INSTRUÇÕES SOBRE COMO FAZER UM MEMORANDO

CONCEITO

O Memorando é um tipo de oficio, mas a sua circulação é usado apenas entre setores de uma mesma empresa ou instituição, de níveis hierárquicos iguais ou distintos. É um tipo de correspondência interna, objetiva e simples, para assuntos rotineiros.

FUNÇÃO

A função básica de um memorando é resolver um problema específico deixando o leitor ciente de uma informação específica, basicamente se relaciona com os órgãos de maior hierarquia.

As regras de estrutura de ofício são as mesmas aplicadas ao memorando, somente mudará com relação a especificação do cargo, ou seja, o seu destinatário deve ser mencionado pelo cargo que ocupa. O memorando trata-se de um documento ou uma comunicação escrita (carta) de carácter oficial ou protocolar que utilizam as autoridades, sobre assuntos de interesse público.

É usado para comunicar disposições, consultas, ordens e relatórios. Também cumpre funções de convite, de congratulações/felicidades, de colaboração e de agradecimento, entre outras. O ofício conta com várias partes previamente estipuladas, como o cabeçalho, a numeração, o assunto, a referência e o corpo.

O Memorando tem caráter de Redação Oficial, e por isso o seu modelo é instruído pela Presidência da República no tratante ao Manual de Redação, presento no site < http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/manual/manual.htm>. Portanto, o memorando deve apresentar os seguintes itens em sua composição: padrão culto de linguagem, impessoalidade, clareza e concisão, formalidade e uniformidade.

INSTRUÇÕES DE COMO FAZER UM MEMORANDO

Observação

-Os despachos ao memorando devem ser feitos em folha de continuação denominada despacho;

Forma de diagramação

Há três tipos de expedientes que se diferenciam antes pela finalidade do que pela forma: o ofício, o aviso e o memorando, são assim chamados de Padrão Ofício. Esses documentos por apresentar semelhanças devem obedecer à seguinte forma de apresentação:

a) deve ser utilizada fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no texto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé;

b) para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings;

c) é obrigatória constar a partir da segunda página o número da página;

d) os ofícios, memorandos e anexos destes poderão ser impressos em ambas as faces do papel. Neste caso, as margens esquerda e direta terão as distâncias invertidas nas páginas pares ("margem espelho");

e) o início de cada parágrafo do texto deve ter 2,5 cm de distância da margem esquerda;

f) o campo destinado à margem lateral esquerda terá, no mínimo, 3,0 cm de largura;

g) o campo destinado à margem lateral direita terá 1,5 cm;

h) deve ser utilizado espaçamento simples entre as linhas e de 6 pontos após cada parágrafo, ou, se o editor de texto utilizado não comportar tal recurso, de uma linha em branco;

i) não deve haver abuso no uso de negrito, itálico, sublinhado, letras maiúsculas, sombreado, sombra, relevo, bordas ou qualquer outra forma de formatação que afete a elegância e a sobriedade do documento;

j) a impressão dos textos deve ser feita na cor preta em papel branco. A impressão colorida deve ser usada apenas para gráficos e ilustrações;

l) todos os tipos de documentos do Padrão Ofício devem ser impressos em papel de tamanho A-4, ou seja, 29,7 x 21,0 cm;

m) deve ser utilizado, preferencialmente, o formato de arquivo Rich Text nos documentos de texto;

n) dentro do possível, todos os documentos elaborados devem ter o arquivo de texto preservado para consulta posterior ou aproveitamento de trechos para casos análogos;

o) para facilitar a localização, os nomes dos arquivos devem ser formados da seguinte maneira:

tipo do documento + número do documento + palavras-chaves do conteúdo

Ex.: "Of. 123 - relatório produtividade