O Gerenciamento Do Escopo e da Qualidade

CONTEXTUALIZAÇÃO – MÚSICA SOLIDÁRIA

Imagine uma situação totalmente fictícia em que o planeta se encontre assolado por uma pandemia. O vírus responsável por essa pandemia pode causar uma doença respiratória aguda e devastadora, capaz de consumir a vida de humanos em poucos dias.

A doença foi descoberta após a entrada em erupção de um vulcão adormecido por muitas décadas, na ilha de Sumatra, que espalhou esse novo vírus, até então desconhecido da humanidade, propagado junto com os gases e cinzas expelidos pelas explosões.

O primeiro caso foi reportado cerca de quatro meses atrás e, atualmente, há milhares de casos da doença confirmados em todos os continentes.

A Organização Mundial da Saúde (OMS) confirmou, apenas recentemente, o estado de pandemia, mas muitos países já vinham tomando medidas radicais de contenção e mitigação de maneira simultânea, visando isolar casos de infecção e conter a propagação da doença.

Algumas das medidas adotadas por muitos países, inclusive o nosso, foram o estabelecimento de quarentena, a proibição de viagens, o fechamento de fronteiras, o rastreio em massa de pessoas infectadas, multas para quem desrespeitasse o isolamento e a utilização obrigatória de equipamentos de proteção.

Considerando esse cenário, em que as pessoas se encontram confinadas nas suas casas, muitas são as iniciativas para gerar e levar algum tipo de entretenimento gratuito à população e, ao mesmo tempo, prover um mínimo de conforto às pessoas em estado de necessidade financeira por meio de doações.

Diante dessa situação, você foi convidado para ser o gerente do projeto Música solidária – take 1. Esse projeto visa reunir músicos profissionais por meio do modelo de lives: transmissões ao vivo de áudio e vídeo, via internet e em tempo real.

A programação inicial prevê um roteiro com até duas lives por mês, sendo que cada evento será único e considerado um projeto independente, todos autossuficientes e conhecidos como "takes". Você será responsável pelo take 1, uma ação solidária e sem fito de lucro.

objetivos	take 1	take 2
recebimento de doações (espectadores)	R$ 250 mil	R$ 350 mil
número de espectadores	50 mil	60 mil
número de patrocinadores master	três	quatro
índice de satisfação dos espectadores	90%	95%
retorno top of mind aos patrocinadores	sem limite de tempo	sem limite de tempo

Entre as principais obrigações da equipe do projeto está a montagem de um cronograma factível, em que tudo precisará acontecer muito rápido, no sentido de aproveitar o timing propício à realização das lives.

É importante levar em conta que a necessidade dos indivíduos é premente, tanto dos potenciais espectadores e doadores quanto de quem precisa de algum tipo de ajuda financeira. Cada live será autônoma em termos de gestão, com início, meio e fim. Como não há garantia de que o time do projeto se repita, a documentação e transmissão do conhecimento deverá ser tratada como prioridade.

Tudo o que for arrecadado será disponibilizado em poucos dias, sendo que a prestação de contas do evento deverá ocorrer em até 7 (sete) dias após a execução da live. É esperado que haja parceria de empresas (patrocinadores master), para que os custos do projeto (com materiais e pessoas) possam ser quitados integralmente. Qualquer excesso nesse quesito será também revertido como doação.

As empresas patrocinadoras não poderão ser concorrentes dentro de um mesmo segmento. A preferência será por artistas que realizem os seus shows como ações voluntárias, sem cobrança de honorários.

A equipe do projeto será responsável por recolher as doações e direcioná-las a instituições previamente credenciadas.

A quantidade, o porte e o segmento das instituições beneficiadas em cada live serão de livre escolha da equipe do projeto.

Haverá uma cartilha de conduta ética, obrigatória a todos os participantes do Take 1 (e subsequentes), que determinará o que poderá (ou não) ser dito e feito no momento das transmissões ao vivo.

O projeto poderá ser organizado (e depois, melhor trabalhado como principais entregas), da seguinte maneira:

• gestão geral;
• gestão dos contratos;
• mobilização e gestão da equipe do projeto;
• pré-evento;
• evento e
• pós-evento.

É fundamental que o projeto seja planejado, executado e controlado por meio de modernas práticas do gerenciamento profissional de projetos.

marcos do projeto

início do planejamento

mobilização e capacitação da equipe

cadastro das instituições

contratação de patrocinadores

contratação de serviços (incluindo artistas)

estrutura pronta

cartilha pronta

check de equipamento e de tecnologia

realização da live

pesquisa de satisfação

entrega das doações

prestação de contas

ETAPA 1 – VISÃO DO PRODUTO

• Nesta etapa, para dar início ao planejamento do escopo do projeto Música solidária – take 1, desenvolva a técnica É / NÃO É / FAZ / NÃO FAZ para complementar e ratificar a visão do produto.
• Dica 1: Não descarte ideias, por mais absurdas que elas pareçam nesse momento de concepção do produto. Guarde-as em algum lugar. Determinadas condições ou desejos podem parecer absurdas em um momento inicial, mas também tendem a não serem vistas dessa forma à medida que o produto for criando forma e ganhando o seu público-alvo. Muitas dessas ideias podem virar, por exemplo, requisitos de qualidade com capacidade de serem implementados numa versão futura do produto.
• Dica 2: Tente esgotar todas as possibilidades. Não fique satisfeito(a) com apenas um tópico descrito em cada categoria (é/não é/faz/não faz). Portanto, escreva o maior numero de registros que conseguir. Registre até mesmo os detalhes mais óbvios, afinal de contas, eles podem parecer óbvios para uns, mas não necessariamente para outras pessoas.

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ETAPA 2 – GERENCIAMENTO DOS REQUISITOS

Para tratar dos requisitos do projeto:

• monte uma tabela contendo, ao menos, 10 (dez) requisitos que possam ter sido elicitados para o projeto (siga o template de documentação dos requisitos apresentado para essa atividade);
• priorize os requisitos utilizando a técnica MoSCoW e
• escolha um dos requisitos documentados e demonstrar (sempre de maneira justificada) qual foi a técnica ou ferramenta utilizada no processo de coleta.

ETAPA 3 – ELABORAÇÃO DA ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO E DO DICIONÁRIO

Agora que elaboramos a visão de produto, bem como tratamos os requisitos do projeto, vamos complementar a linha de base do escopo desenvolvendo uma EAP – Estrutura Analítica do Projeto e o seu dicionário.

Por meio da EAP é possível decompor hierarquicamente o trabalho necessário para a realização do produto, serviço ou resultado esperado ao final do projeto. Enquanto o dicionário auxiliará no detalhamento de especificações complementares para cada pacote de trabalho, ou seja, o último nível de cada ramo (ou conta de controle) da sua EAP.