Matriz AI - Gestão de Portfólio - FGV

ATIVIDADE INDIVIDUAL

Matriz de atividade individual
Disciplina: Gerenciamento de Portfólio e PMO	Módulo:
Aluno: Thauany Cordeiro	Turma: PGO_GPPMOPOSEAD-36_23082021
Tarefa: Criação do PMO para a Argo Menthor
Introdução
O Diretor-Presidente e CEO da empresa Argo Menthor, Jason Higgins, visando no crescimento da empresa, pretende otimizar o alinhamento dos projetos da empresa e aumentar o alcance dos objetivos organizacionais. Com isso, solicitou o desenvolvimento de um gerenciamento de portifólio de forma rigorosa. Para que o citado acima aconteça, sugere-se a criação de um PMO (Project Managemente Office) que responderá diretamente a um Diretor de Projetos e consequentemente á Presidência. O PMO reúne dados e informações de projetos estratégicos e avalia como os objetivos estratégicos de nível mais alto estão sendo alcançados. É a ligação natural entre os portifólios, programas e projetos da organização e os sistemas de mediação corporativos (PMBoK, 2013). Dessa forma, crisou-se um Comitê de Governança de Portifólio (CGP) com quatro membros: Diretor Financeiro Max Johanson, Diretora de Recursos Humanos Natacha Barth, Dirito de Sistemas de Informação Sebastian Lommez e Diretora de Projetos Kimberly Parker. Esse Comitê é de muita importância, pois através dele, espera-se ter uma melhora na comunicação, organização, desenvolvimento e execução dos projetos na empresa. Com o PMO ou escritório de gerenciamento de projeto, programa e portifólio espera-se que muitas coisas melhorem nos projetos da empresa. Terão suporte aos projetos, programas e portifólios além de definir e manter padrões de processos. Com ele, teremos também uma melhora na comunicação e orientação na prática do gerenciamento dos projetos e eventualmente, na execução dos projetos. No desenvolvimento, será identificado as funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos objetivos estipulados pelo Diretor-Presidente e CEO da empresa Argo Menthor.
Desenvolvimento – identificação das funções do PMO que podem contribuir para o alcance dos quatro objetivos estratégicos estabelecidos para a nova área de projetos da Argo Menthor.
O Diretor-Presidente e CEO da Argo Menthor, estabelece os principais objetivos estratégicos que essa nova área de projetos e seus respectivos responsáveis devem seguir para alcançar o desenvolvimento do gerencimanto de portifólio: [pic 1] O processo de criação do PMO deve ser muito bem planejado e definido para que os objetivos acima sejam cumpridos. Deve-se também se atentar aos projetos e benefícios que serão definidos como prioritários. De acordo com a pesquisa de Aubry e colaboradores realizada em 2007, existem 17 funções que são realizadas pelo EGP, dentre elas, após a adaptação de cada funções, tem-se 4 categorias: Prática de gestão: Os responsáveis são o Gerente de Projetos e sua equipe sempre mantendo alinhado a gestão de projetos e programas, do começo ao fim. Tecnologia: Coleta, análise, distribuição e armazenamento de informações e documentos do projeto Capacitação: Busca a obtenção, alocação e desenvolvimento do projeto. Governança: Garantir a integração dos projetos e programas á estratégia do negócio. Com isso, precisamos entender que é necessário ter a priorização e otimização desse portifólio para que o projeto e programa seja entregue de forma mais efetiva e conforme solicitação do CEO. Aumentar a receita com os projetos O responsável por essa etapa será o Diretor Financeiro. É necessário planejar as entregas de forma mais eficiente, alocando corretamente os recursos (que são limitados) e focar no menor desperdício possível. A função do PMO é analisar e priorizar os projetos que tenham maior índice de recolhimento de receitas, através da ferramenta escolhida pela empresa, comparando sempre os riscos e resultados possíveis que terão com essa estratégia. Pode-se também efetuar a alocação de recursos em um ou mais projetos e a revisão das prioridades mais importantes, focando no resultado de melhor rentabilidade desse projeto. são importantes para o resultado de rentabilidade desse projeto.  A adoção de um gerenciamento de risco pode auxiliar nesse requisito também. Com ele, dependendo das respostas após o estudo, pode evitar a perda e aumentar o ganho de receita. Aumentar o índice de lucratividade dos projetos O responsável será a Diretora de projetos. Sugere-se aqui a criação de relatórios/indicadores que possam ser acompanhados em reuniões exporádicas e com ele, analisar a efetividade da performance do projeto e revisar a prioridade dos projetos. Será necessário também a identificação de gargalos na operação. É interessante que esse projeto possa ser conduzido com base em alguma metodologia ágil. Indico aqui a utilização do Lean. Com ele, podemos aplicar o pensamento de melhoria contínua e utilizar o método de trabalho padronizado para que não tenha gargalos ou pulmões que possam atrapalhar o funcionamento do projeto. Encontrando ou não algum deles, é importante que se tenha a capacitação e treinamento, principalmente se for encontrado algum deles, para que possa ser entregue de forma correta e com mais qualidade. O time, quando está alinhado referente ao conhecimento e a padronização, trabalha de forma mais efetiva para a entrega da proposta. Melhorar o índice de satisfação do cliente O responsável será o Diretor de Sistema e Informação. Para melhorar esse índice, é preciso seguir as boas práticas do PMBoK e medir os resultados ao longo dos projetos. A satisfação do cliente está ligada a qualidade da organização. Como qualidade, entendemos que a organização deve ter clareza na definição do escopo, compreendendo e analisando a necessidade dos seus clientes. Deve-se entender também que a melhoria deve ser continua, focar sempre na qualidade das entregas e produtos no prazo e de acordo com o estipulado com o cliente. Muitas empresas modernas hoje em dia tem em seu quadro de áreas a área de CS (Customer Sucess) que visa sempre customizar o atendimento do cliente, seja na entrega do produto ou na resolução de algum problema, e fazendo com que a experiência do cliente seja com o maior índice de satisfação possível. Melhoras o índice de satisfação dos colaboradores O responsável será a Diretora de Recursos Humanos. Como já dito anteriormente, uma equipe alinhada e com trabalho padronizado, não gerando assim um esforço maior para um do que para outro, se torna uma equipe motivada. Mesmo assim, existem várias outras medidas que possam ser tomadas para melhorar esse índice. O PMO não deve se deter apenas a projetos, deve se preocupar também com as pessoas que fazem esse projeto “criar vida”. Com isso, temos que valorizar o trabalho em equipe, o trabalho individual e planejar um plano de carreira concreto. Realizar reuniões exporádicas (PDI) para conversar sobre o plano de carreira é essencial para auxiliar os colaboradores. Juntos (PMO e colaborador), será traçado um caminho de onde o colaborador pretende chegar e o que é necessário para que isso aconteça. Aqui pode-se aplicar também uma gestão de clima. Em algumas empresas grandes, por meio de votação, um dos colaboradores é escolhido para ser o agente de clima. A responsabilidade do agente de clima é colher informações de insatisfação e satisfação dos colaboradores e entregar ao PMO para que sejam melhoradas ou mantidas.
Considerações finais
Diante do exposto acima, vimos que é importante a implementação do PMO para alcançar os objetivos estipulados inicialmente. O PMI estipula que o escritório de projetos deva ser aplicado. Não é obrigatório, mas essa boa prática muda as respostas dos projetos comprovadamente. Com a criação do PMO, podemos evitar desperdícios além de aumentar a rentabilidade e lucrativadade da empresa. Estariamos melhorando não só a vida do cliente, com a estratégia de satisfação do cliente, como também a do nosso colaborador interno. Possuo experiência em empresas grandes e pequenas. Não atual diretamente como Gerente de Projetos, mas como analista de projetos entendo o quanto é necessário a alocação de recursos para projetos simultâneos e de um plano bem estruturado para a melhora dos resultados da empresa. Empresa que não possui portfólio se torna uma empresa sem “organização”. Dessa forma, pode-se perder os prazos, não teremos feeling para melhorias e as equipes poderiam ser alocadas de forma incorreta em cada atividade, fazendo com que os desperdícios sejam maiores. O PMO é muito importante para a organização estratégica da organização. Sendo assim, concluo que a criação de um portfolio para a Argo Menthor seja realmente a melhor estratégia a ser realizada, visando sempre o alcance dos objetivos estipulados pelo CEO.
Referências bibliográficas
Confira 7 estratégias para melhorar a satisfação do cliente. Tiny, 2021. Disponível em: https://blog.tiny.com.br/gestao/satisfacao-do-cliente/. Acesso em: 15/09/2021. PMI® – Adaptado de The standard for portfolio management, 3. ed., 2013 ARGO MENTHOR. Disponível em: http://sv.www5.fgv.br/fgvonline/argo/#home. Acesso em: 17/09/2021. ALMEIDA, Norberto de Oliveira. Gerenciamento de projetos: Gerenciamento de portfólio e PMO. Rio de Janeiro: Editoria FGV, 2021. PMBOK® – Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, 6. ed., 2017

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