PROPOSTA DA ATIVIDADE: Gestão da informação escolar.

PROPOSTA DA ATIVIDADE: Gestão da informação escolar.

Uma das funções imprescindíveis do secretário escolar é disponibilizar informações com critério e clareza não somente para os funcionários da instituição de ensino, como também para pais e alunos. Considerando que você será aquele que vai gerir essas informações, descreva os procedimentos relativos à produção, à utilização e à conservação das informações.

Quer uma dica? Faça visita a uma instituição de ensino e registre quais os procedimentos que a secretaria adota. Eles estão em conformidade com uma gestão da informação adequada?

 Dica: desenvolva a tarefa em, no mínimo, duas páginas (máximo quatro páginas), Time New Roman, 12, espaçamento 1,5.

RESPOSTA DA ATIVIDADE:O fluxo de informação é fundamental para o sucesso da organização e das relações humanas nela estabelecidas. O secretário é o responsável por criar condições favoráveis para que haja eficiência e eficácia no atendimento ao público, assim para que o ambiente de trabalho seja saudável e produtivo é fundamental que a comunicação interna seja feita de forma democrática, sem autoritarismo, com respeito e consideração.

Na comunicação externa deve-se dar atenção ao contato formal com os órgãos e as autoridades do Poder Público e mais informal com os responsáveis e alunos.

O secretário para criar condições favoráveis para que a comunicação se faça da forma mais conveniente possível, deve conhecer as principais características da clientela da instituição, pode realizar pesquisa para conhecer o poder aquisitivo da clientela.

O secretário precisa conhecer e fazer com que sua equipe conheça as competências, os direitos e os deveres da direção, da coordenação, dos professores, dos alunos e dos funcionários, para que haja o acompanhamento e garantia de cumprimento das diretrizes. Todos precisam conhecer o Regimento Escolar da Instituição.

O diretor e o secretário escolar é responsável legal por informações prestadas em documentos, pois assinam juntos os documentos, como correspondências externas ou internas, atas, certidões de conclusão de série, ano ou semestre, ou curso. O secretário deve supervisionar todo o processo de gestão da informação, a produção, a utilização e conservação. Um bom setor de informática com sistema próprio para lançamentos e registros minimiza a possibilidade de erros, elimina repetição de tarefas, reduz gastos com pessoal e disponibiliza informações com facilidade para os usuários.

Ao realizar matricula o secretário deve tomar alguns cuidados e divulga-los para sua equipe, como:

• O aluno foi aprovado em todos os componentes curriculares da base nacional comum;
• O aluno é aprovado com dependência;
• A instituição possui a dependência em seu Regimento Escolar;
• Qual a estratégia da instituição para o cumprimento da dependência de acordo com o Regimento Escolar;
• Na impossibilidade de efetivar a matricula o aluno ou responsável deve ser informado imediatamente.

Ao analisar o histórico escolar, atentar para os ajustes ao currículo, por meio de procedimentos pedagógicos:

• Reclassificação;
• Adaptação;
• Equivalência;
• Aproveitamento ou plano de estudos ou regularização d vida escolar.

O registro deve ser feitos nas respectivas atas, ficha individual e no caso de transferência ou conclusão do curso, no histórico escolar. Todos esses documentos devem ser arquivados física ou eletronicamente na pasta do aluno.