Projeto de pesquisa

INTRODUÇÃO

 Amaioria das empresas moveleiras possuem uma estrutura administrativa razoavelmente grande com diretorias e gerencias, porém nem todas possuem uma secretária executiva até mesmo porque não conhecem profissionais capacitados e formados para assessorar a empresa no tocante às suas gerencias (gestão, comunicação entre vários órgãos).

Sobrecargas em cada gerencia com tarefas burocráticas é um dos principais motivos para a necessidade de uma secretária executiva, pois deixam de planejar, inovar e melhorar os negócios por falta de tempo.

Muitas funções para uma só pessoa, tarefas mal divididas interferem no crescimento e desenvolvimento da empresa, pois pessoas acabam fazendo tarefas alheias por falta de um profissional capacitado para distribuir funções segundo cada cargo.

O Secretário executivo recebe uma formação diferenciada, pois ela perpassa

conhecimentos das mais variadas áreas das ciências sociais aplicadas, capacitando o profissional para a atuação nos mais variados nichos mercadológicos. Afinal “não se improvisam secretárias...” (MONTEZUMA, 1979 p. 111).

Entre as competências dos profissionais do Secretário Executivo estão as

habilidades de administrar processos, gerir equipes e a comunicação (oral e escrita).

Considerando que o Secretário executivo atua como elo entre a alta

administração e os demais setores da organização, algumas tarefas e a criação de um setor e a redistribuição das tarefas se faz necessário para a administração de conflitos da comunicação e do trabalho em equipe.

O presente trabalho, cujo tema é a importância de uma secretária executiva numa empresa moveleira configura-se em um estudo de caso e utilizou-se de pesquisas bibliográficas, leituras experiências vivenciadas no ramo administrativo para melhor embasamento teórico para o desenvolvimento do estágio supervisionado.

 HISTORICO DA EMPRESA

No início dos anos 90, a empresaMóveis Z, situada em Ibiporã – PR foi fundada por três sócios e contava com pouquíssimos funcionários e parco maquinário. Depois de perder um sócio, ao final de 2001 entrou em grave crise, culminando com a perda de mais um sócio. Um ano antes a firma havia passado a ser individual, e em consequência disto, deu mais liberdade ao único fundador restante para criar um plano de contenção de despesas e liderar uma equipe de vendas para reerguer a empresa. Isto acabou influenciando o sistema atual de trabalho, que é o de venda direta e personalizada ao consumidor mediante contrato. O resultado não poderia ser diferente, tanto que a fábrica não só foi reerguida como houve a contratação de novos funcionários, aquisição de novo e moderno maquinário e construção de uma nova loja show room no centro de Ibiporã.

Estrutura Organizacional

[pic 1]

2   CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

2.1 RazãoSocial

MÓVEISZ

2.2 Endereço

Avenida da Flores, 21

2.3 Ramo De Atividade

moveleiro

2.4 Local\Região De Atuação

ibiporã

2.5Organograma

2.5.1 Atividades desenvolvidas

DIRETORIA:

Realiza a direção geral da empresa. Faz as negociações com outras empresas e toma as decisões

GERENCIA ADMINISTRATIVA:

Responsável por atender todas as ligações para a empresa e respassar aos destinatários, fazera contratação dos  funcionários encaminhados por uma empresa de RH terceirizada,  negociar valores de marketing com empresa terceirizada, organizar a folha da pagamento dos funcionários, atender a diretoria, repassar informações da direção para as demais gerências, fazer todo o trabalho administrativo e burocrático da empresa.(elaboraçaoe digitação de documentos, organização de arquivo, providencia de viagens, providencia de reuniões da empresa, entre outras tarefas correlatas.

GERÊNCIA COMERCIAL:

Fazer negociações de compra e venda da empresa

Receber os fornecedores e compradores.

Providenciar a entrega dos produtos.

GERÊNCIA DE PRODUÇÃO:

Controlar os pedidos, providenciar a fabricação dos móveis, fazer o controle de qualidade dos moveis fabricadose repassar para o comercial o que está pronto para a entrega.

3.   PROPOSTA DE INTERVENÇÃO

3.1 Problemas e Proposta de Solução

PROBLEMAS	POSSÌVEISSOLUÇÕES
A Diretoria não tem uma assessoria para a tomada de decisão	Faz reunião e propor a criação de um setor que assessore as tomadas de decisões.
A Gerência Administrativa está sobrecarregada	Passar algumas funções administrativas para secretária executiva.
As Gerências de vendas e produção ficam confusas, pois passam as informações direto para a Direção e a gerência Administrativa acaba entrando em conflito pois precisa de  informações para poder desenvolver seu trabalho.Além disso compete a gerência administrativa  providenciar a entrega dos produtos e o recebimento das vendas.	Passar as informações principais das gerencias de vendas e produção primeiro para as mãos da secretária executiva para que ela seja o intermediador entre o diretor e a gerencia administrativa, apresentando as informações para o setor administrativo, para que ele possa dar informações adicionais antes que seja passado para a diretoria.
Não há um setor que faça a gestão das informações e assessorea direção e demais  gerências.	Criar um setor onde haja uma secretária executiva que possa desenvolver tais funções.