Acuracidade De Inventarios

Acuracidade de Inventarios

( *) Por Daniel Gasnier

Manter corretas as informações sobre saldos em estoque é um dos grandes desafios para os gestores de materiais, mais ainda quando buscamos trabalhar com níveis enxutos e com elevadas frequências de acessos, isto é, mais e mais recebimentos e apanhes que – naturalmente - aumentam o riscos da imprecisão nos registros das respectivas transações .

Fica mais complexo quando consideramos aquilo que é intrínseco ao ser humano: somos falíveis. Em média, uma pessoa comete um erro de digitação a cada 300 caracteres inseridos manualmente em um sistema qualquer. Condições operacionais, documentação divergente, sistemas e políticas também podem embutir falhas que contribuem para incrementar as divergências entre os saldos físicos e lógicos. Muitas destas causas crônicas permanecem escondidas nas atividades rotineiras deteriorando a qualidade das informações e comprometendo a confiabilidade do gestor dos materiais.

Portanto, a busca pela precisão das informações não é apenas um capricho, mas uma necessidade vital para todos os envolvidos. Investir tempo e recursos para manter e aprimorar o que denominamos acuracidade das informações traz benefícios efetivos sob os pontos de vista das diversas partes interessadas:

• Empresarial: Para acionistas e diretores a informação é o subsídio para a tomada de decisões críticas, de forma que confiabilidade é fundamental. Cabe à alta administração enfatizar a importância da disciplina diária e viabilizar meios para que a organização alcance metas desafiadoras da acuracidade. Para ilustrarmos com um caso real, uma empresa obteve um grande financiamento de agentes governamentais que viabilizou sua estratégia de crescimento graças, entre outros fatores, a expressiva melhoria na sua acuracidade de saldos;

• Contábil: Para quantificar com precisão a riqueza da empresa, é preciso que os registros de valores, entradas, saídas e saldos sejam lançados e processados corretamente. Desta forma, é usual em muitas empresas, que os saldos sejam sistematicamente auditados por terceiros. Em mais de uma ocasião, por exemplo, constatamos que o software de gestão empresarial da empresa, desenvolvido internamente, continha falhas lógicas de codificação que ocasionavam erros de processamento;

• Vendas: Até uma atividade simples como aceitar um pedido e determinar um prazo de entrega imaginando dispor dos materiais pode acabar comprometendo a imagem da empresa caso uma simples informação esteja errada. Quando estas ocorrências se tornam repetitivas perdemos clientes e o relacionamento interno também vai se comprometendo;

• Logístico: O abastecimento contínuo requer informação precisa e atualizada, sem a qual corremos o risco de comprometer o atendimento aos clientes, ou então optamos por comprometer a produtividade para assegurar o reabastecimento elevando os custos logísticos;

• Operacional: A produtividade da produção depende de máquinas operando continuamente. Quantas vezes sua linha de produção interrompeu a operação por falta de algum insumo ou mesmo pela quebra de alguma peça? Nesta ocasião percebemos o tamanho do custo da falta de acuracidade das informações.

1. Definições

1.1. Acuracidade: Acuracidade é um sinônimo para qualidade e confiabilidade da informação. Na gestão de materiais, a acuracidade de saldo é um indicador gerencial, expresso em percentagem, da proporção de informações corretas, isto é, da quantidade física disponível no estoque comparada com a informação do saldo conforme consta no sistema de informações, em um determinado momento.

Quantidade de informações corretas

Acuracidade = x 100

Número de informações verificadas

Figura 5.1 – Fórmula da Acuracidade de informações.

1.2. Divergência: Para procurar melhorar a acuracidade de cada SKU é interessante mensurar seu grau do desvio entre o dado físico e o dado lógico, expressando-o como uma percentagem.

Quantidade medida – Quantidade no sistema

Divergência = x 100

Quantidade no sistema

Figura 5.2 – Fórmula da divergência de saldo de uma SKU.

1.3. Tolerância: É o grau de aceitação do erro, isto é, da divergência conceituada no item anterior, sem que este desvio seja efetivamente contabilizado como uma diferença para a organização. Trata-se da aplicação do bom senso, pois a determinação de uma tolerância minimiza a necessidade de reconciliações e ajustes de saldo.

Classe Quantidade Valor Auditores

A  0,2 %  R$ 500 Reflexo no resultado e/ou patrimônio

B  1,0 %  R$ 200

C  3,0 %  R$ 100

Nota: Valores meramente ilustrativos (devem ser avaliados pelo gestor).

Figura 5.3 – Exemplo de política de tolerâncias para divergências.

2. Tipos de Inventários: Existem diversas alternativas de procedimentos para inventários, cada uma mais adequada às diferentes necessidades, recursos e exigências existentes. Conhecê-las é o primeiro passo para a escolha da mais apropriada.

2.1. Inventário geral: É um processo de contagem física de todos os itens em poder da empresa, a portas fechadas e em uma data pré-fixada. Pode ser programado periodicamente, usualmente no fechamento contábil do exercício, ou – excepcionalmente - ser requerido em ocasiões extraordinárias.

2.2. Inventário permanente: É um processo periódico de inventário, em que todas as SKU são contadas pelo menos uma vez no ano.

2.3. Inventário rotativo: O Inventário rotativo, ou recontagem cíclica é uma contagem física contínua dos itens em estoque (variação de inventário permanente), programado