Analisar como as organizações de pequeno a médio porte poderiam implantar a filosofia do gerenciamento de projetos.

Introdução

O presente trabalho tem por objetivo fazer uma análise de como as empresas de pequeno e médio porte (PME) podem inserir as técnicas de gerenciamento de projeto, adaptando-as ao seu dia a dia, mesmo tendo seus recursos (humanos, financeiros, tempo) limitados, pois essas técnicas ajudam, principalmente as PME a crescerem e obterem sucesso, trazendo vantagens competitivas e eficiência no uso dos recursos.

A aplicação das técnicas de gerenciamento de projetos define com clareza os objetivos e facilita o alcance dos resultados desejados minimizando a probabilidade do insucesso. Muito obstante do que a maioria das pequenas empresas acham, a aplicação das técnicas de gerenciamento de projetos, não se limita apenas as grandes organizações com seus grandes projetos, essas técnicas podem ser aplicadas a qualquer tipo de projeto, até mesmo projetos de âmbito pessoal.

Para auxiliar as PME, será apresentado uma sequência de boas práticas adaptadas as PME, que facilitará o gerenciamento dos projetos executados por essas organizações, aumentando a probabilidade de sucesso dos mesmos.

Modos e meios de implantação

Gerenciar projetos é uma habilidade que não foi criada nos novos tempos, talvez tenhamos dado o nome de gerenciamento de projetos as atividades que auxiliavam na boa execução dos serviços, controle de gastos, prazos e planejamentos, nesses últimos séculos, mas gerenciamento de projetos vem sendo aplicado desde a da época do antigo Egito (3.000 AC), com a construção dos canais de irrigação e esgoto, barco e é claro, com a construção das pirâmides, que desprendeu um grande número de trabalhadores em um grande espaço de tempo e para que tudo isso pudesse ser concluído houve a necessidade de técnicas para gerenciar essa enorme demanda de recursos.

Além dos egípcios, as civilizações como os mesopotâmicos, gregos, romanos e chineses, fizeram grandes obras que demandaram de uma boa gestão dos recursos para que pudessem ser concluídas com êxito.

Com o evoluir da civilização essas técnicas foram sendo mais bem desenvolvidas e ganhando mais adeptos que passaram a criar métodos e técnicas mais eficazes. A exemplo disso temos Henry Laurence Gantt, um engenheiro mecânico fez uma grande contribuição para a disciplina de gerenciamento de projetos em 1917 com a criação do famoso Gráfico de Gantt, um tipo de gráfico em barras que determina o cronograma do projeto

Segundo consta, talvez o primeiro grande projeto que tenha aplicado o conceito de gerenciamento de projetos e documentado, foi o Projeto Manhattan, que criou a primeira bomba atômica. Informações levantadas por historiadores indicam que o projeto estava em grandes dificuldades até que a liderança foi separada entre o gerenciamento do projeto (custo, prazo, escopo) liderado pelo general Leslie Groves, e o gerenciamento técnico, liderado pelo Dr. Robert Oppenheimer. Esta distinção foi um marco para o gerenciamento de projetos, pois até então era sempre o arquiteto ou especialista técnico que era responsável pelo gerenciamento de todos os elementos do projeto, o que muitas vezes provocava um conflito de interesses e causava grandes atrasos e gastos exagerados.

No entanto, o conceito do gerenciamento de projetos, como o conhecemos, teve suas origens no final dos anos 50, em decorrência da pressão do governo americano por uma corrida de desenvolvimento tecnológico durante a Guerra Fria, com isso em 1969 tivemos a criação do PMI (Project Management Institute), um instituto dedicado ao estudo das técnicas para melhor gerenciamento de projetos. No começo dos anos 90 foi publicada a primeira edição do Guia do PMBOK (Project Management Body of Knowledge), onde trouxe um conglomerado de técnicas e processos que passaram a auxiliar na gerencia dos projetos de um modo mais padronizado e eficaz.

Segundo PMBOK®, Gerenciamento de projetos é a aplicação do conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto para atender aos seus requisitos. (PMBOK®, 2013, p5)

Também do PMBOK®, Projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado. (PMBOK®, 2013, p3)

Para a implantação da gestão de projetos segundo PMBOK®, temos 47 processos agrupados em 5 grupos

• Iniciação

• Planejamento

• Execução

• Monitoramento e controle

• Encerramento

Esses processos apresentados pelo PMBOK® para gerenciamento de projetos, não devem ser utilizados à risca, como o próprio PMBOK® diz, esses processos são apenas guias para facilitar no gerenciamento, não quer dizer que todos serão aplicáveis a todos os tipos de projetos e não quer dizer que há a necessidade da utilização de todos os processos que sejam aplicáveis ao projeto, é necessário que o gerente de projetos saiba utilizar somente as práticas imprescindíveis que tragam benefícios aos objetivos da organização evitando aqueles que são desnecessários, não podemos deixar que o ônus seja maior que o bônus na aplicação dessas técnicas, mais criterioso temos que ser ainda quando utilizamos essas técnicas para as PME, pois como há escassez de recursos, temos que diminuir ao máximo a probabilidade de fracasso do projeto, visto que PME não dispõem de grandes recursos financeiros e um projeto com insucesso pode até determinar a extinção da empresa do mercado.

Segunda Rabechini apud Maciel (2013), classifica-se “sucesso” projetos entregues no prazo, custo e qualidade propostos, “sucesso parcial” os entregues ao final com prazo, custo e qualidade propostos e como “fracasso” os não entregues.

Para a aplicação dos processos nas PME, segundo Vargaz (2007) a solução nesse caso é adotar uma versão light do PMBOK®, reduzindo ou aglutinando partes dos seus 47 processos originais, utilizando assim um modelo mais simples e fácil de ser implantado.

Outra técnica de gerenciamento de projetos, porém mais difundida na Europa é a técnica PRINCE2 (PRojects IN Controlled Environments) .Essa técnica aborda o gerenciamento de projetos com 7 princípios, 7 temas, 7 processos.

Onde os princípios ditam o que deve ser acordado e verificado no projeto

• Aprender com a experiência;

• Foco no produto;

• Gerenciamento por exceção;

• Adequação