Fundamentação teórica

1. Fundamentação teórica (referente ao tema e aos aspectos ou desafios que serão analisados e para os quais haverá sugestões de melhorias).

De acordo com o livro “Administração: Teoria e prática no contexto brasileiro” podemos definir a palavra organização como sendo a função da administração que é responsável pela distribuição de tarefas e recursos pelos membros da empresa, onde determinará quem tem autoridade sobre quem, e quando e onde deverão ser tomadas as decisões. Enfim, organização é a etapa do processo de administração que agrupa e estrutura os recursos organizacionais e estabelece meios de comunicação e coordenação entre seus membros, de modo que permita o alcance de objetivos previamente estabelecidos, de forma eficiente.

O processo da organização

Assim como todas as outras funções da administração, organizar é um processo de tomar decisões. Desta forma, organizar é o processo de dividir, integrar e coordenar as atividades e os recursos organizacionais de modo a atingir metas definidas. O resultado final desta fase de organização é o desenho da estrutura organizacional.

Um dos pressupostos básicos para a existência de uma organização é a divisão do trabalho, que por sua vez, fornece a sinergia na cooperação eficiente entre os membros de uma instituição, de modo a buscar objetivos mais ambiciosos dentre aqueles possíveis de serem alcançados pela ação individual. Entretanto, a divisão do trabalho nas organizações atende a critérios racionais e não ao acaso. Ela se manifesta na especialização vertical e horizontal das tarefas, que deverão estar sob responsabilidade de um trabalhador, de acordo com uma hierarquia e na consequente distribuição de autoridades e responsabilidades ao longo da cadeia de comando.

A integração é um resultado direto da divisão de trabalho e refere-se ao conjunto de tarefas agrupadas e associadas, atividades e recursos organizacionais em unidades de trabalho, com a finalidade de permitir melhor coordenação.

A função coordenação está ligada à utilização de meios plausíveis que buscam a colaboração entre os vários departamentos, com o intuito de alcançar metas globais da organização. Existem diversas maneiras de se alcançar uma coordenação eficaz. Primeiramente, as próprias funções e técnicas administrativas servem para tal fim. Depois, a supervisão hierárquica, as regras e procedimentos internos, os planos e os objetivos organizacionais auxiliam nesta coordenação. Por fim, a comunicação e os sistemas de informação apoiam todo este processo.

Estrutura Organizacional

A estrutura organizacional está ligada ao modo como as tarefas de uma organização são ordenadas com o intuito de se alcançar objetivos previamente estabelecidos. Essa estrutura especifica as tarefas a serem desempenhadas, as relações entre as mesmas, e os procedimentos organizacionais irão possibilitar aos seus membros, uma ação coordenada e integrada.

Dentre as funções básicas da estrutura organizacional, podemos citar:

- Possibilita aos membros de uma organização que executem uma variedade de tarefas, mas que esteja de acordo com os critérios de divisão do trabalho, este por sua vez, responsável pela definição da especialização, da padronização e da departamentalização de tarefas e funções;

- Proporcionar aos funcionários organizacionais a possibilidade de coordenar as atividades através de fatores integradores como a supervisão hierárquica, regras e procedimentos formais, treinamento e socialização;

- Definir as fronteiras da organização e suas relações com o ambiente interno e externo, como por exemplo, a interação com outras organizações.

Podemos concluir que, as estruturas organizacionais tentam basicamente minimizar ou controlar os efeitos das variantes individuais sobre a organização, bem como minimizar as consequências indesejáveis da divisão do trabalho.

Organograma

Pelo fato dos elementos existentes em uma organização serem altamente complexos, há dificuldade em transmiti-los aos seus membros internos e ao seu público externo. Desta forma, os administradores utilizam de uma representação gráfica, denominada organograma, para facilitar o entendimento dos processos em uma instituição.

Os retângulos presentes nesta estrutura visual designam a hierarquia da organização. As linhas que ligam os retângulos referem-se ao modo como é distribuída a amplitude de controle, ou seja, a distribuição de autoridade que ficará responsável por delimitar quem será subordinado a quem.

Apesar de o organograma facilitar o entendimento de muitos aspectos de uma organização, o problema está em que o mesmo não representa totalmente a estrutura organizacional desta instituição. Além disso, como as empresas se encontram em um ambiente de constante de mudança, onde os fatores condicionantes como a tecnologia, a concorrência, irão interferir na gestão administrativa, acabando nos deparando muitas vezes com uma estrutura que não representa a realidade da empresa.

A organização e os níveis organizacionais

A estrutura organizacional de uma empresa é dividida em três níveis: estratégico, tático e operacional.

Estratégico: o nível estratégico compreende os administradores de topo, responsáveis pelas principais decisões tomadas pela organização.

Tático: no nível tático estão os gerentes que são responsáveis por uma área funcional específica da empresa. Interagem diretamente com os níveis estratégico e operacional.

Operacional: nesse nível atuam os supervisores de 1ª linha, responsáveis por uma operação ou tarefa e orientando a execução dessas atividades.

Elementos do processo de organização

Os conceitos básicos do processo de organização foram elaborados inicialmente no século XX, por autores como Fayol e Weber. O que não era de se esperar é que, apesar do ambiente mutável no qual estamos inseridos, muitos desses conceitos ainda são utilizados nos dias de hoje, e dentre os principais podemos destacar:

- O processo de definir o grau desejável de especialização do trabalho, com a finalidade de adquirir resultados positivos na eficiência, ou seja, fazer direito aquilo que se propôs a fazer.

- Definição da cadeia de comando, que será responsável pela