Projetos de Gestão de Processos de Negócio

Trabalho em grupo

Disciplina PPN - Projetos de Gestão de Processos de Negócio

Objetivos

Exercitar o planejamento de um projeto de melhoria de um processo.

Enunciado

Neste trabalho utilizaremos como base o nosso segundo fórum pontuado. Nele, cada um de vocês escolheu um processo de negócio e propôs uma melhoria proposta para melhorar seu desempenho. Além disso, cada um argumentou sobre os benefícios da mudança proposta, tentando convencer a organização a investir na melhoria. Neste trabalho em grupo vamos decidir sobre a melhoria e então planejar um projeto para desenvolvê-la e em plantá-la.

Atividades

1. [15 minutos] Cada integrante do grupo deverá tentar "vender o peixe" da melhoria que propôs. Para isso, deverá fazer uma defesa rápida (máximo de três minutos por integrante) ao restante do grupo dizendo qual é o processo, qual melhoria está propondo e por que o grupo deve escolhê-la entre todas as melhorias apresentadas pelos integrantes do grupo.

2. [5 minutos] O grupo deverá eleger a melhor, em termos de benefício para o negócio e do retorno sobre investimento.

3. [10 minutos] O autor da melhoria eleita deve descrever mais detalhadamente o processo ao grupo, para que todos tenham um bom entendimento e possam pensar nas ações necessárias para desenvolver e implementar a melhoria.

4. [40 minutos] O grupo deverá, em conjunto, desenvolver uma Estrutura Analítica de Projeto que planeje as atividades para as etapas de Entendimento, Inovação, Desenvolvimento, Pessoas, Implementação e Realização de valor. O resultado deve ser uma estrutura analítica do projeto, que pode ser entregue em forma textual ou gráfica.

5. [20 minutos] O grupo deverá identificar os principais riscos para o projeto e pensar em estratégias de mitigação. Devem ser identificados pelo menos quatro riscos. Preencha a planilha de riscos (por questões de tempo, a planilha foi simplificada para este exercício).

Processo escolhido:

Locação de Salão de Festas em Condomínio

Estrutura analítica do projeto:

1. Iniciação

A empresa administradora de condomínios necessita melhorar o processo de locação de salão de festas de um determinado condomínio. Deverá juntamente com fornecedor de software ERP e com o desenvolvedor do portal web implementarem integralidade entre os softwares a fim de controlar a agenda/calendário de locações e, viabilizar a mensuração da receita gerada pelo salão.

2. Entendimento

Atualmente a reserva tem dois inputs: a) via recepcionista da administradora b) WEB: via portal do condômino, logo, nenhum dos inputs gera atualização do calendário.

O calendário não é atualizado automaticamente o que acarreta duplicidade na reserva da data/salão causando transtornos tanto para o locatário quanto para condomínio; não permite bloquear/reservar as datas impeditivas de utilização do espaço.

Mensalmente, a administradora não consegue entregar relatório da receita gerada pela locação do salão. Ocasionalmente, o condomínio tem que restituir o valor da reserva devida a falta de controle na locação/utilização do espaço.

Propomos como melhoria a automatização do processo de locação via portal.

3. Inovação

É proposto melhorias do processo de reserva a partir do desenvolvimento do portal web em concomitância com o ERP, visando a integração da gestão do calendário no ERP da administradora a fim de, bloquear as “datas impeditivas”, tornando-as indisponíveis e gerando a rotina de contas a receber.

Consolidar as regras de negócio para o condomínio, qual restringe a utilização do salão pelos condôminos inadimplentes.

Calendário: o responsável pelo controle, define/lança a data impeditiva tornando-a indisponível para locação tanto no portal quanto ERP.

No portal: a reserva do salão é realizada pelo condômino, que ao confirmar a reserva terá título a pagar gerado e poderá ser impresso no portal. Deve haver um prazo de tolerância de 48 horas para que o sistema não permita reserva antes deste prazo. Considerar prazo para pagamento e compensação do título. Na inclusão do contas a pagar o sistema atualiza o Fluxo de caixa.

Na administradora: realizar agendamento e geração dos títulos a pagar para os condôminos que não possuem acesso a aplicação WEB.

Disparar comunicado (email, SMS, outros) para a portaria informando sobre a reserva e pagamento (após liquidação do título) para a liberação das chaves/cartões de acesso.

Após compensação do título, o portal deve disponibilizar a impressão do check list com os itens do salão: (freezers, churrasqueiras, grelhas, mesas, cadeiras, ar condicionado, ventiladores) – estrutural: (portas/janelas/fechaduras) – limpeza do espaço.

No check list informar a quantidade de visitantes no local na data reservada. Associar os visitantes (nomes completos) ao cartão.

Clicar na opção de “geração de cartão” para a quantidade de pessoas informadas. Restrição: os cartões são gerados dentro da capacidade máxima de pessoas comportadas no espaço.

De posse do check list impresso, encaminhar à portaria para devida retirada dos cartões de acesso ao condomínio, cujos, serão utilizados na catraca/portão de entrada. Estes cartões só liberarão