Folhas de pagamento na contabilidade

Revisão Literária

Segundo Oliveira, a importância da relação entre a contabilidade e o departamento pessoal agrega não só em relação aos lançamentos contábeis, nos quais o empregador e dono da empresa saberá seus gastos trabalhistas, como também para o auxilio na tomada de decisão que possa ajudar a saúde financeira da empresa. Uma vez que a contabilidade é uma ferramenta para as empresas e a sociedade, já que através dela podemos mensurar as suas riquezas e o departamento pessoal agrega as informações de cada funcionário durante toda sua jornada na empresa, assim podendo controlar os dados trabalhistas, que são regidos pela CLT.

Já para o autor Strenger, a organização terá sentimentos em relação sobre as restrições que ocorrem dentro do trabalho, no qual cita a responsabilidade, os riscos em que ele enfrentará desafios; a recompensa por ter seu trabalho reconhecido; calor e apoio que consiste na ajuda mútua dos colaboradores e o conflito em que a administração não se limite a algumas opiniões, pois ela não teme opiniões diferentes da dela.

O autor Marques, disserta sobre os deveres e obrigações do departamento pessoal dentro da contabilidade que consiste na rotina de admissão do empregado, no qual deverá conter o preenchimento de todos os documentos exigidos legalmente; contratos de trabalho e experiência; especificação da jornada de trabalho, incluindo, caso possua hora extra e seus adicionais, conforme determinação da CLT; os salários; as férias; 13º salário; atualização da carteira de trabalho e das fichas de salário família; informes mensais do cadastro geral dos empregados como dos desempregados; emissão de documentos como a declaração anual da RAIS; reclamações trabalhistas; encaminhamento de funcionário para a Previdência Social.

No CPC 25 encontramos que a Provisão é um passivo de prazo ou de valor incertos, no qual alguns valores tratados como provisão podem relacionar-se com o reconhecimento de receita; por exemplo, quando a entidade dá garantias em troca de remuneração. Este Pronunciamento Técnico não trata do reconhecimento de receita. Provisão é um passivo de prazo ou de valor incertos.

O autor Marques afirma que a contabilidade é a ciência que estuda e controla o Patrimônio das entidades, ela registra os fatos e gera informações do Patrimônio empresarial. O mesmo ressalta que dentro da contabilização as despesas de pessoal são reconhecidas no mês, mesmo que sejam pagas no mês seguinte e que essa despesa é de cunho operacional.

No Portal da educação há a explicação que a folha de pagamento é composta basicamente por proventos e descontos, nos quais encontramos salários, gratificações, comissões, hora extra, adiantamentos, descontos de imposto de renda retido na fonte, contribuição sindical e INSS. Além do FGTS mensal que não é descontado do funcionário, mas aparece na folha de pagamento.

No art. 32 da Lei nº 8.212 de 24 de julho de 1991 ressalta que toda empresa deverá fazer seus lançamentos mensalmente dos valores da folha de pagamento na sua contabilidade, assim discriminando os fatos geradores de todas as contribuições e informar à Receita Federal do Brasil todas as informações financeiras, contábeis e cadastrais.

Batista sinaliza que quando as folhas de pagamentos forem lançadas na contabilidade elas deverão respeitar o regime de competência, uma vez que a maioria das empresas adotam o pagamento dos salários até o quinto dia útil do mês subsequente da geração da folha de pagamento, portanto a provisão da folha de pagamento deverá ser feita no mês em que ela se refere e não ao mês em que ocorreu o pagamento.

A folha deverá ser provisionada, conforme Resolução CFC nº 750/1993, arts. 4º a 10, em que consiste na provisão das receitas e despesas independente de seus recebimentos ou pagamentos, nada mais é que o reconhecimento das despesas dentro do mês de sua competência. Ela é suma importância, pois sua provisão será deduzida de sua receita, no qual implicará no Resultado do Exercício.

Para cálculo de Imposto de renda retido na fonte sobre salários ou pró-labore, segundo a Receita Federal do Brasil, o fato gerador só ocorre quando há o pagamento do provento. Ela não se baseia na provisão da folha, como é feita na contabilidade, ela só reconhece que existe um imposto devido a partir do pagamento da folha do mês anterior ao fato gerador, salvo de empresas que pagam seus funcionários dentro do mês de geração da folha de pagamento.

A relação entre contabilidade e departamento pessoal não é restrita somente a contabilização da folha de pagamento, mas principalmente a maneira em que ela é produzida estando de acordo com a legislação, como também as despesas geradas com o pessoal irão influenciar no resultado do exercício das empresas e auxiliar nas tomadas de decisões, como por exemplo, saber qual setor dentro de uma empresa tem mais gasto com os funcionários.

Devemos atentar que a maioria das empresas possuem funcionários e tem a contabilização dos seus lançamentos obrigatórios. Uma outra obrigatoriedade na contabilidade é o regime de competência, salvo de empresas que não possuem fins lucrativos ou empresas enquadradas em situações especiais que poderão adotar o regime de caixa. Para a compressão de uma folha de pagamento devemos respeitar o regime de competência, com o uso do regime de competência iremos fazer as provisões, que são as exigibilidades de curto prazo que se repetem continuamente com custo zero para a empresa.

De acordo com o CPC 25 os passivos derivados de apropriações por competência são passivos a pagar por bens ou serviços fornecidos ou recebidos, mas que não tenham sido pagos, faturados ou formalmente acordados, incluindo valores devidos a empregados (por exemplo, valores relacionados com pagamento de férias). Embora algumas vezes seja necessário estimar o valor ou prazo desses passivos, a incerteza é geralmente muito menor do que nas provisões.

Assim o Pronunciamento afirma que para o reconhecimento de Provisões é necessário:

“... (a) a entidade tem uma obrigação presente (legal ou não formalizada) como resultado de evento passado; (b) seja provável que será necessária uma saída de recursos que incorporam benefícios CPC_25 econômicos para liquidar a obrigação; e (c) possa ser feita uma estimativa confiável do valor da obrigação. Se essas condições não forem satisfeitas, nenhuma provisão deve ser reconhecida. ”

Para saber o processo de contabilização é necessário que saibamos