As Matriz de Planejamento

INTRODUÇÃO

Este trabalho acadêmico tem por finalidade explicar como montar uma Matriz de Planejamento, sendo o objetivo desta auxiliar o trabalho dos auditores no controle ao elaborar e organizar os documentos de trabalho quando houver a realização das auditorias, além de ajudar também na minimização de possíveis falhas.

Este trabalho foi baseado, em partes, no documento montado pelo Tribunal de Contas da União (TCU) com Orientações para Auditorias de Conformidade, há várias etapas para a realização e finalização de uma auditoria bem organizada, entretanto iremos nos aprofundar somente na Matriz de Planejamento, que seria o início dos relatórios.

As outras etapas presentes para finalização são: a Matriz de Achados, Matriz de Responsabilização e, o Resumo e Relatório de Auditoria, que serão brevemente citadas para melhor entendimento do produto final de uma Auditoria.  

PARTE 1 – MATRIZ DE PLANEJAMENTO

Antes de tudo, Planejamento é a função administração que organiza com antecedência quais objetivos serão alcançados e como fazer isso acontecer. Planejamento significa fazer um esboço de onde se quer chegar, com isso, pode-se ser utilizado uma Análise 5w2h, o que será feito, onde, quando, com quem, porque, como e quanto tempo ou recursos isso poderá custar.

Essa etapa é fundamental para que dê tudo certo ao final de cada auditoria, sendo o tempo para essa uma das fases mais importantes, se o tempo para sua realização não for medido corretamente, reduzido por exemplo, a qualidade na realização do trabalho poderá ser comprometida, tendo repercussões negativas.

A Matriz de Planejamento foi criada para ajudar na realização ordenada dos objetivos pré-determinados que serão aplicados a determinada auditoria. Sendo feita uma ordem de preenchimento em forma de tabela.

O TCU já tem sua Matriz de Planejamento montada e disponível na página da Adplan, essa matriz é denominada Matriz de Referência e para o TCU elas já estão preenchidas para seu uso. A Matriz de Referência é chamada de Matriz Padrão quando estas são específicas para determinadas áreas, usadas normalmente para processos padronizados, por exemplo, as licitações (colocar outros exemplos), e são denominadas Matrizes Temáticas quando para temas específicos, por exemplo, (colocar exemplos).

A aplicação da Matriz de Referência pode ser de forma parcial, ou seja, pode-se utilizar somente parte do que será questionado na auditoria, entretanto não há impedido de se acrescentar outros novos questionamentos ou procedimentos. Para poder selecionar as questões que serão avaliadas, deve-se observar quais os objetivos dessa auditoria.

O Tribunal de Contas da União explica com suas orientações específicas como essa matriz deve ser preenchida. Para entender de forma como essa matriz funciona, utilizaremos como base essas especificações.

1. Orientações para elaboração da Matriz de Planejamento:

1.1. ÓRGÃO/ENTIDADE: Será colocado neste espaço quem será auditado, um setor específico, uma instituição toda.

1.2. OBJETIVO DA AUDITORIA: Antes de iniciar o planejamento para a auditoria, deve-se saber o porquê de ela está acontecendo, nem sempre o objetivo final está totalmente definido quando se pretende realizar uma auditoria, e para que haja o entendimento de todos que participarão desse processo o objetivo deve estar sobre forma declarativa, utilizando um verbo de ação, e não como forma de questionamento.

Exemplos: Verificar a legalidade dos convênios concedidos;

Verificar a legalidade e legitimidade das licitações executadas;

1.3. QUESTÕES DE AUDITORIA: Esse próximo passo é a delimitação do objetivo da auditoria, quais questões serão respondidas, essas questões serão apresentadas em forma de perguntas. Essas perguntas são necessárias para se definir onde se pretende chegar para depois poder determinar qual o caminho melhor a se seguir. A elaboração das questões de auditoria devem ser feitas de forma clara para que o foco das investigações e, seus limites e dimensões sejam claramente alcançados. Ao delimitar o objetivo deve-se ter cuidado para não extrapolar o que se quer investigar, para não englobar questionamentos fora do que realmente interessa.

Exemplos: Os recursos do convênio movimentados possuem respaldo com documentos que provam a correta entrega de materiais de expediente?

1.4. INFORMAÇÕES REQUERIDAS E FONTES DE INFORMAÇÃO: Outro passo importante da matriz de planejamento são as informações requeridas que tem como objetivo durante a auditoria antecipar as informações que são necessárias e especificar cada uma delas, além disso, limita-las para compreender cada informação que é gerada durante a auditoria.

Contudo, descrever as informações também é importante para um bom resultado, elas não devem ser um questionamento, mas sim afirmações, como por exemplo, se os preços são compatíveis aplicados são compatíveis com os preços de mercado esse exemplo é uma forma errada de descrever uma informação o ideal seria: preços de mercado, preços contratados etc. Nesta fase também é ideal associar as informações requeridas em pelo menos em uma fonte de informação, ou seja, em documentos de resposta de solicitação de requisição ou aa relação dos colaboradores que pertencem a uma determinada empresa.

As fontes de informação são importantes, pois identifica a pessoa, o documento e o local que será obtido a informação necessária para dar prosseguimento a auditoria. Tanto as informações requeridas e as fontes de informação andam juntas porque uma depende da outra para um bom resultado final, pois são nas fontes de informações que teremos acesso aos sistemas, bancos de dados, sites da internet, sistemas informatizados (SIAPE, SINAFE, etc.) facilitando o acesso às informações, pois hoje em dia a maioria das informações estão informatizadas e ter acesso a elas facilita um bom trabalho.

1.5. PROCEDIMENTOS E DETALHAMENTO DO PROCEDIMENTO: Os procedimentos devem ser detalhados de forma sucinta e clara demostrando os aspectos importantes para obter as informações requeridas, para que não haja dúvidas para o executor compreendendo os assuntos abordados, utilizando técnicas para que o detalhamento do procedimento tenha êxito. Além disso, é importante que as tarefas sejam descritas com o intuído de verificar o atendimento a decisão ou o acordo. As técnicas são fundamentais para esta fase, pois são elas que demostrarão os tipos de evidências e o tratamento