A INFORMAÇÃO E O PAPEL DO SECRETÁRIO EXECUTIVO NA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

A INFORMAÇÃO E O PAPEL DO SECRETÁRIO EXECUTIVO NA ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS

Beatriz Mendes Correia

João Gualberto Francisco de Jesus Júnior

RESUMO

Este artigo tem o objetivo de ressaltar a importância da informação e do papel do profissional secretariado dentro das organizações, apontando como a gestão de documentos é um ponto estratégico para a tomada de decisões no mundo dos negócios e como torna ágil e eficaz o trabalho do responsável pela atividade. Introduzimos tópico que trata sobre a conservação do documento que é um ponto fundamental para a durabilidade dos dados que ficam armazenados nos arquivos. Toda entidade possui uma história e é um acervo que ela pode ser pesquisada. O papel do (a) secretário (a) neste contexto consiste nas informações que recebe para diminuir os riscos nas deliberações.

Palavras-chave: Documentos. Organização. Secretariado. Tomada de Decisão.

INTRODUÇÃO

A gestão de documentos são técnicas operadas para conter o tempo de procura de alguma documentação nos arquivos.A elaboração dos metódos usados para classificar e protocolar  documentos ajuda na articulação interna e externa na tomada de decisões. Uma tarefa que demora dias para ser feito passou a ser realizado em questão de alguns minutos por meio dos avanços tecnológicos existentes.Com isso a gestão de documentos foi encrementada em outars áreas, propondo uma versatilidade no dia-a-dia.      

FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

A IMPORTÂNCIA DA INFORMAÇÃO

As organizações estão sempre em atividades sejam internas ou externas e para tomar alguma decisão, montar o planejamento ou agregar algum investimento é fundamental entender que a informação é uma ferramenta que auxilia todo o desenvolvimento tático, operacional ou estratégico. É a base para decidir qual direção seguir, filtrar o que chega para buscar uma solução.

- De acordo com Reis (1993), "Para que esta gestão [de informação] seja eficaz, é necessário que se estabeleçam um conjunto de políticas coerentes que possibilitem o fornecimento de informação relevante, com qualidade suficiente, precisa, transmitida para o local certo, no tempo correcto, com um custo apropriado e facilidades de acesso por parte dos utilizadores autorizados"

-A informação é vital para as organizações, sendo considerada por muitos como o principal ativo, merecendo, portanto, ser tratada como um recurso tão importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros. As organizações necessitam reconhecer a informação como recurso fundamental e formular uma política institucional para a mesma, visando que o seu acesso seja fácil e imediato a todos quantos dela necessitarem, a fim de dar aos tomadores de decisão o suporte necessário, para que eles possam tomar decisões certas e adequadas e assegurar transparência aos atos administrativos (SHELLENBERG, 2006).

A informação tem o papel também de resgatar toda a história de determinada empresa fornecendo dados sobre o porte, dono, histórico de funcionários, clientes, entre outros elementos significativos e o armazenamento feito de maneira correta melhora a condição de vida do documento além da produtividade, tempo de procura e a qualidade da entrega.

CONSERVAÇÃO DO DOCUMENTO

Para Paes (2004, p. 141) “a conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e, consequentemente, ao local de sua guarda”.

A conservação e a preservação são importante para manter os documentos da melhor forma possível fisicamente, novos e íntegros. Com o passar do tempo o papel pode sofrer degradação por conta do mau uso ou por fatores que podem ser dividos em: físicos, químicos ou biológicos.

Os fatores físicos estão ligados ao ambiente que são luminosidade, temperatura e a umidade. Químicos é a poluição atmosférica do ambiente e os fatores biológicos são os pequenos roedores ou fungos.

O PAPEL DO SECRETÁRIO NA ORGANIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Com a evolução na área secretarial o profissional passou a agregar outros conhecimentos a sua carreira. Os conceitos de arquivologia vieram como viés, pois alguns atributos do (a) secretário (a) são organizar e redigir documentos para obter qualidade e otimização de tempo, atribuindo também algumas competências administrativas. Como o secretário (a) domina muitas habilidades sua figura passou a ter mais importância principalmente na tomada de decisões. Suas funções vão além deveres básicos, é um facilitador (a) e mediador (a) de situações que ocorrem dentro da organização, sendo o braço direito do executivos precisam filtrar as informações para buscar e apresentar rapidamente as soluções.

         Na organização de documentos a finalidade é a manuntenção e gestão dos arquivos existentes dentro de uma empresa. Os métodos usados para o arquivamento visa a padronização e a articulação de informações para uma tomada de decisão rápida e coerente com o intuito de agilizar os processos decisórios. Para o armazenamento de maneira eficaz é necessário identificar as características do documento dividindo-os por período em: Atividade, Semi-Atividade e Inatividade. E também determinar a idade dos documentos sendo: Corrente, Intermediário/Temporário e Permanente.

A aplicação de tais funções ajuda o secretário (a) que trabalha tanto na esfera pública quanto na privada a se adequar as normas, pois é necessário aperfeiçoar as habilidades para lidar com as adversidades do dia a dia.

“A gestão documental normalmente está a cargo do profissional da área

    secretarial, enquanto gestor documental, razão pela qual se faz necessário que esse

profissional tenha conhecimentos teóricos e práticos suficientes para gerenciar a

documentação e a informação organizacional. Salienta-se que o ideal é a