GERENCIAMENTO DE PROJETOS: A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO INTERNA

1. INTRODUÇÃO

No ambiente de mercado competitivo de hoje, as empresas tem várias maneiras de construir uma vantagem sobre os outros. Algum benefício a partir da singularidade de seus produtos, outros então se concentrar em serviços associados ao produto. Uma opção é construir eficaz estrutura organizacional (CHIAVENATO, 2014).

Percebe-se, atualmente, uma acentuada concorrência empresarial decorrente das transformações sociais, econômicas e culturais ocorridas nos últimos anos, como a globalização econômica, as redefinições geopolíticas e o rápido avanço científico e tecnológico. Diante desse cenário, altamente competitivo, alguns fatores críticos para sobrevivência do negócio, alcance e manutenção do sucesso empresarial veem se destacando, tais como a capacidade e agilidade de adaptação, eficiência, lucratividade, responsabilidade socioambiental e inovação entre outros (CHIAVENATO, 2014).

Para fazer frente às exigências destes fatores, os administradores buscam identificar a estratégia ideal, de forma a melhorar suas vantagens competitivas. Um das estratégias que estão se fortalecendo cada vez mais é a gestão de projetos.

A abordagem de gerenciamento de projetos, é para permitir uma melhoria nos recursos utilizados para se alcançar os objetivos estabelecidos pela organização que está obtendo progresso entre seus setores (VALLE et al, 2014).

A introdução de gerenciamento de projetos nas empresas, faz com que elas ganham uma vantagem competitiva não somente em custos, mas sim para uma eficiente alocação dos recursos, e também aumentar a confiança na conclusão atempada de contratos através de precisos planejamentos e suas diversas atividades. E isso pode resultar em depoimentos de clientes positivos (VARGAS, 2017).

A essência da implementação do projeto é trabalhar em equipe. Para tal equipe trabalhar corretamente, ela deve garantir o fornecimento constante de informações relevantes para cada membro. Isto serve para o sistema de comunicação corporativa, e esta configurada corretamente, é essencial para cada componente da equipe. Determina técnicas da atmosfera e do ambiente de trabalho, adequadamente dominada auxilia os gestores na liderança e coordenação (CHAVES et al, 2014).

Em 1987, o Project Management Institute (PMI), criado para atuar como um fórum de discussões e de troca de experiências em gestão de projetos, publicou o PMBOK Guide (Project Management Body of Knowledge Guide) – Guia do Conjunto de Conhecimentos do Gerenciamento de Projetos, com uma definição bem clara de sua metodologia:

Projeto é um empreendimento temporário realizado de forma progressiva para criar um produto ou serviço único. Por serem temporários, os projetos têm, obrigatoriamente, início e término definidos, diferenciando-se de operações contínuas (PMI, 2008, p. 73).

Segundo Chaves et al (2014), o processo de comunicação e seus elementos foram citados pela primeira vez por Aristóteles, num modelo que continha três elementos, a pessoa que fala, a pessoa que escuta e o que esta pessoa tentou dizer. Esta continua sendo a base para os modelos hoje utilizados, sempre constituídos pelos três elementos principais, o emissor, o receptor e a mensagem.

Neste contexto, o aumento da competitividade entre as empresas torna a excelência em gestão de projetos uma arma necessária para atrair novos negócios e manter clientes (KERZNER, 2016) e, a comunicação passa a ter um papel de vital importância para o sucesso de um projeto, quando aplicada de maneira eficaz, clara e oportuna.

A comunicação interna desempenha um papel vital em uma organização baseada em projeto, principalmente entre departamentos. A equipe de projeto foi reunida por um certo período de tempo para implementar um projeto. Isto requer excelentes capacidades de cooperação e de comunicação dos membros para ter sucesso. Este estudo tem como objetivo principal, analisar a comunicação em gestão de projeto de uma implantação em uma central de distribuição de logística, dos setores de aquisição de equipamentos logístico até a localização do CD. Como já foi verificado que a comunicação entre os setores, fornecedores e terceiros, tinham falhas, e que as ferramentas utilizadas para se comunicar não eram suficientes e nem eficientes, investigou-se como começou as boas práticas que foram adotadas na empresa através do gerenciamento de comunicação, e como estas práticas estão mitigando tais falhas.

A parte empírica enfoca a comunicação interna no projeto da organização A, apresentando uma melhor compreensão do estado atual da comunicação interna na empresa entre os departamentos responsáveis do projeto e suas principais partes interessadas internas. O estudo pretende encontrar uma resposta da pergunta: "O que é uma comunicação interna eficaz do projeto?" E visa dar conhecimento e conscientização da empresa em questão, dos desafios que as equipes de projeto estão enfrentando em suas comunicações diárias de projetos internos. Os resultados do estudo são utilizados para um modelo interno de comunicação do projeto para que os departamentos possam obter melhores intervenientes internos.

O trabalho prossegue na seguinte maneira, o primeiro capítulo apresenta o fundo de pesquisa, na introdução. O segundo capítulo inclui uma revisão de literatura apresentando o que é projeto. O capítulo três apresenta o que é gerenciamento de projetos, o capítulo quatro apresenta a gestão da comunicação em projetos, o capítulo cinco apresenta a metodologia utilizada para o estudo de caso. O capítulo seis discute os achados e pretende melhorar as comunicações internas do projeto no estudo de caso, finalizando com as considerações finais.

2. REVISÃO DA LITERATURA

2.1 Projeto

Conforme Dinsmore (2014), as definições podem não ser suficientes para se distinguirem projetos de outros empreendimentos e destacam algumas características exclusivas dos projetos:

1. Projetos são empreendimentos exclusivos que resultam em uma entrega “singular”, mesmo em projetos de “rotina” como a construção de uma casa, variáveis como o terreno, a cidade, suas leis de zoneamento, mercado de trabalho e serviços públicos sofrerão variações de uma construção para outra, tornando único esse projeto de construção.

2. Projetos são compostos