Pesquisa sobre os tipos de comunicação existentes em uma organização

1 INTRODUÇÃO

O presente trabalho foi elaborado com objetivo de identificar os tipos de comunicação existentes em uma Instituição Governamental que, segundo Pereira (1996), por pressões da iniciativa privada, do mercado globalizado, da necessidade de modernização, entre outros fatores, os órgãos governamentais vêm investindo na adoção de instrumentos de gestão oriundos da iniciativa privada para qualificar a gestão e a prestação de serviços. Esta adesão pretende aperfeiçoar processos, melhorar o atendimento ao público e consequentemente a imagem do órgão perante a sociedade.

Portanto, para o desenvolvimento desse trabalho escolhemos como objeto de pesquisa a Defensoria Pública do Estado do Espírito Santo, que desde a criação do seu Planejamento Estratégico, em 2011, vem se estruturando administrativamente. No teor dessa dissertação abordaremos o desenvolvimento, no âmbito da Defensoria Pública, a comunicação administrativa, institucional e mercadológica.

2 COMUNICAÇÃO ADMINISTRATIVA

A comunicação administrativa trata da fluência dos processos e procedimentos incluindo as rotinas, normas e regulamentos da empresa, que devem estar documentadas e ser de amplo conhecimento de todo o corpo funcional da organização. É ela que garante os aspectos documentais institucionalizados na empresa.

2.1 ATOS ADMINISTRATIVOS

No âmbito da Defensoria Pública, como nos demais órgãos públicos, a comunicação administrativa deve seguir os preceitos do manual de redação da Presidência da República, onde tal comunicação é denominada como ato administrativo, e existem alguns aspectos a serem observados, pois a redação oficial deve ser caracterizada pela impessoalidade, uso padrão culto de linguagem, clareza, concisão, formalidade e uniformidade, conforme ANEXO A.

Fundamentalmente esses atributos decorrem da Constituição, que dispõe, no artigo 37: "A administração pública direta, indireta ou fundacional, de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios obedecerá aos princípios de legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência (...)". Sendo a publicidade e a impessoalidade princípios fundamentais de toda administração pública, claro está que devem igualmente nortear a elaboração dos atos e comunicações oficiais.

Não se concebe que um ato normativo de qualquer natureza seja redigido de forma obscura, que dificulte ou impossibilite sua compreensão. A transparência do sentido dos atos normativos, bem como sua inteligibilidade, são requisitos do próprio Estado de Direito: é inaceitável que um texto legal não seja entendido pelos cidadãos. A publicidade implica, pois, necessariamente, clareza e concisão.

Esses mesmos princípios (impessoalidade, clareza, uniformidade, concisão e uso de linguagem formal) aplicam-se às comunicações oficiais: elas devem sempre permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoais e uniformes, o que exige o uso de certo nível de linguagem.

Nesse quadro, fica claro também que as comunicações oficiais são necessariamente uniformes, pois há sempre um único comunicador (o Serviço Público) e o receptor dessas comunicações ou é o próprio Serviço Público (no caso de expedientes dirigidos por um órgão a outro) – ou o conjunto dos cidadãos ou instituições tratados de forma homogênea (o público).

Os atos administrativos são classificados como atos de correspondência, enunciativos, normativos, de ajuste e comprobatórios. A seguir especificamos cada um deles.

2.1.1 Atos de Correspondência

Os atos administrativos usados na Defensoria são circular, memorando e/ou CI e ofício.

a) circular – Correspondência oficial de igual teor, expedida pelo Defensor Público Geral e pelos coordenadores de matéria, a vários destinatários.

b) memorando – Na Defensoria o memorando é utilizado como comunicação interna, entre as chefias, de todos os setores da administração.

c) ofício – Meio de comunicação externa usada por todos os setores da Defensoria.

2.1.2 Atos Enunciativos

Despacho – Nota escrita pela qual a autoridade dá solução a um pedido. O despacho pode ser interlocutório ou decisório. O despacho interlocutório é breve e baseado em informações ou parecer, e consta do corpo do processo. Pode ser em manuscrito e assinado pela autoridade competente, podendo, contudo, ser assinado e elaborado e assinado por outros servidores desde que lhes seja delegada competência. Nesse caso, inicia-se pela expressão: “De ordem”. Já o decisório defere ou indefere solicitações.

a) parecer – Manifestação do Defensor Geral sobre assuntos submetidos à sua consideração. Tais assuntos também podem ser deliberados pelo Conselho Superior da Defensoria.

b) relatório – Documento em que se relata ao Chefe da Defensoria a execução de trabalhos concernentes a determinados serviços ou a um período relativo ao exercício de cargo, função ou desempenho de atribuições. Pode-se ter cmo exemplo relatório encaminhado ao Defensor Geral referente ao número de assistidos que foram atendidos pelo disk defensoria (129), tal relatório é encaminhado ao final de cada mês ao Defensor Público Geral.

2.1.3 Atos Normativos

Atos que têm por objetivo imediato explicar leis, decretos, regulamentos, regimentos, resoluções ou deliberações. Os atos normativos utilizados pela Defensoria são portaria, resolução e edital e tem como finalidade instruir os defensores e servidores quanto ao funcionamento da instituição.

a) portaria - Ato pelo qual o Defensor Geral, Subdefensor, Corregedor e Coordenador de Recursos Humanos expedem determinações gerais ou especiais a seus subordinados. Podemos citar como exemplo as portarias expedidas pelo Defensor Público Geral, referente à designação de outros defensores para atuarem em determinadas comarcas ou em determinados processos no plenário do júri. As normas e procedimentos internos, desde a criação e funcionamento dos núcleos especializados até os dias de funcionamento da instituição, devido a feriados, também são regulamentados através de portarias.