Auditoria Contábil

A administração de determinada empresa solicitou-­‐lhe uma revisão de controle interno sobre pagamentos referentes a componentes e suprimentos que suas fábricas adquirem.

O processo de pagamento é centralizado na sede da empresa, com base em vouchers preparados e aprovados nas fábricas. Cada fábrica adquire componentes e suprimentos para suas próprias necessidades.

Em resposta a solicitação você está planejando uma avaliação completa do controle interno em questão. Como etapa preliminar no planejamento dos trabalhos, foi solicitado a cada gerente de fábrica que forneça uma descrição, por escrito, dos procedimentos que sua fábrica utiliza para processar vouchers de pagamento de componentes e suprimentos. A seguir, o extrato de uma dessas descrições. Indique se cada procedimento que acaba de ser relacionado é coerente com os bons controles internos e descreva como ele os fortalece ou enfraquece.

1. Atuação do departamento de compras é deflagrada por requisições de compras emitidas pelo departamento de lojas.

Coerente: as compras são formalmente autorizadas mediante a emissão de uma requisição de compra.

2. Um sistema computadorizado gera pedidos de fornecimento pré-­‐numerados, com base em informações que compradores no departamento de compras digitam.

Coerente: A numeração dos pedidos controlada por computador impede, ou dificulta, a ocorrência de duplicidades.

Este procedimento também evita falhas de comunicação entre os setores e consequentes erros nos pedidos. Porém, as descrições e unidades de medida dos produtos devem ser padronizadas, impedindo a digitação direta pelos usuários.

3. O departamento de recebimento de materiais tem acesso integral às informações que constam de pedidos de fornecimento no computador.

Incoerente: caso o acesso integral signifique a possibilidade de que o departamento de recebimento possa alterar as informações constantes no pedido, haverá possibilidade de modificações intencionais ou não, mas que comprometem o processo de compra.

Ainda que o acesso seja no modo “somente leitura” há possibilidade de que o recebimento de materiais ocorra sem as devidas conferências, pois este deve estar de acordo ao documento emitido pelo fornecedor. A adequação ao pedido de fornecimento não deve estar a cargo da mesma pessoa, já que fragiliza o processo.

4. Quando materiais encomendados são recebidos, o departamento de recebimento registra-­‐os no computador, indicando que o correspondente pedido de fornecimento foi recebido. Essa informação é encaminhada eletronicamente para o departamento de contas a pagar.

Coerente: O fluxo de informações através de sistemas informatizados torna o processo eficiente, facilitando o controle do mesmo.

5. O computador verifica a exatidão de informações na fatura do fornecedor. Eventuais discrepâncias são impressas em um relatório de exceções, para follow-­‐up por pessoal do departamento de contas a pagar.

Coerente: Ajustar o foco da conferência mais profunda para pontos que apresentem indícios reais de problemas, otimiza os esforços do departamento de contas a pagar. Entretanto, é necessário