Guia PMBOK

4.3.2.2 Sistema de Informações de gerenciamento de projetos

O sistema de informações do gerenciamento de projetos, que é parte dos fatores ambientais, proporciona

acesso a ferramentas tais como uma ferramenta de agendamento, um sistema de autorização de trabalho, um

sistema de gerenciamento de configuração, um sistema de coleta e distribuição de informações, ou interfaces

para outros sistemas automatizados online. Coleta e relatório automatizados sobre os principais indicadores

de desempenho (KPI) podem ser parte deste sistema.

4.3.2.3 Reuniões

As reuniões são usadas para discutir e abordar tópicos relativos ao projeto na orientação e gerenciamento

da execução do projeto. Os participantes das reuniões podem incluir o gerente do projeto, a equipe do projeto

e as devidas partes interessadas envolvidas ou afetadas pelos tópicos abordados. Cada participante deve ter

um papel definido para garantir sua participação apropriada. As reuniões podem ser de três tipos:

• Troca de informações;

• Brainstorming, avaliação de opiniões, ou design; ou

• Decisórias.

Como boa prática, os tipos de reunião não devem ser misturados. As reuniões devem ser preparadas

com uma agenda, um propósito, um objetivo e duração bem definidos, e devem ser documentadas de forma

apropriada através de atas e itens de ação. As atas das reuniões devem ser arquivadas conforme definido no

plano de gerenciamento do projeto. As reuniões são mais eficazes quando todos os participantes podem estar

fisicamente presentes no mesmo local. As reuniões virtuais podem ser realizadas com o uso de ferramentas

de áudio e/ou videoconferência, mas geralmente requerem preparação e organização adicionais para alcançar

a mesma eficácia de uma reunião presencial.