Projeto Integrador Serviços Logísticos

[pic 1]	PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO	ETAPA  1
MANUAL DE SOLUÇÕES PARA SERVIÇOS LOGÍSTICOS Recebimento e Conferência: procedimento que visa garantir que os produtos ou materiais adquiridos e entregues no estoque ou armazém estejam de acordo com o solicitado e desejado.	12/04/2021

1. OBJETIVO (Para que funciona?)

Para toda e cada empresa, esta etapa é de fundamental importância pois visa garantir que os produtos ou materiais adquiridos e que venham a ser entregues em seus galpões, estoques e áreas de recebimento, estejam de acordo com o que foi solicitado e desejado de acordo com as necessidades da empresa.

Durante a fase de recebimento e conferência, verifica-se também se os produtos estão nas quantidades, volumes, pesos e prazos de validade corretos, assim como as demais especificações de acordo com cada tipo de material presente na carga.

O objetivo do atendimento ao cliente é justamente esse: receber e encontrar soluções para as demandas e solicitações trazidas pelos clientes atuais e futuros da empresa. 

1. APLICAÇÃO (Quem são os envolvidos – setores e pessoas?)

Nesse tipo de procedimento há várias pessoas e setores envolvidos, os quais têm a mesma importância na tarefa de garantir que os produtos cheguem corretamente, no prazo, valores e volumes especificados. Dentre esses setores, alguns deles serão descritos a seguir para a fim de descrever suas funções e importâncias:

• Setor de Compras: setor responsável pela aquisição de materiais e mercadorias junto aos fornecedores de maneira organizada e sistematizada. Sendo assim, busca dar agilidade e viabilidade ao fornecimento de produtos e serviços ofertados pela empresa.
• Setor de Armazenagem: setor responsável por diversas funções e procedimentos dentro de uma empresa. Dentre essas funções temos a recepção, carga e descarga, arrumação e conservação de materiais em várias categorias de acordo com a natureza da empresa.
• Setor de Contabilidade: setor responsável pelo controle das movimentações financeiras da empresa quanto ao registro e apuração de impostos e taxas decorrentes das transações de compra e venda de produtos e prestações de serviços efetuados pela mesma.

Cada uma dessas áreas conta com um supervisor ou gerente, o qual é responsável por orientar os procedimentos operacionais padronizados listados neste texto. Do mesmo modo, eles devem zelar e promover soluções para os serviços logísticos com o objetivo de promover melhorias quanto à qualidade dos processos de recebimento e conferência, observando sempre a janela de horários para carga e descarga de mercadorias entre os fornecedores e a empresa.

1. DEFINIÇÕES (O que não pode faltar?/check list)

A empresa deve sempre zelar pelo bom gerenciamento dos seus processos de aquisição, recebimento e conferência de mercadorias. Esse gerenciamento requer a utilização de certos fatores fundamentais para realizar tais atividades de acordo com as descrições que serão apresentadas abaixo: 

• Pedido ou Ordem de Compra: seleção e análise dos pedidos de compra, observando e deixando claro a fonte de custeio, a quantidade, os prazos mínimos e máximos de entrega, possíveis entregas em etapas, entre outros fatores estratégicos para a negociação da compra; seleção e cotações junto aos fornecedores, determinando sempre alguns fatores como pontualidade, honestidade, reputação no mercado, qualidade dos produtos ou serviços, preços justos e facilidades na negociação; pesar preço e qualidade ao fazer o pedido de compra, após realizadas as cotações e analisar o melhor preço ofertado considerando a qualidade desejada, escolhe-se a melhor proposta, podendo assim solicitar amostras no caso de produtos novos no mercado; recebimento e destinação dos materiais, não se esquecendo de criar indicadores e estatísticas a fim de verificar se os termos da oferta e prazos foram cumpridos; aceitação e pagamento da fatura, aqui evidencia-se a importância de uma ordem de compra clara em acordança com as necessidades da empresa, fator que facilita o relacionamento da mesma com os fornecedores.
• Recebimento e Entrada de Materiais e Produtos: recepção dos veículos transportadores, verificando se todos possuem autorização prévia e estão entrando num horário que respeite a janela de entrega; interação com os responsáveis pelo descarregamento, bom relacionamento com os motoristas e descarregadores devidamente identificados e autorizados; conferir a compra na Nota Fiscal, Nota Fiscal Eletrônica (Nfe) ou DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) e/ou qualquer outro documento equivalente previamente autorizado, comparando e verificando os valores, quantidades e especificações dos produtos junto ao Pedido de Compra a fim de se certificar que está tudo de acordo ou se há divergências; conferir o prazo de entrega acordado, consultar o acordo inicial para ver se o prazo de entrega está sendo respeitado; conferir na Nota Fiscal se o número do Pedido de Compra está presente na mesma.
• Conferência dos Materiais e Produtos: conferência quantitativa, também conhecida como “contagem cega”, é onde o conferente faz uma primeira contagem para apontar as quantidades sem ter conhecimento das quantidades faturadas pelo fornecedor, após isso faz-se uma confrontação entre o recebido e o faturado, momento no qual o profissional analisa as distorções e providencia uma recontagem, caso seja necessário; conferência qualitativa, etapa realizada posteriormente onde há uma análise mais profunda e cuidadosa objetivando garantir que as especificações e qualidade dos produtos e materiais estejam de acordo com o desejado com relação às suas integridades e características.
• Regularização: controle do processo de recebimento, feito por meio de laudos inspeção técnica, levando em consideração as conferências quantitativas e qualitativas, para que se possa aceitar, recusar ou encerrar todo o processo; autorização de pagamento, após tudo analisado e verificado a congruência de todo o processo com relação a quantidade e a qualidade do que foi solicitado, a NF é encaminhada ao setor responsável pela entrada e em sequência para o financeiro, o qual fica a cargo da realização do pagamento; devolução do produto ao fornecedor, sendo feitas as conferências e encontradas divergências, passa-se a providenciar a devolução das mercadorias; reclamação ou adequação de produto recebido com ressalvas e protocolado, caso o destinatário tenha anteriormente recusado uma mercadoria descrevendo os motivos no verso da NF, faz-se necessário adequar os produtos.

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