O Processo de Arquivamento no Setor de Licitação: um Estudo na Prefeitura da Lagoa dos Gatos-PE

O Processo de Arquivamento no Setor de Licitação: um Estudo na Prefeitura da Lagoa dos Gatos-PE

The Archiving Process in Bidding Sector: a Study in the Lagoa dos Gatos-PE Prefecture

Maria Adeilda da Silva

RESUMO

O objetivo geral desse estudo de caso foi identificar as principais dificuldades da gestão de arquivo no Setor de Licitação da Prefeitura Municipal da Lagoa dos Gatos e a utilização da Gestão Eletrônica de Documentos como auxílio na forma de gerenciamento. Para tanto, a pesquisa se caracterizou como um estudo de caso, de cunho qualitativo, com base em pesquisas bibliográfica, documental e aplicação de entrevistas. Os resultados apontam que existem inúmeros fatores que dificultam a gestão documental, como a baixa qualidade de técnica dos funcionários, a falta de uma estrutura física adequada e principalmente a necessidade de formulação e implantação de políticas estratégicas para modernização dos métodos de arquivamento. Foi identificado, também, que alguns setores da Prefeitura já se beneficiam de políticas modernas, tanto na execução de suas atividades quanto na sua forma de arquivamento, podendo ser expandido para os demais setores. Portanto, é pertinente que a administração pública busque métodos mais avançados para se trabalhar e cumprir os objetivos e metas da instituição.

Palavras-chave: Licitações; Arquivamento; Gestão Eletrônica de Documentos (GED); Administração Pública.

ABSTRACT

The overall objective of this case study was to identify the main difficulties of archive management in the bidding Sector of the Municipality of Lagoa dos Gatos and the use of Electronic Document Management as aid in the form of management. Therefore, the research is characterized as a case study, of qualitative nature, based on literature research, document and application interviews. The results show that there are numerous factors that make it difficult to document management, such as low quality of technical staff, lack of adequate physical structure and especially the need to formulate and implement strategic policies for modernization of archiving methods. It was identified, too, that some sectors of the town hall already benefit from modern politics, both in the execution of their activities and in their way of filing and may be expanded to other sectors. Therefore, it is pertinent that the government seek more advanced methods to work and fulfill the objectives and goals of the institution.

Key-words: Bids; Archiving; Electronic Document Management (EDM); Public Administration.

1. INTRODUÇÃO

O mundo está constantemente sofrendo mudanças, e as organizações, tanto públicas quanto privadas, como também os cidadãos estão produzindo documentos, especialmente em formato digital, como planilhas, imagens, textos, entre outros, gerando a necessidade de uma gestão de arquivo para preservar os registros das atividades de instituições e governos. Um dos setores da administração pública que pode ser beneficiado com uma boa gestão de arquivo, em especial pela Gestão Eletrônica de Documentos (GED), é o setor de licitação da Prefeitura Municipal de Lagoa dos Gatos, localizada no estado de Pernambuco.

Lagoa dos Gatos foi reconhecida oficialmente como Povoação em 1 de janeiro de 1832. Em 12 de abril de 1839, foi elevada à categoria de Vila e considerada como o 8º Distrito Administrativo do município de Bonito. Já, em 20 de maio de 1867 passou a pertencer ao município de Caruaru, e em 24 de maio de 1873 foi anexada a cidade de Panelas. Só veio a ser cidade e sede de município, com a denominação de Frei Caneca, pela Lei Estadual nº. 1931, de 11 de setembro de 1928. Restabeleceu o seu primitivo e tradicional topônimo de Lagoa dos Gatos pelo Decreto nº. 235, de 9 de dezembro de 1938. Administrativamente, o município é formado pelos distritos: Sede, Entroncamento, Igarapeassu e Lagoa do Souza (PREFEITURA DA LAGOA DOS GATOS, 2015). Em 2010, sua população era composta por 15.615 habitantes, existindo uma estimativa de 16.131 para 2014 (IBGE, 2014).

O setor de licitação é responsável pela legalização dos contratos administrativos do município, dentro da secretaria de administração. Esse setor é quem planeja, organiza e executa o processo de licitação. Toda vez que a administração pública necessita adquirir algum bem ou serviço, é obrigada a realizá-lo por meio desse processo, e que só pode ser deixado de usá-lo em casos específicos que a Constituição prevê no art. 37, inc. XXI, que são: a Licitação Dispensada e Licitação Inexigível (BRASIL, 2012).

Dessa forma, todos os órgãos da Administração Pública são obrigados a licitar. A Lei Federal nº 8.666, de 21 de junho de 1993, regulamenta o art. 37, inciso XXI, da Constituição Federal, institui normas para licitações e contratos da Administração Pública e dá outras providências. Através dessa, assegurando o cumprimento dos princípios jurídicos: legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculação ao instrumento convocatório e julgamento objetivo (BRASIL, 1993).

No processo licitatório, a publicidade objetiva a divulgação amplamente, possibilitando o conhecimento de suas regras a um maior número de pessoas. No decorrer do ano uma prefeitura, realiza inúmeras licitações, processos esses que contém uma grande quantidade de papeis, informações necessárias para a administração pública, porém alguns desses documentos só entraram no arquivo morto após dez anos e outros demoram até mais tempo, existindo assim, no arquivo da organização, uma quantidade considerável de papeis.

O arquivo público, na maioria dos casos, é sinônimo de depósito de papeis velhos e amarelados, isso devido à grande quantidade de material armazenado nesses ambientes. O que poucos sabem é que na verdade são nesses “depósitos” que é guardado os documentos que registram as atividades e processos do presente e também do passado.

Bacellar (2012) afirma que o arquivo público deve “estabelecer condições que garantam que papeis de guarda permanente sejam efetivamente destinados para a posteridade, não sendo destruídos pela incúria humana ou pela fauna devoradora de papeis”. Então, é de incumbência dos arquivos públicos e da administração, estabelecer normas de preservação e conservação de documentos por meio da implantação de políticas públicas e da criação de instrumentos de gestão.