Questionário de Administração Organizacional Interno

Questionário

1. Quais os controles internos implementados na empresa para facilitar o ritmo processual diário para a diretoria obter informações sobre o resultado das operações?

Temos controles de acordo com cada setor, podemos citar por exemplo: o Departamento Administrativo e Financeiro, nele em termos de controle financeiro utilizamos o Sistema Questor, onde podemos visualizar tanto contas a pagar quanto as contas a receber. Podemos assim, provisionar as contas, e não deixar de cumprir os compromissos financeiros da empresa.

Existe também no Departamento Financeiro, uma planilha orçamentária onde nela consta o orçamento mensal e orçamento previsto das receitas e despesas. Esse controle é acompanhado de perto pela Diretoria Executiva e Diretoria Administrativa Financeiro.

Temos também, o Sistema Questor Controle Organizacional que é utilizado para levantamento de custos com base nas horas trabalhadas para cada usuário (colaborador) que manuseia o sistema.

Existe também o Sistema PIER que é utilizado para rastrear e acompanhar o andamento de qualquer processo que o cliente  entrega na empresa, onde quem acompanha de perto é a Diretoria de Produção.

1. Os procedimentos e  as instruções operacionais são padronizados, formalizados e com ampla divulgação?

Sim , temos o Manual de Normas e Procedimentos para utilização da Rede de Informática, nele consta a relação de condutas que são consideradas violação referente a regulamentação do Manual, contendo politica, diretrizes entre outras orientações sobre o uso da rede da empresa. O Manual é formalizado e encontra-se disponível em nosso comunicador interno SABESIM. Outros procedimentos estão em processo, pois estamos em fase de implementação da ISO 9001.

1. A empresa possui manual interno atribuindo funções claramente definidas e limitadas para os funcionários e setores?

Ainda não possuimos. Mas existe o organograma da empresa onde está definido a função de cada  colaborador.

1. A empresa possui politicas administrativas para o cumprimento de algum objetivo definido que surtira efeito para toda a empresa ?( Exemplo: ISO 9001)

Sim. Estamos em processo de certificação da ISO 9001, onde já padronizamos alguns formulários e processos da empresa, que facilitaram muito a rastreabilidade dos processos.

1. Qual a periodicidade da emissão de relatórios para gestão? (qual tipo de relatório? Financeiro, contábil, rendimento dos funcionários, andamento da aplicação de novos processos administrativos?)

Sim, podemos citar o nosso Departamento Financeiro, por exemplo: é enviada por e-mail ao Diretor Executivo toda movimentação financeira, é feita também a conciliação bancária de entradas e saídas, tanto via Banco como Caixa Interno, tal processo feito diariamente.

Nos demais departamentos os relatórios são solicitados esporadicamente.

1. É feito o acompanhamento dos relatórios emitidos para a verificar se está havendo resultados satisfatórios?

Sim,  citando o Departamento Financeiro, são feitos através dos relatórios dos orçamentos diários e mensais, podendo assim visualizar os resultados obtidos.

1. Quais os  critérios adotados  para  a  avaliação dos controles internos  dos  departamentos?

1. Qual período de avaliação para cada departamento (mensal, anual, semestral, trimestral)?

São feitas reuniões sempre quando há necessidade. Geralmente, fazemos uma reunião anual com os Diretores e Gestores, onde buscamos a melhoria de cada departamento da empresa.

1. A administração atende as recomendações do controle interno sempre que é solicitada? (Exemplo: para a realização de algum treinamento, algo de necessidade coletiva)

Sim. Sempre que é solicitado algum procedimento a ser adotado, seja treinamento solicitado, ou qualquer outra recomendação.

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