Técnicas de Redação e Arquivo

 Módulo III

Professor (a): Roseane Justino.

Disciplina: Técnicas de Redação e Arquivo.

Aluno (a):

Pratique unidade 05 – Página 61.

Comando: Pesquise na escola onde você trabalha (e/ou em outras escolas de sua cidade) como estão armazenados os arquivos, se ainda são arquivados da forma tradicional (arquivo físico: espaço físico, como a existência de salas, depósitos, edifícios ou galpões para guardar documentos), se são arquivados das formas tradicionais e informatizados (também conhecido como arquivo/sistema misto) ou se estão arquivados somente da forma informatizada. Relate-nos o que você observou. Se você verificou que sua escola (e/ou nas outras de sua cidade) têm arquivos tradicionais, explique-nos porque elas ainda têm esse tipo de arquivo, o que é necessário para que elas possam iniciar o processo de transição de arquivo físico para arquivos informatizados.

Arquivos APAE/Despertar

À partir da definição de arquivo como: conjunto de documentos relativos à história de país, região, cidade, instituição, família, pessoas e outros, e recinto onde se guarda esses documentos, podendo ser digitalizados, gravados em dispositivos de armazenamento (CD-ROM, Pen-drive, etc...) ou ser os arquivos físicos. De acordo com esse conhecimento em meu local de trabalho a ERC. Ed. Esp. Despertar Para a Vida, nosso arquivo é quase em sua totalidade físico, apenas o registro dos alunos do ano letivo de 2016 estão informatizados, mesmo assim ha um arquivo físico correspondente.

Para notarmos a importância desses arquivos cito João Bosco Medeiros e Sônia Hernandes:

“Em sentido amplo, a documentação tem por finalidade reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização, proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia, a finalidade da documentação, na maioria dos casos, depende da forma como foi organizada e de como é utilizada.”

(MEDEIROS, HERNANDES, 2004. p. 211.)

Embora trabalhe em uma escola de educação especial, nosso alunos adquirem conhecimentos, bem como nossos funcionários nossos arquivos de certa formas, reúnem e organizam esses feitos.

Estes estão divididos em:

Arquivo Morto: Este contém os dados de ex-funcionários, ex-alunos e prestações de contas com mais de 3 anos relacionadas ao Fundeb (O Fundo de Manutenção e Desenvolvimento da Educação Básica e de Valorização dos Profissionais da Educação), informações com mais de 5 anos do censo escolar e documentação dos últimos convênios da escola.[pic 3]

[pic 4]

Arquivo Inativo: Havendo, embora pouca a procura por esses documentos eles estão arquivados junto com os ativos diferenciados pelos rótulos. Neste contém as informações de funcionários aguardando aposentadorias, de alunos do ano anterior e ofícios e memorandos expeditos nos doía anos anteriores. 

[pic 5]

Arquivo Ativo: Nesses são guardados, os registros dos funcionários ativos bem como dos alunos matriculados no corrente ano e ofícios e memorandos expedidos no ano letivo atual. 

[pic 6]

Arquivo Informatizado: neste há apenas os dados dos alunos matriculados no ano corrente, mas ainda assim há um arquivo físico correspondente. A procura pelos dados destes alunos é frequente e necessita sempre de cópias de Xerox dos seus dados o que justifica o arquivo físico.  

A existência de tanto arquivo físico dar-se por alguns fatores: Primeiro pela habitual ideia de arquivo como algo palpável, segundo as pessoas que trabalham na área em sua maioria não possuem conhecimento de informática suficiente para arquivar e depois consultar os dados e terceiro pelo desconhecimento das vantagens de se ter um arquivo digitalizado.

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