PLANEJAMENTO SOB A ÓTICA DO GERENCIAMENTO DE TEMPO EM PROJETOS

Trabalho de Conclusão de Curso apresentado ao curso MBA em Gerenciamento de Projetos, de Pós-Graduação lato sensu, Nível de Especialização, da FGV/IDE como pré-requisito para a obtenção do título de Especialista.

A área de gerenciamento de projetos tem atualmente dez áreas de conhecimento, as quais, segundo o Guia PMBOK, (PMI, 2013) são: integração, escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos, comunicação, riscos, aquisições e as parte interessadas.

Segundo o Guia PMBOK (PMI, 2013), o gerenciamento do tempo inclui os processos requeridos para assegurar a conclusão do projeto no prazo previsto.

Algumas frases populares de autores desconhecidos para refletirmos em relação ao gerenciamento do tempo:

• "O projeto chega rapidamente em 90%, depois, ele se mantém em 90% para sempre."

• "O mesmo trabalho debaixo das mesmas condições será estimado diferentemente por dez diferentes estimadores ou por um único estimador em dez vezes diferentes."

• "Leva nove meses para uma mulher gerar um bebê, mas, não se pode gerar um bebê em um mês engravidando nove mulheres."

Segundo Vargas (2016), o Gerenciamento de Tempo tem início conjuntamente à elaboração do Work Breakdown Structure (WBS), onde as atividades e entregas a serem efetuadas recebem períodos de duração (prazos estimados).

A gerência do tempo de projeto e a gerência do custo do projeto são as áreas de maior exigência dentro de um projeto, pois são as mais visíveis em sua gestão (CARVALHO; AZEVEDO, 2013).

Este trabalho tem por objetivo apresentar uma abordagem para o planejamento e controle do cumprimento dos prazos dos projetos, auxiliar o conhecimento das áreas de gerenciamento de projetos e considerando a realidade na qual a organização está inserida, sua equipe e produto, para assim obter os melhores resultados possíveis. Além disso, para complementar o estudo, será realizada uma a comparação de um projeto em que foi utilizado um bom planejamento e as boas práticas e o outro projeto no qual não foram utilizados esses conceitos.

Os grandes problemas encontrados nas empresas são: falha na criação das tarefas, assumir muitos projetos ou tarefas (dificuldade em dizer não), falta de reuniões, de planejamento e controle nos projetos, desorganização ocasionando perda de tempo, compra de materiais incorretos, falta de instruções, falta de planejamento e ajustes excessivos nas ferramentas entre outros.

No entanto, planejar o gerenciamento do cronograma, definir as atividades, sequenciar as atividades, estimar os recursos e desenvolver o cronograma são processos importantes para fazer valer a pena o investimento feito pelas empresas. Porém, chegamos em um momento em que todas as demandas são consideradas importantes e a necessidade de fazer um trabalho com um custo menor e que atenda todas as necessidades do cliente se mostra cada vez mais importante para se manter num mercado competitivo.

Mas para atender os clientes não podemos deixar de informar a necessidade das reuniões de alinhamento com as partes envolvidas (Stakeholders) para alinhar os custos, achar a melhor solução para os problemas e coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar os seus prazos.

Pesquisas de Benchmarking apontaram que um dos maiores problemas no gerenciamento de projetos está relacionado ao não cumprimento dos prazos estabelecidos (PMI, 2013).

Os principais temas do gerenciamento de tempo incluem os seguintes tópicos:

• Criação de ambientes que levem a efetividade.

• Definição de prioridades/atividades

• Cumprimento de atividades dessas prioridades.

• Estimar os recursos e as durações das atividades

• O processo de reduzir o tempo gasto em atividades não-prioritárias.

Este trabalho de conclusão foi dividido nos seguintes capítulos:

1- Introdução: contempla tema, delimitação, problema, objetivos e justificativa da obra.

2- Fundamentação Teórica: contempla os conceitos a serem utilizados e os processos de gerenciamento de tempo, conforme o guia PMBOK.

3- Relação da teoria com a prática: tem por objetivo a comparação entre duas empresas no qual foram utilizadas metodologias do PMBOK apresentando os problemas encontrados.

4- Analise dos resultados da pesquisa: apresentação dos resultados obtidos, a importância do bom planejamento para promover um cronograma de qualidade visualizando os custos e os riscos.

5- Conclusão: enfatizar, analisar