Aplicação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos

1     APRESENTAÇÃO DO OBJETO DE PESQUISA

1.1 DELIMITAÇÃO DO TEMA

Aplicação do Gerenciamento Eletrônico de Documentos no Cartório do 2º Ofício: Conjunto de tecnologias que permite uma entidade gerenciar seus documentos em forma digital. Utilização do Gerenciamento Eletrônico de Documentos no departamento de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas – RTD-PJ do Cartório do 2º Ofício. 

1.2 DEFINIÇÃO DO PROBLEMA               

A informação, em seu caminho fluente, expande de forma acelerada, em curto prazo, permitindo limites em seu uso. Segundo Jardim (1992, p. 251), “são considerados informação todos os fatos e ideias que tenham sido registrados, comunicados e/ou distribuídos formal ou informalmente em qualquer formato físico”.

Com isso, o ciclo informacional requereu da comunidade, atualidades para padrões, com o objetivo de zelar, administrar e preservação de grande volume documental, determinando várias técnicas. Como afirma Jardim (1992, p.1) sobre o avanço tecnológico, “com a crescente automação do processo produtivo e o aporte de inteligências artificiais para substituir a mecanização característica da primeira revolução industrial”. Colhendo assim processos que pudessem sustentar a carência gerencial e pessoal.

Hoje a Gestão Eletrônica de Documentos (GED), aperfeiçoou o ciclo informacional das entidades, oferecendo maior agilidade de acesso e coordenação do acervo.

Conforme a afirmação de Rios (2005, p.6) “Quando as pessoas encontram, de forma rápida e fácil, os documentos de que precisam, otimizam o seu tempo, investindo-o em trabalho efetivo, ao invés de dispensar recurso na tentativa de encontrar o que deseja. ”

A grande quantidade de documentos para as entidades públicas ou privadas tem-se tornado uma dificuldade. Em inúmeros momentos, as organizações consistem em conhecimento em seus bancos e bases de dados para prover seus serviços, e não as encontram, porque certamente ficaram perdidas na massa documental e na indeterminada listagem de pastas e subpastas dos computadores, tornando-se para a organização um sério problema, como afirma o autor:

Entretanto, não há como negar a presença asfixiante das massas documentais acumuladas, que se não tratadas devidamente poderão não só desqualificar e atrasar empreendimentos, como também trazer sérios prejuízos para as organizações, tanto no aspecto mercadológico quanto no aspecto jurídico auditorial. (LOPES, 2004, p.09).

Enquanto uma organização produz uma enorme massa documental e utilizar frequentemente burocracias, normas e dados oscilantes do mercado rival, imediatamente esse arquivo e tão significativo quanto a própria entidade.

O contexto por trás do texto,

 As relações de poder que conformam a herança documental lhe dizem tanto, senão mais, que o próprio assunto que é o conteúdo do texto. Nada e neutro. Nada e imparcial. Tudo e conformado, apresentado, representado, simbolizado, significado, assinado, por aquele que fala, fotografa, escreve, ou pelo burocrata governamental, com um propósito definido, dirigido a uma determinada audiência (COOK, 1997, p.17).

De maneira que a história da entidade está guardada em registro documental, grande quantidade em formato de papel, esses registros, com o decorre do tempo, podem servi para marca toda a vida institucional da organização. Segundo Rios (2005, p.03), “O conhecimento organizacional, em boa parte dos casos, também está distribuído em documentos, procedimento e políticas, ou seja, está explicitado de diversas maneiras. ”

               O GED, em sua finalidade, vem guarda a imagem da entidade na história. Segundo Avedon (2002, p. 11), “os sistemas GED preservam as características visuais e especiais e a aparência dos documentos originais em papel. ”

               Devido ao crescimento de grande massa documental no Cartório do 2ª Ofício da Comarca de Boa Vista–RR, se faz necessário a adoção de uma tecnologia que ajude a gerenciar e preservar toda essa enorme quantidade documental. Esta gestão de documentos eletrônicos, tem como propósito de facilitar a busca, o acesso e o armazenamento da informação, cerca de que também tem como finalidade de preservar e conservar a massa documental, assegurando que o original em papel permaneça intacto por muitos anos.

Diante desta constatação, de que forma a gestão eletrônica de documentos, contribuirá com os processos gerenciais, organizacionais, armazenamento e historicidades documentais do Cartório do 2º Ofício?

1.3 JUSTIFICATIVA

Este estudo visa contribuir com a pesquisa sobre uma forma de implantar o gerenciamento eletrônico que é capaz de capturar, armazenar e organizar o conteúdo de documentos relacionados aos processos organizacionais. Assim a utilização de Gerenciamento Eletrônico de Documentos poderá trazer diversos benefícios quando aplicado corretamente dentro de um arquivo de uma entidade, sendo um dos seus principais objetivos tornar as atividades diárias mais práticas e ágeis e preservar informações.