Gestão de Processos Financeiros para Controle Interno e Redução de Custo

MBA em Gestão Financeira e Controladoria Senac Minas

Aline Ferreira Santos Chagas

1. Introdução

Gestão de processos financeiros para controle interno e redução de custos

Costumamos parar com várias dúvidas no decorrer de nossa vida, são diversos os pontos a se pensar. Quando criança encontramos uma infinidade de caminhos a seguir mais as escolhas críticas que precisam ser feitas só aparecem mais pra frente quando deixamos de ter que escolher o que vestir e/ ou qual desenho assistir e nos vemos com a seguinte questão: “O que você vai ser quando crescer?” Alguns respondem, com uma segurança inquestionável, “Quero ser jogador de futebol” ou “Quero ser piloto”. A família fica radiante com a firmeza e os sonhos dessas crianças. Porém, crescemos e somos apresentados a diversas possibilidades. Garantir que aquela escolha dada lá na infância prevalecerá, na maioria das vezes, é um desejo irreal.

Administradora por paixão, Lívia sempre teve afinidade como os números. Desde sua época de escola planejava exercer uma profissão que tivesse a matemática como base. Detalhista, impaciente de respostas exatas e soluções precisas ela buscava para si algo que suprisse sua afinidade e ainda lhe desse prazer ao trabalhar. E assim fez. Se formou em Administração de empresas em 2012 e desde então ingressou na área e nos desafios diários da profissão focando sempre na área financeira.

O maior desafio de Lívia veio quando em Julho de 2017 ela foi contratada por uma empresa de Geotécnica situada em Belo Horizonte que estava há apenas 5 anos no mercado, mais já alcançava um crescimento expressivo.

A empresa GEOSOE LTDA foi fundada em 2012 visando a aproveitar a experiência em Geotécnica de seus dois sócios fundadores, Fonseca e Dourado, acumulada em mais de 35 anos como executivos da Terra&solo aliada a iniciativa do jovem sócio Maia, diretor da Construtora Maia, há anos oferecia serviços em impermeabilização e recuperação estrutural.  

No início sua contratação, Lívia teria apenas que receber e lançar as notas fiscais de compras no sistema próprio da Empresa. Devido ao grande volume de notas, o funcionário que já trabalhava nesse setor enfrentava uma certa dificuldade para realizar os procedimentos adequados de entrada de notas fiscais, atendendo os critérios necessárias de prazo para que no fechamento de cada mês seu gerente Nailig conseguisse apurar os custos de produção x consumo e com isso aplicar medidas preventivas e corretivas para o crescimento inesperado e rápido que a empresa enfrentava.

Em poucos dias, Lívia percebeu que o enigma do setor não era o volume de documentos, mais a cultura criada pelos engenheiros da empresa e também pelos diretores de acumular pedidos de compras e adiar o envio das notas fiscais depois que recebidas, sem contar as diversas notas fiscais que eram perdidas, esquecidas o que gerava uma sobrecarga de lançamentos próximos ao fim do mês e muita das vezes atrasos e protestos nos pagamentos.  

Lívia tinha uma batalha pela frente, para conseguir dar suporte ao processo decisório a empresa e solucionar os problemas de controle de custos precisaria estruturar adequadamente o sistema de informações gerenciais, entendendo que se este fosse bem conduzido, poderia contribuir para a eficácia gerencial onde os gestores terão mais informações para a tomada de decisão e, portanto, menor risco de erro. Com isso, ela se propôs a criar ações e mecanismos capazes de mensurar o resultado de cada área pela sua gestão. No caso dela, por cada frente responsável já que se tratava de obras civis cada qual gerenciada por um engenheiro e um auxiliar administrativo. Neste controle cada área seria vista como um empreendimento, tendo seu planejamento e controle financeiro, assim como relatórios, possibilitando avaliar adequadamente o desempenho dos gestores e o atendimento dos prazos.