Importância das Formalidades dos Livros Obrigatórios

Qual a importância das formalidades na hora da obediência das mesmas para o bom funcionamento dos livros rogatórios?

A questão da formalidade na hora de agir quanto ao preenchimento e desenvolvimento dos livros contábeis, se estende muito além dos livros obrigatórios abrangendo também os livros auxiliares, que apesar de opcionais, necessitam dos mesmos cuidados em relação às formalidades.

Contudo, no momento iremos apenas analisar as formalidades no âmbito dos livros obrigatórios, em especial, os livros diário e razão, visto que eles só serão legais, se estiverem dentro de todas as exigências. Como dito anteriormente, essas exigências são chamadas de formalidades, que se subdividem em extrínsecas (externas) intrínsecas (internas).

Na parte extrínseca, tem-se a apresentação do livro, o que está visível ao primeiro olhar, como exemplo, a encadernação, impressão em folhas sequenciadas e tipográficas, registros na Junta comercial (se for empresas) ou no cartório de Registro Civil das PJ´s (se for Soc. Simples ou entidades sem fins lucrativos). Por fim, deve conter termos, tanto no início (T. abertura) quanto no final (T. encerramento).

 Por sua vez, é na parte intrínseca que encontrasse a escrituração propriamente dita, cujas informações precisam ser claras, completas e corretas; sendo escrito em idioma e moeda corrente nacional, possuindo individualização de cada informação expressa, e seguindo a ordem cronológica com que se sucederam os fatos. Além disso, deve-se evitar rasuras, borrões, intervalos em branco, entrelinhas, emendas, anotações em margens ou qualquer outro tipo de alteração que comprometa de algum modo as informações escrituradas.

No entanto, apesar de toda essa rigidez na escrituração dos livros, pode ocorrer erros na hora do preenchimento, que devem imediatamente serem corrigidos. Essa correção chamasse retificação e pode ser feita por meio de estorno, transferência e/ou complementação. No estorno há a anulação do fato através de outro, já na transferência e complementação na ocorre a anulação, e sim, uma regularização dos lançamentos de débito/crédito ou uma correção que acontece posteriormente, vindo a complementar algo que fora registrado anteriormente.

Destarte a tudo exposto, nota-se a necessidade de se obedecer às formalidades, visto que, um livro organizado, correto e completo, ajuda os usuários na tomada de decisão e possibilita às organizações estarem dentro da lei.