O Gerenciamento de Escopo

1. Gerenciamento de Escopo

1. Project Charter

Project Charter é o documento legal que reconhece a existência de um projeto. Serve como linha de base para o plano de escopo e deve conter informações como o orçamento inicial do projeto, cronograma básico, nome do gerente do projeto, suas responsabilidades, entre outros.

Sendo assim, este documento tem por finalidade o desenvolvimento de um casamento, desde a cerimônia até a lua de mel, levando em contas os custos e o aproveitamento máximo dos noivos e convidados.

1. Planejamento do Escopo

É o documento que formaliza o escopo do projeto, servindo de base para as futuras decisões. E pode ser alterada conforme necessidade. Contém geralmente o objetivo do projeto, juntamente com as restrições, premissas, entre outras.

O título do projeto pode ser embasado como Casamento Paula e Enéas com a data de início do planejamento dia 03/03/2015. O tempo para a preparação do projeto mais a realização do mesmo, será em um período de 9 meses e 10 dias. Com um custo total estimado R$ 50.000,00. Juntamente com isso a descrição do projeto é onde terá a cerimônia religiosa com efeito civil, a festa de casamento para 250 pessoas com recepção para os convidados em um salão de festas e viagem de lua de mel para os noivos. Considerando que a festa será realizada no dia 19/11/2016.

O objetivo do projeto é de realizar um casamento de sucesso oficializando a união do casal, promovendo assim a maior satisfação, de modo que aproveitem ao máximo o seu dia e uma viagem de ótima qualidade.

As premissas que se encontram no projeto é que a duração da cerimônia religiosa não deve passar de pelo menos 01 (uma) hora e 30 (trinta) minutos. Outra premissa seria os valores dos buffets ou do local de realização da festa, o orçamento da viagem.

As restrições encontradas foram que o custo total do casamento não ultrapasse o valor estipulado, pode ocorrer como restrição também a desistência dos noivos, o não cumprimento dos prazos ou atraso na entrega das mercadorias, podendo ser os convites, entrega das lembrancinhas, parte da decoração.

Há alguns requisitos também onde, no salão de festas deverá ter uma sala privativa para os noivos, para que os mesmos possam descansar ou trocar de roupa. Deverá ter também de preferência um gerador próprio e ar condicionado. 

O escopo do projeto tem como base, como dito anteriormente, a cerimônia religiosa com efeito civil, na Igreja Matriz de São José dos Campos, onde a decoração da mesma será feita por escolha dos noivos e também a fica a critério dos noivos os músicos que irão tocar na cerimônia. A festa será no Palmeiras Hall, também localizado em São José dos Campos. Na contratação do local da festa                                                                                                      estará incluso a decoração, DJ, o Buffet e o telão, que será em um período total de 04 (quatro) horas. A lua de mel será com um pacote de 05 (cinco) dias, incluindo, o passaporte e visto as passagens aéreas, hospedagem e alimentação completa com destino a Santorini na Grécia.

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Figura 01 – Santorini, Grécia

Com tudo também possuímos, os interessados, também chamados de stakeholders, que são os noivos, os convidados, os funcionários do buffet e as lojas em geral.

1. Gerenciamento do Escopo

O gerenciamento de escopo é a quantidade de trabalho que precisa ser desenvolvido para garantir a entrega de um determinado projeto dentro de todas as suas especificações e funções.

No Gerenciamento de Escopo há a Estrutura Analítica do Projeto – EAP – que possui os elementos de trabalho do projeto que possui os dados para a organização e definição do projeto.

No projeto do casamento da Paula e Enéas a estrutura analítica está da seguinte maneira:

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[pic 47]Figura 02 – Estrutura Analítica do Projeto[pic 48]

*Confirmação dos Convidados, em relação à cerimônia e a festa.

1. Gerenciamento de Riscos

A realização de qualquer evento está sujeita a riscos. Com o casamento não é diferente. E para minimizá-los, ou eliminá-los é essencial que a gestão de riscos faça parte da organização diária do casamento.

O Gerenciamento de Riscos é empregado continuamente em cada área da gestão de projetos. Em qualquer uma delas os riscos devem ser identificados, antecipados e seu tratamento deve estar totalmente integrado ao planejamento do projeto. Riscos planejados, bem analisados, ou calculados, podem acarretar em desvios significativos no tempo, custo ou no escopo do projeto.

A área de Gerenciamento de Riscos está planejada em 4 (quatro) fases, que são elas:

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Figura 11 – Fases de Riscos de um Projeto

1. Identificação: é a determinação dos riscos que podem afetar o projeto. Todo problema identificado com antecedência tem 90% de chance de não acontecer. Aqui faremos a listagem dos problemas que podem haver no casamento;
2. Análise: é a determinação da probabilidade de ocorrência dos riscos e o grau de impacto no projeto. Analisaremos numericamente a probabilidade de ocorrência e seu grau de impacto;
3. Planejamento: desenvolve opções e determina ações para aquilo que poderá ser feito. Existem algumas opções para o planejamento dos riscos que são: aceitar os riscos, assumindo as responsabilidades, reduzir ou mitigar o risco, ou seja, minimizando a probabilidade ou seu impacto, acompanhar e monitorar suas condições e por último evitar ou eliminar os riscos em termos de probabilidades ou impacto;
4. Controle: fase de acompanhamento dos riscos que foram identificados, assegurando que os riscos se mantenham dentro dos limites aceitos pelo projeto. E como todo projeto, seus limites de riscos devem ser os menores possíveis. Os riscos com alta probabilidade de ocorrência e alto impacto deverão ter uma atenção maior, com ações mitigatórias bem definidas e eficazes.

A partir de cada risco identificado foi criado um planejamento dos riscos, ou seja, um plano de ações descrevendo uma estratégia de mitigação.

RISCOS	DETALHAMENTO DOS RISCOS	PROBABILIDADE	IMPACTO	PLANO DE AÇÃO - MITIGAÇÃO
Cronograma inadequado	Um cronograma mal elaborado, sem acesso a mudanças	Alta	Alto 0,4	Melhor análise do cronograma no início do projeto
Custo Estimado	Custo estimado de forma errado, com problemas na fase de execução	Alta	Alto 0,4	Elaboração de um plano consistente
Problemas com fornecedores	Não cumprimento do contrato	Alta	Alto 0,4	Opção de mais de um fornecedor
Meteorológicos	Chuva durante o casamento	Baixa	Média 0,2	Consultar a previsão meteorológica
Atraso dos Noivos	Atraso dos noivos para a cerimônia	Média	Alto 0,4	Aumento do tempo de reserva da igreja
Alteração constante no escopo	Requisitos alterados ou acrescentados no decorrer do projeto	Baixa	Médio 0,2	Melhor definição no escopo inicial
Saúde	Noivos e/ou convidados passarem mal na cerimônia e/ou festa	Baixa	Alto 0,4	Contratação de equipe médica para o evento
Problemas com Trânsito	Trânsito intenso no percurso para a igreja e para a festa	Média	Alto 0,4	Escolher um caminho mais próximo ou aquele que possua menos trânsito
Falta de Energia Elétrica	Falta de energia elétrica na região ou no local da festa	Baixa	Alto 0,4	Aluguel de um gerador
Desistência do Padrinho ou Madrinha próximo ou no dia do casamento	Impossibilidade de participar do evento devido a qualquer problema eventual	Baixa	Médio 0,2	Escolher pelo menos um padrinho e uma madrinha a mais

Figura 12 – Plano de Ações dos Riscos