COMO USAR OS 6 CHAPÉUS PARA FACILITAR UMA REUNIÃO MAIS PRODUTIVA

COMO USAR OS 6 CHAPÉUS PARA FACILITAR UMA REUNIÃO MAIS PRODUTIVA

Imagine que você é o líder/facilitador do grupo. Portanto, usará o chapéu azul (pensando nos processos) durante o encontro inteiro.

Para guiar o grupo, simplesmente peça que imaginem que estão passando por fases, usando os chapéus de cor para lembrar em qual fase estão. Isso faz com que todos mantenham o foco, eliminando tanto discussões desnecessárias ou irrelevantes quanto assassinato prematuro de novas ideias. Também encoraja pessoas mais tímidas e reservadas a participar e contribuir.

Geralmente uma reunião começa pelo chapéu azul, depois avança-se por ordem – branco, verde, amarelo, preto e vermelho. Mas um líder mais experiente pode facilmente ir e voltar entre fases, desde que deixe sempre claro em qual fase/cor o grupo está, até sentir que o grupo já exauriu todas as possibilidades de avanço. Aí se faz um sumário/resumo da reunião, decide-se o que tiver de ser decidido e parte-se para um cronograma ou, se for algo mais importante/complexo, para a ferramenta de 5W2H (já visto na edição 23 do Gestão em Vendas).

USANDO OS 6 CHAPÉUS NA PRÁTICA

A melhor maneira de entender como se usam os seis chapéus é criando uma reunião imaginária e vendo como funcionaria na prática.

Vamos dar um exemplo: imagine que, depois de ler este artigo, você ficou curioso(a) para saber se essa técnica funciona mesmo ou não. Então você chama sua equipe para discutir se devem ou não usar os seis chapéus do Debono nas suas reuniões.

• Passo 1: Chapéu azul

Início na reunião. “Olá. Obrigado por terem vindo. Chamei-os aqui porque quero discutir com vocês a utilização nas nossas reuniões de uma técnica chamada seis chapéus do Debono. A reunião vai durar meia-hora e, ao final desses 30 minutos, quero decidir com vocês se continuamos a usar a técnica ou não. Ok?”

• Passo 2: Chapéu branco

Nessa fase explica-se a técnica, o que significa cada chapéu, que todos devem estar sempre “usando” o mesmo chapéu (mentalmente) – ou seja, todo mundo sempre na mesma fase, que isso beneficia a discussão em grupo, a participação de todos, a criação de novas ideias etc.

• Passo 3: Chapéu verde

Essa é a fase da criatividade, o famoso brainstorming. “Vamos colocar nosso chapéu verde e imaginar em que tipo de reunião essa técnica seria melhor aplicada? Revisão de metas, criação de novos produtos e serviços, enfim… quais das nossas reuniões poderiam ter melhor produtividade? Onde e como poderíamos aumentar a eficiência das nossas reuniões se as estruturássemos de maneira diferente – por exemplo, usando os seis chapéus?”. Deixe o pessoal falar, criticar, sugerir, etc. Lembre-se de que o líder/facilitador está sempre usando mentalmente o chapéu azul – é sua função guiar o grupo sempre com o objetivo final em mente (nesse caso, relembrando, é se vale a pena ou não usar a técnica dos seis chapéus). Então guie o grupo para dar idéias de como e onde colocar a técnica dos seis chapéus em prática.

• Passo 4: Chapéu amarelo

Agora chegou a hora de examinar os aspectos positivos das idéias. “Bom gente, agora vamos tirar o chapéu verde e colocar o amarelo. Quais seriam as vantagens de adotarmos essa técnica nas situações X, Y e Z que vocês acabaram de sugerir?” Respostas típicas: economia de tempo, menos problemas de comunicação interna, maior produtividade