GESTÃO DO PROCESSO: VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO

GESTÃO POR PROCESSOS: UMA VISÃO SISTÊMICA DA ORGANIZAÇÃO

Jaqueline Neves Silva

RESUMO:

O artigo foi desenvolvido para mostrar que a Gestão por Processos visa desenvolver esforços para que os departamentos funcionem como um todo de forma que cada parte dessa estrutura analise os impactos que seu desempenho está causando nas demais partes da empresa. Apresenta que a Teoria Geral dos Sistemas contribuiu muito para o pensamento administrativo, que era bastante restrito aos assuntos internos da organização. Através desse pensamento sistêmico, rompe-se barreiras funcionais e administra-se as interconexões visualizando os impactos de cada decisão tomada gera na organização.

PALAVRAS-CHAVE: Gestão, Processos.

As organizações funcionam como um sistema que interage com diversas partes imersas em um ambiente complexo de constantes mudanças sociais, políticas, econômicas e ambientais no mercado onde atua. As empresas têm buscado a maneira mais eficiente para adaptar-se a essas mudanças e manter-se competitivamente atuando.

Situações como estas fazem com que muitos administradores busquem novos recursos e técnicas para mantê-las de acordo com as demandas do mercado e agregar valor aos seus produtos e serviços gerando a satisfação de seus clientes.

A abordagem por Processos ou Gestão por Processos, como é conhecida atualmente, visa desenvolver esforços dentro das organizações para que os departamentos funcionem como um todo de forma que cada parte dessa estrutura organizacional passe a analisar os impactos que seu desempenho está causando nas demais partes da empresa.

Segundo a Fundação Nacional da Qualidade - FNQ (2007), esse tipo de gestão necessita de visão sistêmica pois sem ela é impossível perceber como o todo significa muito mais do que a uma simples soma das partes. A abordagem sistêmica dentro de uma organização faz com que o foco de sua gestão esteja voltado não só para o seu ambiente interno, mas para o externo também, ou seja, que haja uma sinergia entre as partes para que os objetivos planejados sejam alcançados.

A Teoria Geral dos Sistemas contribuiu muito para o pensamento administrativo da época que até então era bastante restrito aos assuntos internos da organização (estrutura organizacional rígida) como se esta não estivesse inserida em um ambiente. Através desse pensamento sistêmico é possível romper as barreiras funcionais (silos funcionais) e administrar as interconexões permitindo assim visualizar os impactos que cada decisão tomada pode gerar na organização como um todo.

Esse tipo de pensamento é mais facilmente demonstrado quando uma organização, segundo a FNQ - (2007), adota um modelo de gestão e este dissemina para toda a empresa seus objetivos de forma transparente fazendo com que todas as pessoas que ali trabalham compreendam esses objetivos e se disponham para cumpri-los.

Atualmente este conceito tem gerado algumas discussões, pois há os que acreditam que o foco na estrutura da organização ainda traga benefícios para as empresas e gere os resultados desejados. Porém esse tipo de estrutura gera espaços vazios entre os departamentos dificultando a comunicação entre eles além de gerar gargalos na execução de determinados processos.

Imaginem uma empresa prestadora de serviços. Um determinado cliente liga pra fazer uma reclamação a respeito de um serviço e este logo é direcionado para o departamento de reclamações que leva alguns minutos para atendê-lo. Neste departamento são coletadas todas as informações sobre o cliente inclusive a sua reclamação. Detectado o problema, o atendente redireciona a ligação para o setor que deveria solucionar o problema, no entanto este setor não consegue solucioná-lo e redireciona o cliente mais uma vez para outro setor e assim por diante. Isso ocorre justamente pelas lacunas existentes entre os departamentos que impossibilita o conhecimento de cada etapa do processo. Cada atendente é especialista da sua área e desconhece as demais. Com isso o cliente em alguns casos fica sem a solução para o seu problema e acaba insatisfeito com a empresa e muda para a concorrência quando há a possibilidade.

Infelizmente esta é a realidade de muitas empresas hoje no Brasil. Isso ocorre por que os profissionais da área desconhecem a seqüência de cada processo. Tornam-se especialistas apenas naquilo que fazem ignorando as demais etapas do processo em execução. É isso que ocorre em organizações extremamente verticalizadas (por funções).

Na Gestão por Processos ocorre exatamente o contrário. Além de reduzir o tempo de execução de determinadas tarefas e eliminar as desnecessárias, pelo fato de não existir espaços vazios entre os departamentos, todos compreenderem com clareza o processo. O quadro abaixo mostra exatamente o êxito que algumas empresas obtiveram após a implantação desse modelo de gestão.

Empresas que obtiveram sucessos no Redesenho de Processos Organizacionais

• A Siemens reduziu de 30% para 5% os problemas em suas compras (como diferenças de preço, quantidade e características da mercadoria). O tempo