Os Textos Administrativos

Introdução

No contexto do DIREITO, desde a sua concepção, tem existido a necessidade de documentos formais, capazes de espelhar a vontade da lei, instituição, ou até mesmo de uma pessoa singular a uma instituição.

Deste modo, partindo deste principio, tem sido frequente o uso de documentos designados textos administrativos, que tem como função informar de forma objectiva aquilo que deve ser cumprido, ou até, um pedido a ser feito, com base em regras de escrita pré-estabelecidas numa determinada sociedade. Estes textos por sua vez têm variados modelos, e cada modelo tem a sua finalidade. Os textos administrativos asseguram e espelham o funcionamento de instituições e devem ser escritos com clareza e objectividade.

Por outro lado, os textos administrativos têm sido destinados em grande maioria dos casos, à transmissão de informações entre importantes setores empresariais, diante de um clima e ambiente formais. E por isso, esse texto deve ser composto por uma linguagem altamente formal, além de apresentar uma grande clareza, objetividade, ficando claro o tema que irá abordar bem como direcionamento de ideias no momento de sua escrita.

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Definição e desenvolvimento

'O texto administrativo é um texto formal, que deve ser escrito com correcção gramatical, com clareza e objectividade, sem recurso a expressões de significado ambíguo e, de uma forma geral, sem mais palavras do que as estritamente necessárias.

São textos de comunicação entre instituições e utilizam-se no mundo do trabalho, visando essencialmente uma comunicação objectiva, directa e simples, ao contrário dos textos literários que procuram criar efeitos de beleza e emoção.

Os textos administrativos, são também textos formais, que devem ser escritos com clareza e objectividade, não podendo usar a ambiguidade e deve-se utilizar somente as palavras necessárias, visando informar, convocar, solicitar, etc.

Os textos administrativos asseguram e espelham o funcionamento de instituições e devem ser escritos com clareza e objectividade.

Linguagem a usar

Alguns aspectos devem ser tomados em conta quando falamos em textos administrativos, e o mais importante é a linguagem, pois esta deve ser adequada ao receptor, pois se as palavras usadas não forem compreendidas, não haverá comunicação.

De forma resumida a linguagem usada nos textos administrativos devem conter:

* Ter um objetivo predeterminado e específico.

* Evitar o jargão técnico. * Ter no receptor a parte mais importante.

* Preocupar-se com brevidade.

* Ser exato e preciso.

* Utilizar palavras claras e objetivas.

* Utilizar pontuação racional (a emotiva inclui: reticências e exclamação).

Técnicas para elaborar textos administrativos

A primeira providência é conhecer bem o assunto sobre o qual vai escrever. Em seguida, prepara-se um plano de ideias (esquema), pois será útil não só quando despertá-las, mas também quanto à precisão e qualidade do relatório. Antes de redigi-lo, o autor deverá responder a estas perguntas:

1. O quê?

2. Por quê?

3. Quem?

4. Onde?

5. Como?

6. Quanto?

7. E daí?

Tipos de Textos Administrativos

Segundo vários autores, existem vários são os tipos de textos administrativos, e dentre eles destacam-se alguns dos mais importantes e usados como:

1- Boletins informativos

Os boletins de notícias são publicações periodicamente distribuídas com informações sobre o órgão administrativo em questão.

Esses boletins podem incluir detalhes sobre o pagamento dos trabalhadores, sobre os benefícios que eles recebem ou sobre o gerenciamento da empresa, entre outros.

2- Memorandos

Os memorandos, também chamados memorando ou memorandos, são notas curtas que permitem estabelecer um sistema de mensagens entre os diferentes departamentos de uma empresa.

O termo "memorando" vem do latim memorando, que significa "que deve ser lembrado". Nesse sentido, a informação contida em um memorando é escrita "para ser lembrada".

Pode conter instruções a serem executadas, lembretes de reuniões a serem realizadas, resumos dos pontos mais importantes de uma conferência, entre outros.

3- Cartas de pagamento

Ao contrário dos boletins e memorandos, as cartas de pagamento são documentos com peso legal, portanto a redação deve ser feita com com um tipo de realce, para que sejam facilmente legíveis.

4- Letras de cobrança

As cartas de cobrança também são documentos legais e destinam-se a informar que será cobrada uma taxa, que um valor já foi cobrado ou que um cliente deve fazer um pagamento.

As cartas de cobrança que pretendem informar que uma quantia já foi coletada são semelhantes às faturas. Exemplos disso são contas de eletricidade e gás ou vales para transferências bancárias, entre outros.

Por outro lado, cartas de cobrança para incitar o cliente a pagar são emitidas quando uma empresa já fez uma advertência verbal (geralmente por telefone) e, no entanto, não recebeu nenhuma resposta do cliente, procedendo assim por escrito.