Plano De ação

Plano de Ação é uma ferramenta para acompanhamento de atividades amplamente utilizada no mundo inteiro. Auxilia na coordenação das equipes, pois explicita quem é responsável por cada atividade, as datas de entrega e anotações /comentários sobre o progresso.

Com um Plano de Ação em mãos é possível apresentar facil e rapidamente o andamento de atividades, as táticas utilizadas, quem executou, quando, enfim, todo o histórico das ações executadas ou previstas no âmbito aplicado.

Aplicação

O Plano de Ação pode ser aplicado em vários âmbitos, por exemplo:

Planejamento Estratégico - Registra as ações estratégicas e permite o acompanhamento nas reuniões mensais / bimestrais / trimestrais. Neste caso se podem adicionar indicadores estratégicos e manter o histórico de seu progresso.

Força-tarefa - Em casos de emergências, problemas ou iniciativas que necessitam de coordenação consistente, pode-se aplicar um modelo de Plano de Ação. Neste caso

Atividades de um grupo / departamento - Atividades não-rotineiras como iniciativas, melhorias, correções, problemas, podem ser gerenciados pelo Plano de Ação. Para atividades rotineiras é melhor usar apenas um calendário.

Atividades de um Projeto - Projetos simples e com característica sequencial (que totalmente uma fase antes de iniciar a próxima) podem ser suportados pela ferramenta.

Status

Antes de começar a utilizar um dos modelos apresentados abaixo, é importante que você defina os Status ,que representam os possíveis ESTADOS que uma tarefa pode tomar. A lista que uso é:

Pendente - Não foi iniciada

Em andamento - A tarefa está sendo trabalhada

Finalizada - A atividade foi totalmente concluída

Em alguns casos é preciso adicionar estados intermediários como:

Atrasada - A tarefa não foi concluída na data planejada e você precisa explicitar isto.

Parada - Mostra que foi necessário paralisar a tarefa. Pode, por exemplo, estar aguardando uma autorização do cliente ou depender da resolução de outra atividade.

Postergada / Replanejada - A tarefa teve sua data de conclusão renegociada com o cliente.

Comentários

Independente do modelo a ser utilizado, é preciso registrar o andamento e a evolução da tarefa ao longo do tempo. Desta forma se pode guardar todo o histórico desde o início da execução até a completude da tarefa e assim responder a questionamentos sobre o status sem dificuldade.

Recomendo a utilização do padrão: [DATA] – Fato Ocorrido / Atualização [(Responsável)]

Um exemplo aplicado seria: [04/04/13] – Tutorial de Plano de ação publicado (Eli Rodrigues).

Modelos de Plano de Ação

Abaixo apresento alguns exemplos de Plano de ação e seus templates para download.