Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 6
Aluno: Lucas	Turma: MBA Executivo – Gerenciamento de Projetos
Tarefa: Análise do caso da empresa CCC
INTRODUÇÃO
O gerenciamento de projetos, é uma prática de extrema importância para o sucesso das organizações. Quando alinhado corretamente com a estratégia da empresa, aumentas as chances de alcançarem os objetivos estratégicos de uma forma mais assertiva, produtiva e eficiente. Pensando nisso, a empresa CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca. Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos. Este programa é composto por subprojetos, projetos ou trabalhos, com um único propósito, que é fortalecer a sua marca. O plano atual da CCC é promover um grande evento em Porto Alegre, com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano, gerando maior exposição da marca e engajamento de seu público e clientes. Para isso irá contar com o apoio de empresas do ramo de fast food, com a tecnologia em equipamentos para iluminação cénica já disponíveis pelo Centro Eventos FIERGS, onde o evento será realizado, e todo o know-how da equipe da DT Produções, além dos recursos que a própria CCC irá disponibilizar. A DT Produções ficará responsável por conduzir os projetos relacionados ao evento. O gerenciamento de projetos segundo o PMI (2013ª:5) “é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas as atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”.
DESENVOLVIMENTO
Analisando esse evento, podemos afirmar que se trata de um projeto, pois é temporário, ou seja, tem data de início e fim, é singular, pois é um evento único, progressivo, pois são realizados em etapas. Um projeto pode ser dividido em fases, a fim de facilitar o seu desenvolvimento, e cada fase pode conter alguns ou todos os 5 grupos de processos: iniciação, planejamento, monitoramento e controle e encerramento. No projeto evento, dividiremos em 6 fases: desenho do projeto, planejamento do evento, preparação e mobilização, evento, desmobilização e finalização. Fase 1 - Desenho do projeto Na primeira fase, teremos um grupo de processo, a Iniciação, onde realizaremos: o termo de abertura (TAP), que deve ser emitido por um patrocinador, e conter algumas informações como a situação atual e justificativa do projeto; produtos e requisitos, deve apontar um gerente do projeto; os recursos financeiros; riscos; premissas; restrições; objetivos e critérios de sucessos do projeto. Com o TAP publicado, o gerente de projetos já passa a ter autoridade para alocar recursos, em prol da realização dos objetivos definidos. Também a identificação das partes interessadas (stakeholders), que nesta fase são o gestor do projeto, departamento de marketing da CCC, o departamento de produções da DT Produções e os fornecedores. Fase 2 – Planejamento do evento Nesta fase, com o TAP já publicado, podemos citar o processo de Planejamento, onde o gerente de projeto deve: desenvolver o plano de gerenciamento de projeto, que segundo o Guia PMBOK® 5ª Edição, é o documento que descreve como o projeto será executado, monitorado e controlado; definir o escopo do projeto, quais bandas irão participar do evento, onde será realizado o evento, como será a distribuição do palco e área de alimentação; desenvolver o cronograma, quando vai começar cada fase, mobilização, montagem da estrutura, organização, realização, desmobilização; planejar o gerenciamento dos recursos humanos, quem vai participar do projeto; identificar os riscos, se chover no dia do evento, se uma banda faltar; planejar o gerenciamento dos riscos, montar tendas, contratar DJ’s para substituir a banda, alugar geradores de energia; planejar o gerenciamento das aquisições, o que vou precisar comprar ou alugar; planejar o gerenciamento das partes interessadas. Temos o processo de Execução, onde devemos: conduzir as aquisições, fechar os contratos com as bandas e DJ, assinar contrato com empresas de fast food e locações de infraestruturas; gestão do engajamento das partes interessadas. Também temos nesta fase, o processo de Monitoramento e Controle, onde devemos verificar se tudo o que está sendo, está de acordo com o escopo e orçamento, identificando algo que possa estar sendo feito errado ou que prejudique a realização do evento, e corrigindo da melhor maneira possível. Fase 3 – Preparação e mobilização Nesta fase, termos o grupo de processo de Planejamento, onde devemos: Identificar os riscos, principalmente os relacionados a segurança; Planejar as respostas aos riscos, caso tenha algum risco ao trabalhador em uma determinada tarefa, o que pode ser feito para garantir sua segurança; Temos o processo de Execução, onde se deve: mobilizar a equipe do projeto; gerenciar a equipe do projeto na execução da preparação do espaço e montagem da infraestrutura; realizar a garantia da qualidade, se as infraestruturas estão montadas corretas seguindo as normas de seguranças; gerenciar as comunicações. Temos o processo de Monitoramento e Controle, onde devemos: monitorar e controlar o trabalho da equipe, afim de garantir que os trabalhos estão sendo realizados corretamente; realizar o controle integrado de mudanças, identificando eventuais problemas que possam afetar o projeto e propondo soluções; controlar o cronograma, afim de que estejam montando a infraestrutura de acordo com o tempo esperado; controlar o custo. Fase 4 – Evento Nesta fase temos o processo de Planejamento, onde devemos: Definir as atividades; identificar os riscos, como por exemplo, revistar o público na entrada do evento, afim de garantir que não entrem com nenhum objeto que possam utilizar para ferir alguém; planejar as respostas aos riscos, caso ocarram brigas, o que a equipe de segurança deve fazer; Temos o processo de Execução, onde devemos: orientar e gerenciar a execução do projeto; gerenciar a equipe do projeto, orientando onde devem se posicionar e quais os trabalhos a serem feitos; gerenciar as comunicações entre as equipes; realizar a garantia da qualidade, para que o evento saia da melhor maneira possível; Temos o processo de Monitoramento e Controle, onde devemos: controlar o cronograma, se as bandas estão se apresentando no horário marcado; controlar a qualidade, se os shows estão agradando ao público, se as empresas de fast food estão atendendo corretamente o público; Controlar os riscos, garantindo que os geradores estejão funcionando perfeitamente; controlar o escopo, afim de garantir que o que está sendo realizado, está de acordo com o escopo do projeto. Fase 5 – Desmonilização Nesta fase temos o processo de Planejamento, onde devemos: Identificar os riscos, principalmente os relacionados a segurança; Planejar as respostas aos riscos, caso tenha algum risco ao trabalhador em uma determinada tarefa, o que pode ser feito para garantir sua segurança; definir as atividades que serão realizadas; seuqncias as atividades a serem realizadas. Temos o processo de Execução, onde se deve: mobilizar a equipe do projeto; gerenciar a equipe do projeto na desmontagem do espaço e infraestrutura; orientar e gerenciar a execução do projeto. Temos o processo de Monitoramento e Controle, onde devemos: monitorar e controlar o trabalho da equipe, afim de garantir que os trabalhos estão sendo realizados corretamente; controlar o cronograma, afim de que estejam desmontando a infraestrutura de acordo com o tempo esperado. Fase 6 - Finalização Nesta última fase, temos o processo de Encerramento, onde é realizado um documento de validação do encerramento do projeto, se foram atendidas as especificações do escopo. Também é realizado um termo de aceite do projeto, onde a CCC avalia e aprova a execução do projeto. Uma parte interessante neste processo, é a criação de um documento contendo as lições aprendidas, as quais podem ser utilizadas em projetos futuros. Analisando as estruturas das empresas citadas, conclui-se que a CCC é uma empresa de estrutura funcional, com departamentos e hierarquias bem definidos, mas que ao se deparar com um projeto de âmbito nacional, comprou a DT Produções para executá-lo, esta por sua vez, já tem uma estrutura organizacional projetizada, devido a sua característica principal que é conduzir projetos (eventos), desenvolvendo para este cenário o papel de um escritório de projetos (PMO).
CONCLUSÃO
Com base no estudo sobre a CCC, concluímos que a empresa busca vantagens competitivas no mercado, através do programa de âmbito nacional afim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca, e para ajudar nesse programa, adquiriu a DT Produções. O evento musical promovido pela CCC, foi caracterizado com um projeto, devido as suas características quanto a singularidade, temporariedade e progressividade. Neste projeto, foi possível identificar os 5 grupos de processos envolvidos: iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento e encerramento. Através do gerenciamento de projetos, é possível as empresas aumentarem suas participações no mercado, diferenciando-se das outras, reduzindo custos, entregando os projetos dentro do orçamento, prazo, de acordo com o escopo e com maior qualidade.
Referências bibliográficas
DO VALLE, André Bittencourt et. al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 3ª edição. Editora IDE. PMBOK (PMI). PMKB. Disponível em: . Acesso em: 14 fev 2019.   FREITAS, Marcos André dos Santos. Fundamentos do Gerenciamento de Serviços de TI. 2ª edição. Brasport.

...