A empresa CCC que atua no ramo brasileiro de atacado de roupas no Brasil, resolveu investir em marketing motivado para que possa manter-se em evidência no mercado. Para isso, a empresa além de patrocinar eventos culturais, adquiriu a empresa DT Produções com o intuito de utilisá-la como incubadora e executora de eventos, aproveitando o know-how da equipe da DT Produções, o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC e demais empresas parceiras foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS em Porto Alegre-RS.
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A partir do momento em que o “plano” da empresa em relação a realização do show tem começo, meio e fim, ele torna-se um projeto.
Projeto ambicioso que contempla o viés atistico-cultural mas principalmente o de marketing para a empresa CCC. Sendo assim, o projeto torna-se maior do que o convencional de ser simplesmente um show de rock.
- Ciclo de Vida do Projeto:
O ciclo de vida deste projeto será dividido nas seguintes fases:
Orçamento inicial
Contratações de diretores
Orçamento geral
Contratações de equipe de pessoas e bandas
Parcerias e patrocinios
Estrutura de montagem e logistica
As fases do cliclo de vida do projeto são baseadas em processos a serem realizados onde a cronologia das fases sejam iniciadas e terminadas umas em decorrência da outra, ou seja, uma fase que depende da outra, só pode ser iniciada após o término (ou inicio, em alguns casos) da fase anterior. Em nossa fase para este projeto, algumas fases poderão sobrepor-se as outras, tendo inicio imediato para atenuar tempo e controle de custo, gasto e tempo, fatores que formam a triplice estudada em nossa pós graduação e primordial para que um projeto tenha sucesso.
O organograma inicial de distribuição de nossa equipe será feito da seguinte forma:[pic 3]
- Características do Ciclo de Vida do Projeto: O ciclo de vida de projeto define as fases do projeto que une o início de um projeto ao seu fim. No caso deste projeto, a viabilização financeira do foi confirmado e garantido pela empresa CCC, garantindo a realização do evento, o que facilita para o inicio do planejamento sem a necessidade obrigatória inicial de patrocinadores para viabilizar o evento antes de iniciar o projeto. Neste caso, os patrocinadores passarão a ser “complementos” da receita total. Orçamento inicial:
Nesta fase, estaremos dando inicio ao ciclo de vida do projeto. Estaremos juntando todo o poder financeiro de investimento da empresa CCC para sabermos o valor do patrocinio e quais viés deveremos seguir no caso de contratações, negociações e demais gastos.
Contratações de diretores:
Seguindo as aulas de nossa pós graduação, as contratações de diretores e equipe “presidencial” deverá ser iniciada o quanto antes. Com orçamento inicial pronto, temos o teto salarial de cada diretor e assim poderemos dar seguimento as contratações. Seguindo hierarquia empresarial, cada diretor será responsável, além de seu trabalho técnico, também será responsável pela formação e contratação de sua equipe junto ao diretor financeiro e esta equipe estará diretamente subordinada a ele(a).
Orçamento geral:
Esta fase do projeto só poderá ter inicio após a contratação dos diretores pois esta fase será primordial para o andamento da produção do evento. Todos os diretores estarão, junto ao setor financeiro, ajustando e fazendo todas as contratações, negócios, contratos, vendas, marketing e as demais fases estarão sobrepostas umas as outras até o final do projeto, onde o projeto final será a realização do evento.
As fases poderão subdividir-se em fases e/ou pequenos projetos, a serem definidas por seus diretores sobre a demanda e obrigações a serem realizadas intermediando prazo x custo x equipe.
Contratação de equipes e bandas:
Como elucidado no tópico anterior a contratação de equipes deverão ser realizadas por seus diretores assim que forem pré definidos os orçamentos para formação das equipes.
As bandas serão indicações dos stakeholders ou CEO’s da CCC ou devidamente escolhidas pela parte administrativa do evento encaixando-se nas caracteristicas primordiais de serem bandas dos anos 80 e/ou estarem em de acordo com o orçamento para contratações destas.
Esta fase deverá ser definida de forma rápida e certeira pois o custo do evento poderá alterar-se tendo em vista que serviços de bandas tem valores sazionais e variam em certos períodos. Além disso, as bandas fazem pedidos extras e particulares de contrapartidas como por exemplo camarim, comidas e bebidas, o que pode onerar no orçamento final.
Parcerias e patrocinios:
Destinado ao grupo de marketing, as parcerias com empresas para arrecadação financeira ou de produtos para viabilizar ou amenizar gastos serão de suma importancia para o evento. Não sendo uma atividade rápida e fácil, esta atividade poderá ter inicio logo em que o diretor for contratado, não tendo relação com demais fases do ciclo.
Estrutura de montagem e logistica:
Esta fase acarretará em utilização de muita mão de obra de profissionais de montage de palco, tendas, camarotes e demais parte estrutural a ser montada junto a estrutura fixa do local. Para que o planejamento dê certo, esta fase deverá ter uma logistica de chegada do material, dias para monatagens e finalização das mesmas para que esteja tudo pronto no dia do evento. Esta diretoria estará submetida a diretoria de administração pois esta diretoria irá atuar em duas vias: a primeira será junto as contratações para “leilão” da empresa fornecedora e a segunda será com a mão de obra e montagem do material já com o espaço liberado para iniciação do mesmo.
Ao final das fases pré programadas, as diretorias deverão fazer uma reunião para análise final e vistoria local, analisando possíveis erros ou solicitação não entregue para que o show ocorra tranquilamente sem suspresas desagradaveis ou erros, o que poderá acarretar em prejuizo financeiro, moral e ético para a empresa contratante CCC.
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