O Smart Tips Produtividade

Smart tips – Productivity

Modelo mais importante e Famoso do mundo da administração do tempo “Important vs. Urgent 4 boxes.

A ideia e pensar na porcentagem de um dia médio que você gasta em cada caixa.

De cima para baixo temos importância. “A importância é quanto tempo eu quero gastar com isso”. Não em tempo, mas no seu valor, Eu quero gastar mais tempo nisso porque eu realmente valorizo ou não isso não é importante para mim e eu quero gastar menos tempo com isso. Não existe resposta certa ou errada para importância, você decide. Por exemplo comprar um presente para o natal, você decide, você pode comprar hoje ou um dia antes do natal ou no dia do natal, você decide. Você pode decidir gastar muito tempo fazendo isso muito bem ou pode comprar algo rápido na Amazon e deixar todo mundo feliz, essa é sua escolha.

De lado temos Urgência. “Urgência é quando você faz as coisas, quando eu tenho que fazer isso, qual o prazo”. Urgência é um fato, é o mesmo para todos.

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Caixa 1: Importante e Urgente, é basicamente a caixa de crise, basta largar tudo e lidar com isso.

Caixa 2: é uma coisa urgente, mas não é muito importante, é o aborrecimento, é fazê-lo em breve, mas gaste o tempo mínimo com isso. Você já teve um dia em que trabalha muito duro o dia todo? Ocupado, ocupado, ocupado e ao voltar para casa, você simplesmente pensa por que esse dia foi, eu não consegui nada hoje. Isso porque você esteve na caixa 2 o dia todo. É assim que parece estar na caixa dois, correndo na roda do hamster só para ficar parado. Você precisa resolver o problema, mas na verdade não está progredindo na visão geral das coisas quando você esta na caixa 2.

Caixa 3: Planejamento a seguir, as coisas que são importantes, mas ainda não urgentes. E não é apenas planejar, mas também fazer as coisas com antecedência. A caixa 3 esta ficando a frente do jogo, pensando em todas as coisas importantes da caixa 3.

Caixa 4: Não é importante ou urgente. Idealmente você não faria nada na caixa para você, apenas evitaria a caixa 4, mas provavelmente precisara fazer algumas coisas na caixa para, por exemplo trabalhos domésticos. Você tem que faze-los. Mas o jogo é gastar o tempo mínimo na caixa quatro e porque não é urgente. Você pode planejá-lo e planejá-lo é gastar o tempo mínimo que for necessário.

Resumo: Caixa 1 Crise, Caixa 2 problemas, Caixa 3 Pensa e planeja, Caixa 4 Desperdício de tempo.

Vamos supor que você gaste 40% do seu dia na caixa 2 e 20% na caixa 3, o que aconteceria se você pudesse reduzir em 30% o seu tempo gasto na caixa 2 e aumentar 10% na caixa 3, iria de 20 para 30% na caixa 3. Seria um grande aumento na sua caixa de produtividade, de onde vem todos os seus resultados. A caixa 3 é a que move você para frente, então pense mais em reservar mais tempo para ficar na caixa 3.

Aprenda a dizer não, dizer não é importante e pode salvar várias horas do seu dia.

Aprenda a negociar seu tempo, eu posso entrar na conferência mas posso ficar só uma hora, eu posso fazer isso, mas não para amanhã, não para esta semana, eu posso fazer parte disso mas preciso de ajuda, eu não posso fazer isso agora porque estou fazendo ... Se você fizer isso por mim eu posso fazer isso por você. Coisas do tipo, explorar possibilidades.

Interrupções

Se você tem 12 interrupções por dia e cada uma leva cinco minutos, então você está perdendo uma hora por dia, são cinco horas por semana, então você precisa voltar para o seu foco e lembrar o que você estava fazendo para aí então focar no seu trabalho novamente o que significa que você irá perder mais tempo, provavelmente mais 5 minutos por interrupção. Uma hora por dia são cinco horas por semana que são 250 horas por ano, é muito tempo perdido você não acha?

Você pode usar frases para evitar interrupções como:

Ser político, mas claro!

Eu adoraria ajudar, mas podemos ver isso em meia hora?

Eu adoraria conversar, mas estou no meio disto, poderíamos fazê-lo mais tarde?

Sei que você precisa urgentemente, mas estou terminando isso e está tudo na minha cabeça, podemos fazê-lo em uma hora?

A principal coisa que eu diria é que, mesmo que você consiga fazê-lo imediatamente, é uma boa ideia fazê-los esperar, mesmo que você espere meia hora e diga, olha, só quero terminar isso antes de fazê-lo porque se você largar tudo e ajuda-los, o que você está fazendo é o que o seu mau comportamento recompensador que você está dizendo a eles pode me interromper quando quiser e eles voltarão novamente e eles farão isso mais e mais e isso irá se tornar um habito. Portanto, mesmo se você estiver disponível, considere faze-los esperar um pouco, porque se você deixar tudo para trás, é um caminho para mais e mais interrupções.

Uma boa ideia seria fazer do seu ambiente de trabalho um ambiente a prova de interrupções, por exemplo colocar sua mesa em uma posição onde não fique virada para a porta ou longe da passagem para que as pessoas não possam te ver e te incomodar facilmente porque você os viu ou eles o viram e lembraram que precisam de alguma coisa. Coloque avisos no chat, e-mail ou na porta que indiquem que você não está disponível ou que está ocupado e se livrara das interrupções. Outra ideia que eu acho realmente boa é colocar fones de ouvido para sinalizar que você esta ocupado, isso é um sinal de que você não quer ser interrompido.

Existem dois tipos de pessoas que interrompem, as que interrompem porque precisam faze-lo e as que tem o habito de te interromper, você poderia apenas dizer:

Eu adoro conversar, mas as vezes quando você tem tempo livre eu não.

Você também pode usar algum sinal como ter uma bandeira na sua mesa e quando ela estiver levantada significa que você está ocupado e falar isso para as pessoas.

Você também pode dar um tempo determinado para a pessoa pela interrupção, por exemplo, você pode dizer –ok eu tenho apenas dois minutos. Ou perguntar, quanto tempo precisamos para lidar com isso? E eles podem dizer, 5 minutos e você pode concordar ou não com isso. E se eles disserem que vai levar 30 minutos, você pode negociar e dizer, bem eu só tenho cerca de quinze minutos. Ou você pode responder, ok! Eu posso levar 30 minutos para resolver isso com você, mas isso precisa ser depois, porque eu preciso resolver isso agora.

Reuniões

O que podemos fazer para tornar nossas reuniões produtivas?

Dizer alguma coisa para os que chegam atrasado como: Porque você está atrasado para a reunião? Mostre que não está feliz. Outra coisa que podemos fazer é começar sem ele e dizer para os participantes, vamos iniciar sem ele. Justificar que você perde tempo esperando e depois tem que voltar para o já foi falado na reunião.

Planejar a agenda antes da reunião, os pontos que serão discutidos ou tarefas que serão realizadas e tente determinar um tempo para cada item.