FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA GESTÃO DA INFORMAÇÃO

FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

 

GESTÃO DA INFORMAÇÃO

A informação é um ativo intangível e como qualquer outro ativo organizacional necessita ser gerenciada. Para isto existe uma área específica denominada gestão

da informação, a qual pode ser definida como todas as ações relacionadas à “obtenção da informação adequada, na forma correta, para a pessoa indicada, a um custo adequado, no tempo oportuno, para tomar a decisão certa” (DANTE, 1998. p.135).

        Portanto, a gestão da informação possui como objetivo identificar e potencializar os recursos informacionais de uma organização, para que esta possa  reagir, adaptar-se e aprender com as mudanças ambientais da melhor maneira  possível, o que inclui o modo como as organizações obtêm, distribuem e usam a informação (TARAPANOFF, 2001).

É bem verdade que existem diversos enfoques para a gestão da informação, mas podemos sintetizá-los em três principais. Existe a abordagem da área de administração, pela qual a gestão da informação visa aumentar a competitividade empresarial e os processos de atualização organizacional. Este aspecto acaba privilegiando a administração da tecnologia da informação sintonizada com os objetivos empresariais (LIMA, 2006).

Também existe o enfoque da tecnologia, que vê a gestão da informação, ainda que dentro de um contexto organizacional, como um recurso a ser otimizado com o uso de arquiteturas de telemática, ou seja, hardware, software e redes de telecomunicações (LIMA, 2006).

O último enfoque a ser considerado é o da área da ciência da informação, que se aplica ao estudo da informação em si. A teoria e a prática que envolve criação, identificação, coleta, análise, guarda, representação, disseminação e uso da informação, tendo como principio o fato de que existe um produtor ou um consumidor de informação, que nela busca um sentido e uma finalidade (DANTE, 1998).

Um fator que potencializa a informação é a tecnologia da informação. Essa tecnologia revolucionou os conceitos de tempo e de espaço e, com isso, também os conceitos de criação, captação, organização, distribuição, interpretação e comercialização da informação. Como Porter e Millar (1985) afirmam desde a década de 80, o custo do armazenamento, manipulação e transmissão das informações está caindo com rapidez ao mesmo tempo em que se expandem as fronteiras do viável no processamento da informação.

Nota-se há décadas que os concorrentes estão utilizando a informação para desenvolver a vantagem competitiva, os altos gerentes reconhecem a necessidade de se envolverem diretamente na gestão da nova tendência. Entretanto, por conta da dinâmica dessa área, acabam não sabendo como participar desse processo (PORTER; MILLAR; 1985).

Apesar da tecnologia ser um fator importante no uso da informação, diversos autores, entre eles Davenport (1998), McGee e Prusak (1994), afirmam que ela deve ser considerada como suporte da informação e não o contrário. A informação é o que deve estar de acordo com as necessidades da organização em vez da tecnologia. Portanto, informação é recurso estratégico, que necessita de atenção e tratamento gerencial adequado.

Para a gestão da informação como um processo, é preciso definir alguém que o gerencie e que atue de maneira a reforçar a cooperação necessária entre os vários setores da organização. No entanto, como ressalta Davenport (1998), o enfoque principal do processo deve estar nas necessidades e na satisfação do cliente da informação, o que torna a administração informacional realmente efetiva.

Mesmo que a gestão da informação possa se considerada um processo elementar, e de fácil aplicação nas organizações, Davenport (1998) afirma que são poucas as que têm os seus processos sistematizados de forma efetiva. Segundo Davenport (1998), é muito importante que a organização identifique todos os passos de um processo informacional: as fontes e as pessoas.

A determinação das exigências é o passo mais subjetivo, sendo difícil para qualquer grupo externo à função compreender o que é realmente preciso. Portanto, esta etapa serve mais para entender o mundo do negócio do que definir necessidades e requer perspectivas como política, psicológica, cultural, estratégica e ferramental, além de avaliação individual e organizacional (DAVENPORT, 1998).

A obtenção é uma atividade ininterrupta que deve incorporar um sistema de aquisição contínua, que possui várias sub-atividades, como exploração do ambiente informacional; classificação da informação em uma estrutura pertinente; formatação

e estruturação das informações (DAVENPORT, 1998).

Na distribuição deve haver um processo informacional bem elaborado e de fácil acesso aos usuários que possuem uma demanda. Sendo esta atividade ligada ao modo como a informação é formatada e disseminada para os indivíduos da empresa. Uma arquitetura informacional eficiente com suporte da tecnologia pode conduzir de forma competente os usuários à informação de que precisam (DAVENPORT, 1998).

Por fim, o uso da informação é onde o indivíduo ou grupo irá absorver a informação capturada, contextualizada e distribuída, a fim de suprir suas necessidades (DAVENPORT, 1998).