclo PDCA:

1) P = Plan (Planejamento): A primeira etapa do ciclo é onde deve se estabelecer  um plano com base nas diretrizes  da empresa, estabelecendo também os objetivos, os caminhos e os métodos a serem aplicados e seguidos e aplicados.Nessa primeira etapa costuma -se existir o Brainsgtorn (tempestade de idéias) onde os responsáveis em uma reunião solicitam as idéias dos seus colaboradores para serem aplicadas futuramente no problema a ser solucionado. Também é feita a identificação dos problemas encontrados, através de uma ação corretiva eficiente. Nessa parte, constam os itens descritivos do problema, as questões que se pretendem responder, as predições  dessas questões (palpites que saíram do brainsgtorn)  e o desenvolvimento  de um plano  de ação;

2) D = Do (Executar) : Significar colocar  o planejamento em pratica, executando o plano  de ação previamente elaborado  na etapa de planejamento de modo rigoroso de acordo com o planejamento preestabelecido. No caso, com a condução  do plano, as mudanças  no processo  e as observações sobre o mesmo, devem  ser coletados também os dados para verificação do processo na próxima etapa do ciclo;

3) C = Check (Checagem):Nessa terceira etapa, deve-se avaliar o que foi feito durante a etapa  de execução ,fazendo comparações e identificando a  as diferenças entre o planejado e o executado. Deve-se verificar o que foi aprendido durante a execução do plano, comparando os resultados com as predições que foram feitas na etapa de planejamento, observando assim se foram alcançados ou não os objetivos;

4) A = Act (Ação): É a realização das ações corretivas, que visam  a correção das falhas encontradas durante o processo. Após a correção ser realizada, deve-se repetir o ciclo. É nessa etapa que o ciclo se reinicia dando continuidade ao processo de melhoria continua. É através dessa análise critica que se estabelece um plano de ação definitivo para implementação das atividades a serem executadas após os estudos do ciclo.

Utilizando o ciclo PDCA para diminuir custos de logística.

         Uma grande indústria da cidade movimenta muitos recursos em suprimentos para abastecer sua demanda interna, que varia de matéria prima, peças de manutenção em geral, materiais de escritório, etc. O problema é que a empresa fica situada na zona rural, a aproximadamente 17 km da área urbana, o que torna a logística de entrega um custo mensal considerável. Na busca por melhores custos no mercado, a empresa efetua compras em varias cidades da região, inclusive nas grandes capitais, depois de alguns levantamentos financeiros, os números mostraram que as economias nos preços dos materiais, estavam sendo consumidos em gastos com fretes, que sempre eram realizados por transportadoras terceirizadas, que por sua vez atendiam respectivamente cada região.

• Como fazer com que os descontos negociados pelo setor de compras, realmente cheguem até o caixa da empresa? Será necessário reestruturar a cadeia de suprimentos de maneira a entender o que esta acontecendo.
• Como mostrar para os envolvidos, que é necessária uma reformulação para realmente obter “lucros” no processo de compras? A melhor maneira de mostrar isto é levantando a média em porcentagem de descontos adquiridos pelo setor de compras, e realizar um comparativo com o que se gasta com fretes.

Aplicando o PDCA:

PLAN
       Um analista da empresa realiza um inventario do preço que o setor de compras tem pagado para cada grupo de materiais adquiridos e o valor do mercado para estes grupos, depois de alguns estudos e demonstrativos, ele chega a conclusão que é viável continuar comprando na região, porém ele percebe que a empresa tem um custo muito alto com transportes. Então o trabalho para redução nos custos passa a ser concentrado para a logística de transporte, com base nestas informações, iniciou-se o levantamento de custos para cada transportadora que atendia a empresa, para que fosse definida qual seria a de menor custo, assim seria definida qual empresa melhor atenderia, então seriam concentrados em apenas uma empresa todos os fretes, para obter melhor condições de negociar preços e melhores condições para favorecer a empresa.