Fluxograma

Fluxograma

Fluxograma é um conjunto de símbolos normalizados com o objetivo de descrever o fluxo de dados e as operações sobre elas efetuadas. São fundamentais para a otimização e melhoria contínua dos processos - já que podem evidenciar rotinas contraditórias ou incoerentes.

Vantagens

Dentre muitas:

1) Simplificação de projetos, detalhando trabalhos e tarefas;

2) Visualização e localização de rotinas desnecessárias;

3) Possibilidade de evidenciar ou justificar sequencia lógica de atividades diferentes da atual;

4) Usa uma simbologia universal e normalizada;

5) Treinamento eficiente com uma leitura rápida e eficiente;

6) Aprendizagem simplificada do trabalho, etc.

Padronização

Existe uma padronização da simbologia usada, que é o PADRÃO ANSI - AMERICA NATIONAL STANDARDS INSTITUTE, mas de forma geral, os símbolos são usados pelas principais organizações. O importante é que a simbologia usada nos fluxogramas seja de conhecimento e entendimento de todos aqueles que fazem uso dos mesmos

Formatos

O fluxograma de blocos é o tipo mais simples de fluxograma que existe - mas é o tipo ideal para uma primeira introdução da padronização na empresa. Ele faz uso de alguns poucos símbolos. Os fluxogramas de blocos são praticamente apresentados de duas formas:

Em Colunas

É um fluxograma vertical, dividido em colunas. No topo de cada coluna encontra-se o nome do operador / executor das rotinas contidas na coluna.

Em Série

O fluxograma de blocos seriado mostra uma sequencia de rotinas e dentro de cada rotina o nome do executor / operador da mesma.

Diferenças entre formatos

Não há diferença conceitual entre estas duas formas de apresentar processos; porém o fluxograma de blocos em colunas tende a realçar a importância das interfaces – mostrando quando um conjunto de rotinas sai da responsabilidade de um operador e passa para outro e a especificação de produto inerente à interface (Introdução a Fluxogramas, FAUSTO, JR.).

Fluxograma da Empresa Via Láctea

Organograma

O organograma é uma espécie de diagrama usado para representar as relações hierárquicas dentro de uma empresa, ou simplesmente a distribuição dos setores, unidades funcionais e cargos e a comunicação entre eles.

Credita-se a criação do organograma ao norte americano Daniel C. MacCallum (EUA) por volta de 1856, quando este administrava ferrovias nos EUA. Desde então o organograma se tornou uma ferramenta fundamental para as organizações, pois além de facilitar a todos conhecer como funcionam as relações da empresa e sua estrutura, permite inclusive, identificar alguns problemas ou, oportunidades de melhorias, através de sua análise.

Na criação de um organograma deve-se levar em consideração que ele é uma representação da organização em determinado momento e, pode portanto, mudar. Para isto ele deve ser flexível e de fácil interpretação. Quando o organograma é bem estruturado ele permite aos componentes da organização saber exatamente quais suas responsabilidades, suas funções e a quem devem se reportar.

Alguns tipos de organogramas

1) Organograma vertical (também chamado de clássico) é mais usado para representar claramente a hierarquia na empresa;

2) Organograma circular (ou radial) é exatamente o contrário, usado quando se quer ressaltar o trabalho em grupo, não há a preocupação em representar a hierarquia. É o mais usado em instituições modernas ou do terceiro setor onde o se quer ressaltar a importância do trabalho em grupo;

3) Organograma horizontal também é criado com base na hierarquia da empresa, mas tem essa característica amenizada pelo fato dessa relação ser representada horizontalmente, ou seja, o cargo mais baixo na hierarquia não está numa posição abaixo dos outros (o que pode ser interpretado como discriminação, ou que ele tem menos importância), mas ao lado;

4) Organograma funcional é parecido com o organograma vertical, mas ele representa não as relações hierárquicas, e sim as relações funcionais da organização;

5) Organograma matricial é usado para representar a estrutura das organizações que não apresentam uma definição clara das unidades funcionais, mas grupos de trabalhos por projetos que podem ser temporários (estrutura informal).

Como pôde ser percebida, a própria criação do organograma exige um estudo da organização e a definição do que se pretende representar.

“Nos últimos anos tem-se notado uma tendência de mudança nos organogramas das empresas, chamada de “downsizing” que é o “achatamento” do organograma. Esta técnica promove a redução dos níveis hierárquicos da empresa com o objetivo de aproximar os níveis da organização, reduzir mão-de-obra e custos e agilizar processos decisórios. Em outras palavras, reduz a verticalização da estrutura organizacional” (Organograma, FARIA, C.).

Organograma da Empresa Via Láctea

O organograma acima representa de forma coesa a quantidade de funcionários, com suas respectivas funções dentro da empresa. Repare que o tipo de organograma vigente é o vertical, onde expressa as relações hierárquicas dentro da empresa, visto que começa de cima (sócio diretor administrativo) para baixo (auxiliar de entregas).

Como visto, a empresa Via Láctea é composta da seguinte forma: um sócio diretor administrativo, um sócio gerente produção, um gerente Administrativo, duas auxiliares de limpeza, um assistente administrativo, um assistente de relações comerciais, um motorista, um auxiliar de entrega e quatro pessoas na produção. Totalizando 13 pessoas na empresa.

Layout

O Layout ou