As Fases dos Eventos Pré-evento

Fases dos Eventos

Pré-evento

Contratação da organizadora de eventos – Como o desempenho das funções da organizadora é vital para o sucesso do evento, sua contratação precisa ser cercada de muito cuidado e atenção. Logo na contratação, devem ser definidos quais os critérios de avaliação e seleção que serão adotados no processo, bem como quais serão as responsabilidades e atividades a serem desenvolvidas pela organizadora.

        Entre as funções da organizadora de eventos, a mais importante está no trabalho conjunto e em perfeita sintonia com a Comissão Organizadora, além de:

• A coordenação e o planejamento de todas as atividades;
• A elaboração, aprovação e controle da execução do orçamento geral;
• A contratação, coordenação e controle dos demais fornecedores;
• A elaboração da logística e infraestrutura necessárias;
• A seleção, treinamento e contratação de mão-de-obra temporária;
• A definição e captação de apoio e patrocinadores;
• A confirmação dos convidados e;
• Muitas outras atividades.

        Contratante ou comissão organizadora – dono do evento, quem dá a palavra final em todos os aspectos do evento: técnico, administrativo, operacional, econômico e financeiro. É ela que dá a linha mestra que vai ser seguida pela organizadora de eventos, contratada por ela. A grande maioria dos eventos tem, na Comissão Organizadora, pessoas provenientes da principal entidade de classe da categoria profissional para a qual o evento é realizado.

Início do pré-evento

A partir do primeiro contato com o cliente, já estaremos trabalhando para ele.

Esta é uma atividade de risco no que se refere aos honorários, pois não sabemos se o cliente fechará o negócio conosco, porém, sem o briefing e o orçamento nunca saberemos, então, mãos a obra! Com briefing levantado, teremos as verdadeiras necessidades do evento e seus devidos custos.

Briefing

“Briefing” é o levantamento de dados de forma desordenada para que o profissional possa detectar as necessidades do cliente ou do mercado analisado. Esta coleta de dados deve conter primeiramente os dados mais importantes sobre a empresa ou público a ser estudado.

É uma ferramenta-chave para a montagem de um evento. Nele devem estar traduzidas todas as necessidades do cliente. O preenchimento do briefing deve ser feito, preferencialmente, em uma reunião direta entre o contratante e o organizador do evento. Cada tipo de evento pode ter um briefing específico.

No caso de uma iniciativa do próprio profissional de eventos ele partirá imediatamente para a pesquisa de mercado onde posteriormente irá analisar os dados colhidos. Ele poderá utilizar-se de uma pesquisa de mercado para avaliar a viabilidade do projeto, sendo esta pesquisa fundamental para a criação do evento propriamente dito.

Muitas informações podem e devem ser levantadas, o importante é que ao interpretar todos os dados colhidos tenha-se um panorama amplo das possibilidades de realização do evento, diminuindo ao máximo a margem de erros.

Este estudo deve ser feito com o máximo de honestidade e concentração possível, não podemos conduzir a interpretação dos dados colhidos de maneira que sejam mascaradas as verdadeiras possibilidades.

Outra questão a ser considerada é a do macroambiente, ou seja, as eventuais interferências que o meio ambiente e as instituições governamentais possam ter sobre o evento. Devemos ter cuidado no que se refere à legislação, alguma proibição de nível federal, estadual ou municipal e é necessário que seja feito um levantamento sobre legislação específica para o tipo de evento que estamos viabilizando, inclusive consultar jurisprudências a respeito.

Levantamento do orçamento – deve ser feito em sua totalidade. É importante apresentar mais de um fornecedor para cada item, na verdade o ideal é termos três cotações para entrarmos em um consenso.

O responsável fará um check list de todas as necessidades de materiais e serviços a fim de elaborar as cotações.

Aspectos importantes a serem definidos durante o planejamento de um evento

Objetivos: Por serem os elementos norteadores do planejamento, devem ser claros, precisos e específicos. Devem definir todos os resultados, expectativas e propostas que se desejam alcançar.

Cidade: A cidade deve ser escolhida com base em critérios pré-determinados que visem facilitar e estimular a participação do público alvo. Exemplos: facilidades de acessos; condições turísticas; infraestrutura de hospedagem e alimentação; concentração de público-alvo; preço dos serviços que serão utilizados etc.

Local: O local escolhido deve ter capacidade e infraestrutura adequada para o evento proposto. Devem ser consideradas as condições de acomodação dos participantes e dos expositores, inclusive deficientes físicos, as possibilidades de instalação e operação de serviços auxiliares e de apoio, espaços para a realização de eventos paralelos, facilidades de acesso entre o local do evento e hotéis, aeroportos e rodoviárias, estacionamento compatível com a capacidade do local entre outros.

Data: Deve-se ter cuidado para evitar a proximidade ou a coincidência com a realização de eventos de qualquer natureza, tamanho ou correlação que possam atrapalhar ou dificultar a adesão e participação do público-alvo.

        

        Público-alvo: Entende-se por público-alvo todo aquele, pessoa física ou jurídica que o evento pretenda atingir. A escolha dos ambientes, da decoração, da definição dos serviços e do nível de qualidade dos fornecedores e serviços dependerão da correta identificação do perfil dos participantes.

        

        Programação: É a apresentação organizada e sequenciada de todas as atividades que serão desenvolvidas durante o evento, com datas e horários de realização. É essencial que os tempos previstos para todas as atividades sejam definidos com exatidão, para que o participante possa se organizar no decorrer do evento.

        A escolha da programação indicará o formato, o tipo de evento necessário para cumprir a programação desejada. Por exemplo: Serão um ou dois coffee-breaks? Será oferecido coquetel ou jantar de encerramento?